Книга Делегирование полномочий - Кейт Кинан

Неприятие нестандартного подхода

Многие люди ищут кого-то, кто мог бы выполнить задание точно так же, как это сделали бы они сами. Подсознательно они ищут собственного двойника, к помощи которого можно прибегнуть в случае, если потребуется дополнительная пара рук. Но поскольку такой вариант совсем не эффективен, надо принять как неизбежное, что основная задача для предполагаемого исполнителя – это не более чем достижение позитивного конечного результата.

Очень важно уметь распознать возможности других людей и использовать лучшие из них. То , каким способом будет выполнено конкретное задание, менее важно, при условии что оно-таки будет выполнено в соответствии с основными требованиями.

При подведении итогов необходимо принимать за основу критерий «достаточно хорошо». Это означает, что вы принимаете выполненную работу, поскольку в целом она соответствует обозначенным стандартам, даже если способ выполнения отличается от известных и привычных вам. При соблюдении вышеперечисленных требований, вам не останется ничего другого, как удовлетвориться предоставленными для вашей оценки результатами.

Чрезмерное увлечение раздачей поручений

Есть люди, полагающие, что очень хорошо освоили делегирование, потому что им удается перепоручить большую часть своей работы. Но при этом они забывают, что есть существенная разница между делегированием и перекладыванием своих обязанностей на плечи коллег.

Ваше излишнее пристрастие к поручениям может свидетельствовать о следующем:

• вы передаете много ответственности, но мало полномочий, поэтому у исполнителей часто недостаточно влияния на положительный исход дела, особенно если задействованные стороны откажутся от сотрудничества;

• вы склонны поручать людям выполнение заданий, которые за пределами их умений и возможностей, поэтому они вряд ли смогут справиться с ними удовлетворительно;

• привлеченные сотрудники не до конца понимают, как порученное им задание вписывается в общую картину деятельности коллектива, и поэтому не способны при сложившихся обстоятельствах продемонстрировать свои наилучшие способности.

Отсутствие положительных результатов может послужить причиной того, что ваши коллеги замкнутся в себе и откажутся от выполнения последующих заданий. Поэтому, несмотря на дальнейшие попытки давать подобные поручения, вы, в итоге, будете вынуждены выполнять все самостоятельно. Но даже успешное выполнение работы не сможет спасти исполнителя от разочарования и сожаления о «мартышкином труде», если все признание достанется поручителю.

Делегировать слишком много функций, на самом деле, такая же ошибка, как и вовсе ничего не поручать.

Делаем выводы

Существует много обоснованных причин необходимости делегирования: лучшее использование вашего времени; развитие способностей других; возможность выполнить иные важные задания. Главный сдерживающий фактор – это отсутствие гарантии достижения желаемых результатов.

Ключ к эффективному делегированию можно подобрать, получив ответы на три главных вопроса.

• Какую работу я могу поручить?

• Что включает в себя эта работа?

• Что я должен сделать, чтобы убедиться в том, что люди владеют полной информацией о выполняемом задании?

Вот, пожалуй, и все основные формулы успешного делегирования.

Спросите себя

Чтобы проанализировать ваше отношение к делегированию функций и полномочий, дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Испытываете ли вы нежелание делегировать задания из-за опасения потерять контроль?

▲ Не избегаете ли вы делегирования, полагая, что это отнимет у вас слишком много времени?

▲ Не испытываете ли вы глубокую убежденность в том, что вы единственный, кто может выполнить эту работу?

▲ Сложно ли вам найти задание, которое можно кому-то поручить?

▲ Трудно ли вам согласиться с тем, что другие также могут выполнить задание на должном уровне?

▲ Не слишком ли вы загружены работой?

Если вы утвердительно ответили на некоторые или на все из этих вопросов, вполне возможно, что вам необходимо переосмыслить свое отношение к делегированию.

Все получится, если…

• согласиться с тем, что делегирование позволит вам делать больше работы;

• понять, что делать все самому – непродуктивно;

• смириться с тем, что вы не единственный, кто может справиться с заданием должным образом;

• осознать, что ваша собственная неорганизованность может препятствовать делегированию;

• быть готовым доверять другим выполнение части вашей работы;

• признать, что делегирование – это существенная слагаемая эффективного управления.

Выбор заданий для делегирования

Принятие решения о необходимости делегировать то или иное задание обычно провоцируется пониманием, что перед вами поставлено слишком много задач, чтобы вы могли уделить достаточно внимания каждой из них, и что вы не в состоянии приступить к чему-то другому, пока не передадите часть своих обязанностей. Какая бы из причин не подтолкнула вас к решительным действиям, делегирование должно осуществляться логично и последовательно.

Выбор задания

Большая ошибка – полагать, что можно поручить кому-то любое задание просто потому, что у вас нет настроения его выполнять, или потому, что необходимо чем-то занять другого человека, например подчиненного.

Выбор поручаемого задания требует серьезного анализа и систематизации всех ваших обязанностей, а также составления списка выполняемых вами заданий, который необходимо разделить на 4 группы.

• Задания, которые вы должны делегировать. Это, как правило, те, которые не стоит выполнять самому. Очень часто это либо те задания, которые вы привыкли делать, либо те, от которых вы получаете определенное удовлетворение и поэтому не хотите перепоручать их кому-либо. Делегирование такого рода заданий дает вам возможность рационально использовать свое время и в то же время минимизировать риск, который присутствует при перепоручении, а не самостоятельном выполнении задания.

• Задания, которые следует делегировать. Это обычная рутинная работа, которую вы не планировали перепоручать, хотя другие люди вполне могли бы с ней справиться. Более того, возможно, они даже восприняли бы такие поручения как интересные и стимулирующие одновременно. Вам, наверное, стоит задать себе вопрос, почему эти задания вообще составляют неотъемлемую часть ваших обязанностей и почему вы до сих пор ни с кем ими не поделились.

• Задания, которые вы можете делегировать – те, которые выполняли бы другие сотрудники, если бы обладали достаточными знаниями и умениями. Делегирование таких заданий дает людям реальную возможность развить собственные способности. Но вначале нужно убедить их в том, что неизбежное в таких случаях посещение тренингов и обучающих классов будет способствовать приобретению ими соответствующих навыков.