Книга Делегирование полномочий - Кейт Кинан

Все получится, если…

• четко знать, какие задания вы должны, вам следует или вы можете поручить;

• определить задания, которые необходимо выполнять самостоятельно;

• прежде чем поручить работу, проанализировать способности и возможности, необходимые для ее выполнения;

• оценить возможный риск;

• никогда не забывать, что при любых условиях вы несете ответственность за задания, которые делегируете.

Выбор исполнителей

Как только вы определили, какие задания могут и должны быть выполнены другими сотрудниками, необходимо решить, кто бы мог воплотить ваши планы в жизнь. Далеко не у всех людей одинаковый уровень развития знаний и умений; некоторые могут обладать неординарными умениями и непревзойденным опытом, другим же пока не представлялась возможность проявить свои способности, знания третьих давно утратили свою актуальность, и им необходимо повысить квалификацию и мотивацию.

Таким образом, первое, что необходимо сделать, – проанализировать уровень способностей потенциальных исполнителей.

Вычисление коэффициента полезного действия

Принимая решение при выборе возможного исполнителя для каждого конкретного задания, прежде всего следует обратиться к перечню предполагаемых возможностей всех потенциальных исполнителей.

В соответствии со способностями вы сможете разделить выбранных вами людей на три основные категории.

• Тузы. Это профессионалы. Важно то, что их можно избавить от вашей опеки сразу же после поручения задания, разве что потребуется помощь в каких-то отдельных вопросах. Если же такое случится, следует принимать каждую такую просьбу о помощи очень серьезно. Не нужно вынуждать квалифицированного человека произносить следующую фразу: «Я никогда бы не обратился к тебе за советом, если бы сам знал, что следует делать».

• Короли и Королевы. Это тоже достаточно квалифицированные специалисты, но им время от времени нужна поддержка. Необходимо периодически проверять ход выполнения поручения и ненавязчиво наблюдать, сопровождая это словами поощрения.

• Валеты. Эти люди нуждаются в том, чтобы их обучили, как следует выполнять то или иное задание, поэтому вы могли вообще не рассматривать их кандидатуры. Но нехватку опыта не следует отождествлять с недостатком способностей. Необходимо объяснить, каким образом следует выполнить задание и наладить обратную связь в случае, если возникнет потребность почувствовать уверенность и пройти срочный вводный курс.

Существует еще одна категория, о которой очень часто забывают.

• Джокеры. Это аутсайдеры, выпавшие из обоймы, к которым, впрочем, вполне можно обратиться за помощью в случае крайней необходимости. Их настоящая ценность проявляется в полной мере, когда «горит» срочное задание или специфическая работа, ведь они могут обладать особыми, неординарными способностями. Когда вы перегружены работой, помните, что независимо от характера и сложности задания обычно можно найти кого-то, кто мог бы стать вашей палочкой-выручалочкой.

Если вы научитесь определять уровни возможностей, которыми обладают сотрудники, то все, что от вас потребуется, – это обеспечить помощь тем, кто будет в ней нуждаться, позволить обойтись своими средствами и силами тем, кто способен выполнить работу самостоятельно. В противном случае получится так, что менее опытные люди вынуждены будут преодолевать те вершины, которые им не по силам, а более компетентным придется терпеть ваше постоянное и ненужное вмешательство в работу, которую они могут выполнить с закрытыми глазами.

Правильное распределение требующейся от вас помощи между разными категориями исполнителей благоприятно повлияет на развитие сотрудников, чьи умения нуждаются в совершенствовании, и на мотивацию профессионалов. Таким образом, все стороны только выиграют от делегирования. Итак, главная цель – обучить Валетов, воодушевить Королей и Королев, и в результате обнаружить в своем окружении исключительно Тузов.

Определение потребностей исполнителей

Для надлежащего выполнения делегированного задания человеку, прежде всего, необходимо знать факты и чувствовать поддержку.

Чтобы ясно осознавать конкретные требования к поручаемой работе, исполнители должны иметь полную информацию:

• о рамках передаваемых полномочий, особенностях и границах их дальнейшего распределения для четкого понимания степени подотчетности;

• о границах сферы влияния, которые нельзя преступать при выполнении порученного задания. Информирование всех подчиненных об этом необходимо для избежания препятствий в ходе выполнения поручения;

• об обозначенных вами критериях и граничных допустимых сроках. Исполнитель должен четко знать, каких результатов от него ожидают и за какой срок задание должно быть выполнено.

Кроме этого, людям необходимо чувствовать, что их усилия будут оценены по достоинству. Постарайтесь убедить их в следующем:

• Вы готовы оказывать всестороннюю поддержку в ходе выполнения задания, поэтому в случае возникновения каких-либо трудностей, они всегда могут опереться на ваше плечо и обсудить возникшую проблему.

• Вы переживаете за выполнение задания не меньше их и хотите, чтобы они успешно справились с поручением.

• Вы уверены в них и в их способностях.

Слишком много людей, практикующих делегирование, концентрируются на факте необходимости выполнения работы, отказываясь понимать, что психологические особенности поведения людей также очень важны.

Распределение заданий

Идеальное делегирование – это когда задание поручается человеку, компетентному в конкретной области, который воспринимает его как стимулирующее и увлекательное.

Чтобы приблизиться к этому эталону, следует проанализировать задание, которое вы решили поручить, и безошибочно выбрать человека из своего окружения, способности которого наиболее соответствуют требованиям поручения. Например:

• Задание, которое вы должны делегировать – например, инвентаризация архива. Такая работа предполагает классификацию и систематизацию файлов, значит, требуется человек, обладающий аналитическим умом. Такое поручение может быть интересным и развивающим для сотрудника, которому еще необходимо приобретать определенные навыки, поэтому очень подходит Валету.

• Задание, которое следует делегировать – к примеру, написание стандартного письма, которые вы составляете регулярно, но требующее редактирования для конкретного адресата. Для выполнения такой работы не обойтись без базовых ключевых навыков, общего понимания сути и глубокой заинтересованности. Поэтому такое задание может открыть дополнительные горизонты для жаждущих взять на себя больше ответственности и чрезвычайно подходит для Королей и Королев.