Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Как только вы решили вопрос или вышло время, пора завершать разговор. Вежливо повторите то, к чему вы пришли или о чем договорились, и поблагодарите за звонок, показав, что готовы положить трубку.

Исходящие звонки

Выделите время

Один из способов перестать отрываться от работы или терять концентрацию – выделить время для звонков и внести его в расписание. Ведите отдельный список нужных звонков и найдите на них время в календаре.

Продумайте план звонка

Если цель вашего звонка не только выяснить, как дела, имеет смысл составить план разговора, чтобы сэкономить время. Хорошая идея – отправить собеседнику письмо о том, какие темы планируете обсудить. Это поможет не отвлекаться на посторонние вопросы при разговоре.

Спросите, удобно ли говорить

Чтобы убедиться, что вы не отвлекаете собеседника от важных дел, в начале разговора просто спросите, удобно ли ему сейчас разговаривать. Если нет – договоритесь перезвонить в более подходящее время. Если да – сам факт того, что вы спросили, заставит человека слушать внимательнее.

Оставляйте короткие голосовые сообщения

Длинные голосовые сообщения, в которых собеседник пытается подробно изложить весь разговор, удаляют через несколько секунд. Лучше оставьте короткое, где будет самая суть. Назовите свое имя, цель звонка, телефонный номер и время, в которое вам можно перезвонить. Убедитесь, что у человека есть всё необходимое, чтобы с вами связаться.

Текстовая переписка

Переписка в мессенджерах отвлекает так же, как звонки, а иногда – и сильнее. В большинстве случаев мгновенный ответ тоже не нужен, поэтому отложите его до тех пор, пока у вас не появится время. Это лучше, чем бросать ради сообщения все дела. Вот о чем надо помнить:

● Отправляйте короткие сообщения, которые сэкономят время вам и собеседнику.

● Если вы получаете длинное сообщение, попробуйте созвониться с тем, кто его прислал.

● Потратьте пару секунд, чтобы перечитать сообщение и убедиться, что Т9 не дал волю возражению (воображению).

Часть четвертая

Научитесь делегировать

Как всё успевать, когда в сутках не хватает часов, чтобы закончить дела? Делегировать. Это крайне важный инструмент управления временем. Каждый менеджер знает, что такое делегирование, но при этом далеко не все понимают, как его применять. При правильном подходе выигрывают обе стороны: передающий полномочия экономит время, а получающий – улучшает навыки. Если воспринимать делегирование как возможность для развития подчиненных, а не лишнюю трату времени, оно превратится в привычку, нужную всем менеджерам. Кроме того, иногда единственный способ справиться с нагрузкой – разделить ее с другими!

16

Оцените свои навыки делегирования

Предположим, вы согласны с мыслью, что умение делегировать необходимо. Начнем с оценки текущей ситуации.

Упражнение

Прочитайте следующие утверждения и дайте каждому оценку:

1 – никогда,

2 – иногда,

3 – бóльшую часть времени,

4 – почти всегда.

1. Задачи, которые я поручаю другим, исполняют так, как я этого ожидаю. __________

2. Я нахожу время, чтобы поручить то, что нужно, тому, кому нужно. __________

3. Если мои четкие указания не исполняют, я вижу в этом две возможности: улучшить свои навыки коммуникации и обучить сотрудников. __________

4. Работу, которую я делегирую, выполняют так же хорошо, как сделал(а) бы ее я сам(а). __________

5. Я учитываю текущую загрузку сотрудников, прежде чем поручить им новые задачи. __________

6. Когда я делегирую работу, мне практически никогда не приходится ее переделывать. __________

7. Делегируя работу, я объясняю, по каким критериям ее выполнять. __________

8. Я делегирую как стандартные, так и нестандартные задачи. __________

9. Я считаю, что делегирование экономит время. __________

10. Часто сотрудники могут выполнить порученные им задачи лучше, чем я сам(а). __________

Подводим итог: __________

● 32–40 баллов. Поздравляем! Вы отлично справляетесь с делегированием задач и проектов, тем самым развивая навыки сотрудников и экономя собственное время. Чтобы продвинуться еще дальше, попробуйте поручить что-то более масштабное и важное члену команды, которому доверяете. Если потребуется выступить в качестве наставника, тем лучше. Обучение подчиненных новым навыкам – занятие благодарное. Оно высвободит вам время при работе над другими проектами.

● 21–31 балл. Вы неплохо справляетесь с делегированием и, если постараетесь чуть лучше, сможете сэкономить еще больше времени. Используйте журнал действий, чтобы определить, какие будничные задачи вы готовы поручить сотрудникам, и сделайте это. Пройдите обучение делегированию или попросите другого менеджера компании, который опытнее в этом, стать вашим наставником.

● 10–20 баллов. Делегирование не входит в число ваших сильных сторон. Возможно, из-за этого вам сложно управлять временем. Начните с пересмотра приведенных выше утверждений и попробуйте выявить закономерность. У вас не получается делегировать из-за того, что вы не уделяете этому достаточно времени? Вы не доверяете работу другим, потому что ее сделают не так хорошо, как вы? Постарайтесь выяснить причину, по которой не поручаете задачи другим или делаете это не лучшим образом. Ознакомьтесь с приемами делегирования из нашей книги: это поможет вам улучшить собственные навыки.

Не важно, хорошо ли вы умеете поручать работу другим. С помощью описанных далее приемов делегировать научится каждый.

17

Определите, что поручать

Чтобы определить, какую работу поручить сотрудникам, ознакомьтесь с пятью типами задач ниже.

Стандартные задачи

Это повседневные дела, которые необходимо выполнять для поддержания рабочей обстановки: мелкие поручения, отчеты по затратам, бумажная работа и незначительные письма. Поручайте их новым сотрудникам, чтобы проверить их рабочие способности. Такие задачи можно и распределить между членами команды, у которых закончился один проект и еще не начался другой, или между теми, у кого есть свободное время (что маловероятно).

Задачи, на которые не хватает времени

Эта работа отличается умеренной степенью важности и может не относиться к повседневным задачам. Если вы погружены в более срочные или важные дела, поручите задачи такого типа подчиненному, который справится с дополнительной работой.

Задачи на принятие решений