Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

● 14 % прибегают к помощи ассистентов, которые отсеивают звонки и обращения не первой важности.

● 13 % отключают мобильный и стационарный телефон или принимают только срочные звонки.

● 12 % поддерживают связь при удаленной работе из дома или вне офиса, в том числе заранее планируют, чем именно займутся в самолете или аэропорту.

● 6 % устанавливают определенное время для проверки электронной почты, отключают уведомления и просят ассистентов сортировать письма.

● 4 % приходят на работу раньше, уходят позже или работают на выходных, чтобы успевать завершать дела, когда никто не отвлекает.

12

Перестаньте отвлекаться сами

Если вы перестали работать над задачей, не успев завершить ее, и переключили внимание на другое дело, значит, вы отвлеклись. Вот на что отвлекаются люди чаще всего:

● Переключиться на дело, о котором вспомнили только сейчас.

● Начать искать что-то в интернете и открыть ряд посторонних сайтов.

● Проверять социальные сети при каждом уведомлении.

В исследовании Глории Маркс говорится о том, что в 40 % случаев сотрудник, который отвлекся, не возвращается к задаче, которую выполнял, а начинает заниматься другими делами. Представьте, что вы работаете за столом, как вдруг звонит телефон (отвлечение № 1) – коллега просит вас проверить, прошла ли оплата по последнему счету-фактуре. Вы выполняете просьбу и уже готовы положить трубку, чтобы вернуться к чтению, как вдруг та же собеседница просит переслать новую политику затрат (отвлечение № 2). Вы снова идете навстречу. Вас дважды отвлекли от работы. Если ничего не предпринять, вы отвлечетесь еще три, четыре и неизвестно сколько раз.

Как же это предотвратить? Попробуйте пять простых приемов.

Выделите время

Определите временной интервал для работы над конкретным проектом и занесите его в ежедневник. 20–25 минут – идеальный отрезок: он достаточно длинный, чтобы успеть что-то сделать, и достаточно короткий, чтобы вынести решение сторонних вопросов за его пределы.

Пользуйтесь таймером

Приложение-таймер поможет сосредотачиваться на одной задаче за раз, задавая короткие промежутки для работы и перерыв на отдых между ними. Большинство таймеров отслеживают прогресс в отдельных проектах. Кстати, если вы, часто проверяя социальные сети, растеряли навыки концентрации внимания, то таймеры помогут вернуть их обратно.

Держите под рукой бумагу и ручку

Вполне вероятно, что в голову будут приходить новые мысли, забытые дела или великолепные идеи. Не отмахивайтесь от них, а запишите на бумаге. Почему на бумаге? Это позволит не отвлекаться на телефон, планшет или компьютер.

Сложные задачи – в конце дня

Всем известен совет по управлению временем, согласно которому следует делать самое сложное в начале дня, на свежую голову. Но исследование Виктора Гонсалеса, преподавателя Автономного технологического института Мексики, опровергает это утверждение. Гонсалес проанализировал 889 часов работы сотрудников трех организаций, занимающихся высокими информационными технологиями. Всё это время работники переключались между задачами. «Участники исследования чаще отвлекались в начале дня и делали это реже ближе к его концу», – отмечает Гонсалес.

13

Откажитесь от многозадачности

В течение обычного рабочего дня человек успевает отправить напоминания коллегам, посмотреть смешные видео с котами, составить отчеты по продажам и поучаствовать в нескольких видеозвонках – и всё это одновременно! Исследователи Рубинштейн, Мейер и Эванс обнаружили, что, переключаясь между задачами, люди снижают продуктивность и точность, иногда – наполовину.

Сегодня, когда работа не прекращается ни на минуту (спасибо смартфонам, электронной почте и мессенджерам), люди ведут уже не по пять, а по 15 проектов одновременно. Большой поток входящей информации и невозможность полностью его контролировать приводят к тому, что современный человек сталкивается со сложностями в работе, которые не получается решать своевременно. Попробуйте следующие простые техники, которые помогут справиться с многозадачностью.

Отключите устройства

Уведомления о новом письме или сообщении кажутся мелочью, но на самом деле они отвлекают от текущей работы и приводят к многозадачности. Переведите телефон в авиарежим или воспользуйтесь приложением, которое ненадолго ограничивает доступ в интернет.

Отведите время конкретным задачам

Выделите время сразу на все звонки, письма и мелкие поручения. Сделать всё получится быстрее: не придется переключаться между разными задачами.

Извлеките из утра максимум пользы

Джулия Моргенстерн в книге «Никогда не проверяйте почту утром» (Never Check Email in the Morning) советует не начинать день с проверки электронной почты. Вместо этого посвятите первый рабочий час важным задачам или проектам, которые требуют повышенного внимания.

Записывайте все новые задачи

Не стоит сразу приниматься за выполнение новой задачи только ради того, чтобы не забыть про нее. Лучше внесите ее в список дел, чтобы не держать в голове и точно знать, где записали. С этим справится любое приложение для заметок на смартфоне.

Заведите лоток для бумаг

Не полагайтесь лишь на папку «Входящие» в электронной почте и систему хранения файлов. Поставив на рабочий стол лоток для бумаг, вы сможете класть в него всё, что требует внимания и должно быть под рукой.

Оставляйте свободное время

Не расписывайте по минутам весь рабочий день. Оставьте часть времени свободным, чтобы успеть справиться с новыми задачами или решить вопросы, которые уже давно ждут своего часа.

Делайте дела параллельно

Если от разговоров о концентрации на одном-единственном деле у вас идут мурашки по коже, не волнуйтесь, лучше познакомьтесь с родственником многозадачности – параллельным выполнением задач. При таком подходе удается сэкономить время и силы. К примеру, слушайте аудиокнигу по бизнесу, пока едете в машине, читайте письма и отчеты, пока тренируетесь на беговой дорожке, проведите бизнес-завтрак в самолете, сделайте бумажную работу в очереди к врачу.

14

Сделайте прививку от прокрастинации

Согласно исследованию доктора Пирса Стила, профессора Университета Калгари, прокрастинация сейчас на пике. В 1978 году около 15 % населения в умеренной степени откладывали дела. Сегодня число выросло в четыре раза – до 60 %.

Еще один важный вывод из исследования звучит так: 95 % жителей североамериканского континента считают, что прокрастинируют на работе. Это приводит к снижению продуктивности и потере прибыли, которая исчисляется миллиардами долларов. Прокрастинация – явление естественное. Полностью искоренить его нельзя, но можно взять под контроль при помощи приведенных ниже стратегий.