Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

● Отнеситесь к этому как к важнейшей задаче. Не дайте другим делам отодвинуть ее на второй план.

● Настройте напоминание за полчаса до начала совещания, чтобы успеть просмотреть повестку и свои заметки по ее поводу.

Вот что конкретно я сделаю, чтобы исправить привычку:

Часть третья

Не отвлекайтесь и избегайте многозадачности

Как часто вы замечаете, что вас отвлекают от работы – другие люди, звонки, электронная почта? А часто ли вы сами себя отвлекаете – приступаете к выполнению нескольких дел одновременно или читаете посторонние сайты? Как бы то ни было, чаще, чем вам кажется.

Глория Марк, профессор Калифорнийского университета в Ирвайне, выяснила, что сотрудники тратят всего лишь 10,5 минуты на задачу, прежде чем отвлечься от нее. Чтобы вернуться к ее выполнению, в среднем необходимо 23,25 минуты. Исследование показало, что в 56 % случаев человек отвлекается из-за внешних факторов, а в 44 % – по собственной инициативе.

Сотрудники Института психиатрии при Лондонском университете установили, что коэффициент интеллекта у работников, постоянно переключающихся между письмами, звонками и сообщениями в мессенджерах, снижается на 10 баллов.

Какой вывод? Сегодня работа предъявляет к нам высокие требования. Умение справиться с отвлекающими факторами, возвращаться к делам после перерыва и брать под контроль многозадачность – ключ к правильному управлению временем. Мы расскажем о нескольких проверенных способах, которые помогут полностью сосредоточиться на работе.

10

Ведите дневник отвлечений

Представьте, что вы полностью погружены в работу над составлением предложения. Это первостепенная задача. Вдруг к вам подходит коллега и просит помочь разобраться с принтером. Вы с большой неохотой откладываете свои дела и приходите на помощь. Через 20 минут вы возвращаетесь к работе над предложением, но сосредоточиться уже сложнее. Для начала давайте выясним, насколько часто вас отвлекают от работы – и что или кто именно.

Упражнение

Выделите 45 минут, чтобы сосредоточенно поработать над проектом или задачей, находясь в офисе (желательно – за рабочим столом). Используйте часы, секундомер или таймер, чтобы отслеживать каждое отвлечение, причиной которого стали вы или кто-то другой. Записывайте всё в дневник: скажем, отведенные 45 минут начинаются в 13:00.

Анализ записей показывает, что 22 из 45 минут, отведенных на сосредоточенную работу, – 48 % времени! – ушли на разные отвлечения. Используйте шаблон дневника, приведенный ниже, чтобы зафиксировать свои 45 минут. Затем проанализируйте всё, на что вы отвлекались, и задайте себе такие вопросы:

● Насколько часто я действительно отвлекаюсь, когда пытаюсь сосредоточиться?

● Кто чаще становится причиной отвлечений: я или другие?

● Что отвлекает меня чаще остального?

● Что из моих действий (или бездействия) приводит к отвлечениям?

● Как это сказывается на моей концентрации и продуктивности?

Вы составили представление о том, как часто и по каким причинам отвлекаетесь. Теперь ознакомимся с надежными способами не сбиваться с пути.

11

Не позволяйте другим отвлекать себя

«Есть минутка?», «Просмотришь эти бумаги?», «Встретимся в ближайшее время?» – такие вопросы задают нередко. Но, если слишком часто отвечать «да», с концентрацией и продуктивностью можно распрощаться. Попробуйте последовать советам ниже, чтобы окружающие не смогли разрушить ваши планы на день.

Предложите другое время

В следующий раз, когда кто-нибудь зайдет в кабинет и спросит, готовы ли вы кое-что обсудить, ответьте: «С удовольствием, но не сейчас». Вместо того, чтобы бросать все дела и уделять внимание этому человеку, договоритесь побеседовать попозже или в другой день.

Ограничьте время

Если вопрос срочный, спросите, сколько времени понадобится на его обсуждение. Скажите, что сейчас вы можете выделить лишь несколько минут. Если потребуется продолжить разговор, внесите его в свое расписание. Это позволит свести отвлечения к минимуму и научит окружающих использовать ваше время эффективнее.

Переходите к сути

Чтобы отвлечение не затянулось, попросите собеседника сразу перейти к сути дела и его изложить в нескольких фразах, что требуется от вас, какое решение он предлагает и к какому сроку нужен результат.

Смените место

Чтобы снизить риск отвлечений, сделайте так, чтобы окружающим было сложнее вас найти. Если вам нужно полностью сосредоточиться для работы над важным проектом, попробуйте занять пустой кабинет или конференц-зал.

Установите часы открытых дверей

Вместо того чтобы придерживаться политики открытых дверей, когда каждый может зайти в любое время с любым вопросом, постарайтесь выделить часы, когда это можно делать. Большинство людей готовы подождать, чтобы обсудить несрочные вопросы, если точно знают, сколько ждать.

Исключите возможность вас отвлекать

Люди постоянно заглядывают к вам, чтобы распечатать документы, забрать маркетинговые материалы или сварить кофе? Если ответ положительный, попробуйте убрать принтер, кофемашину и тому подобное из кабинета, чтобы коллеги перестали вас отвлекать.

Будьте доступны

Смысл сокращения отвлечений, особенно в моменты сосредоточенной работы, – повышение продуктивности и личной эффективности. Но это не значит, что надо избегать общения с коллегами до скончания века. Всегда думайте, что может принести пользу другим сотрудникам, отделу и всей компании.

Стратегии руководителей

Центр креативного лидерства (Center for Creative Leadership, CCL) провел исследование, в котором приняли участие 247 руководителей высшего звена. Респондентов спросили, какие стратегии они применяют, когда необходимо сосредоточиться. Оказалось, что:

● 29 % закрывают дверь кабинета и вешают табличку «Не беспокоить».

● 18 % расставляют приоритеты в календаре, выделяя время для рабочих встреч и свободные часы.