Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Оцените уровень прокрастинации

По данным исследования Тимоти Пичила, сотрудника Университета Оттавы, проблемы с прокрастинацией наблюдаются у 70 % североамериканцев. А как дела у вас? Пройдите тест, чтобы определить текущий уровень прокрастинации.

Подумайте о рабочих буднях и оцените каждое утверждение. Подсчитайте количество баллов, чтобы узнать, насколько большое влияние прокрастинация оказывает на вашу работу.

1 – почти никогда,

2 – иногда,

3 – часто,

4 – постоянно.

1. Я все время откладываю начало работы над задачами или проектами, которые мне не нравятся. __________

2. Даже если у меня есть точный срок, я откладываю работу до последнего момента. __________

3. Когда нужно принять сложное решение, я тяну с этим как можно дольше. __________

4. Мне не нравится откладывать работу над важной задачей, но я продолжаю так делать. __________

5. Я постоянно опаздываю на совещания и встречи. __________

6. Мне часто приходится сдвигать сроки. __________

7. Я постоянно обещаю себе, что «сделаю это завтра». __________

8. Я теряю работу или порчу с кем-то отношения из-за того, что откладывал дела. __________

9. Даже когда мне хочется поскорее приступить к новому интересному проекту, мне тяжело начать. __________

10. Я легко теряю концентрацию, часто отвлекаюсь на пустяки. ____________

Подводим итог: ____________

● 10–15 баллов. Поздравляем! Да, иногда вы откладываете дела, но вас нельзя назвать хроническим или заядлым прокрастинатором. Чтобы прокачать «мышцу выполнения дел» еще сильнее, определите наиболее важные задачи и выделите на них отдельный день и конкретное время.

● 16–25 баллов. У вас нет серьезных проблем с прокрастинацией, но система расстановки приоритетов вам бы не помешала. Она поможет работать результативнее. В качестве основы для системы используйте не сложность и срочность задачи, а ее важность и результат выполнения. Это поможет не поддаваться соблазну отвлечься.

● 26–32 балла. Прокрастинация плохо сказывается на вашей работе и карьере. Возможно, вы слишком загружены. Попробуйте разбить крупные проекты на мелкие задачи. Это поможет приступить к действию быстрее и легче.

● 33–40 баллов. У вас серьезная проблема с прокрастинацией. Оцените, насколько сильно она влияет на ваши рабочие результаты и отношения с людьми. Многие прокрастинаторы отвлекаются на различные устройства. Электронная и голосовая почта, сообщения в мессенджере, интернет – прекрасные инструменты, но, когда они постоянно отрывают вас от работы, сосредоточиться практически невозможно. Положите этому конец, выделив время, в которое вы не будете пользоваться гаджетами и просматривать сайты.

Подстройтесь под свои ритмы

Вы жаворонок, который расправляется с утренним списком дел так же быстро, как медведь – с бочонком меда? А может, вы сова и вам легко решать даже самые сложные задачи в 23:00?

Как бы то ни было, если подстроиться под естественные ритмы спада и подъема энергии, справиться с прокрастинацией будет просто, в том числе и при работе над нелегкими проектами.

Используйте силу календаря

Есть ли в вашем списке дел задача, которую вы откладывали несколько дней, недель или даже (о ужас!) месяцев? Если да, воспользуйтесь силой календаря, чтобы наконец с ней разделаться. Откройте ежедневник, смартфон или планшет и зарезервируйте конкретный день и время, в которое обязательно займетесь этой задачей – и только ей.

Продумайте следующий шаг

Одна из причин, по которой люди прокрастинируют, – страх перед задачей в ее текущем виде. Многие не знают, что делать дальше. Чтобы не чувствовать такого давления, продумайте следующий шаг, который приблизит вас к цели, и сделайте его настолько простым, насколько возможно. Если разбить крупную неконкретную задачу на небольшие и понятные шаги, мозг получит сигнал: «Я справлюсь».

Хвалите себя

Как только вы что-нибудь предпримете (и не важно, велико ли дело), похвалите себя. Не ждите, пока выполните весь список дел, чтобы испытать хоть какое-то удовлетворение. Такое самоодобрение дает положительный импульс, который побуждает двигаться дальше.

Будьте решительны

Завтра вам точно не станет проще решить, что сделать с проблемным документом. Приучите себя распределять всё, что попадает на рабочий стол, по категориям: «Сделать сейчас», «Поручить другому», «Выкинуть», «Отложить». К слову, отложить – не значит убрать в груду других бумаг и притвориться, что задачи не существует. Это путь к прокрастинации. Отложить – это занести документ в картотеку с датами (электронную или обычную) и выделить время на работу с ним. Альтернатива – занести в список «Когда руки дойдут» и с чувством вины постоянно откладывать на потом.

15

Контролируйте звонки

Электронные письма и сообщения стали более предпочтительным средством коммуникации, чем разговоры по телефону. И если большую часть звонков, писем и сообщений, автор которых – вы, контролировать можно, то с теми, которые поступают к вам, сложнее. Телефонные звонки и уведомления слышны вне зависимости от того, удобно вам сейчас ответить или нет.

Управление звонками – важнейший шаг к контролю над временем. Удивительно, насколько легко это сделать, если следовать некоторым базовым правилам.

Входящие звонки

Не отвечайте

Если телефон звонит, это не значит, что нужно брать трубку. Зачастую люди ведут себя как подопытные крысы: непроизвольная реакция на стимул в виде звонящего телефона – ответить. Если вы на совещании, занимаетесь важным проектом или просто сосредоточенно работаете над чем-то, не берите трубку. Пусть звонящий оставит сообщение.

Договоритесь перезвонить

Если вам звонит кто-то, с кем нужно поговорить, но время неподходящее, не отвечайте резкой фразой «Я не могу сейчас разговаривать». Договоритесь перезвонить. Если назначить время звонка, то удастся избежать бесконечных попыток созвониться, которые отнимают так много сил. Если вам кажется, что тему лучше обсудить письменно, предложите собеседнику написать на электронную почту.

Перейдите к сути

Если вы когда-нибудь сталкивались с тем, что кто-то жужжит над ухом не переставая, а вам вот-вот сдавать проект, то вы прекрасно понимаете, насколько это раздражает. Вместо того, чтобы вежливо продолжать разговор, пока время бесследно исчезает, попросите собеседника перейти к сути. Используйте краткую и уместную фразу: «У меня есть лишь столько-то минут, скажите, чем я могу вам помочь. Постараюсь сделать за это время всё, что в моих силах».

Завершите разговор