Книга Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - Коно Эйтаро

Не отображается бесконечно длинный список получателей

Здесь все зависит от особенностей почтового клиента-получателя, но невозможно учесть функциональные возможности ПО каждого.

Не забывайте, что электронные письма также отражают ваше умение вести себя, и используйте электронную почту разумно.

При написании от первого лица используйте местоимение «я»

Мне доводилось видеть электронные письма, где отправитель говорил о себе иносказательно, используя название должности, например, «человек в моей должности». На мой взгляд, такие выражения препятствуют эффективной коммуникации, и я бы не советовал их использовать.

Изначально замена местоимения первого лица словом «должность» (дословно с яп.) – привычка бывших государственных служащих. Используя слово «должность», они одновременно гордятся смыслом, который она несет, и как бы ставят себя немного ниже широкой общественности[5].

В настоящее время многие компании, проводя тренинги для новых сотрудников, просят не использовать такие устаревшие выражения, но в реальности старшее поколение продолжает их использовать, так что и новички перенимают эту привычку.

Я убежден, что, как профессионал, человек должен брать всю ответственность на себя. Используя название должности вместо личного местоимения, человек выводит на первый план свою роль сотрудника компании, тем самым, возможно, передавая собеседнику дополнительный нюанс значения, указывающий на то, что отправитель считает, что все, что даже незначительно отделено от работы, его не касается, или что дело изначально не имеет к нему отношения. В наше время такой подход недопустим.

Получатель одинаковых по содержанию электронных писем (запросов, указаний, обсуждений и т. д.) ответит на них по-разному в зависимости от того, пишет отправитель от собственного лица или же заменяет личное местоимение должностью. Во всяком случае, впечатление от таких писем будет абсолютно разным. Мне кажется, это может привести даже к состоянию, когда работа вроде бы продвигается, но на самом деле стоит на месте.

Еще не так много времени прошло с тех пор, как электронную почту начали повсеместно использовать в бизнесе, но следующим поколениям сотрудников следует воспринимать использование личного местоимения «я» в качестве одного из правил электронной переписки.

Начинайте электронное письмо с вывода

В главе о совещаниях я уже упоминал о «правиле антикульминации». В бизнесе то же самое требуется и при электронной переписке. Закрепленное в нашей ДНК «вежливое» построение речи, повторяющее структуру традиционной литературы, заканчивающейся кульминацией-выводом, проявляется и в написании рабочих электронных писем. Но в рабочей среде куда эффективнее будет напрямую написать «Просьба», «Уведомление о выходном дне 18 апреля» или «Просьба о ___. Срок до ____» в заголовке и «У меня к вам просьба. Нужно, чтобы вы выполнили это и это. Это нужно, чтобы____» в теле письма.

При таком построении текста человек, у которого много дел, прочитав только начало письма, поймет, какова важность сообщения и какие действия от него требуются. Также начало письма задает тон остальной его части и определяет, насколько внимательно получатель будет читать информацию, поэтому при более четком и конкретном начале содержание всего письма будет понятнее.

Более того, таким образом вы не создаете лишней нагрузки на читателя, которая возникает, когда он не понимает, что именно вы хотите сказать, пока не дочитает до вывода в конце, и не раздражаете его тем, что ему приходится тратить время на чтение всего текста письма, которое, с точки зрения получателя, в итоге оказывается непропорциональным затраченным на чтение усилиям.

Кроме того, если вы пишете кому-то не впервые и не после достаточно долгой паузы в переписке, не нужно начинать письмо с вежливого приветствия и собственного представления (например, с таких фраз как «Извините, что беспокою, когда у вас так много дел» или «Я сотрудник отдела Н., меня зовут М.»).

Переходите сразу к делу и пишите так, чтобы с первого же предложения было понятно, о чем вы хотите попросить.

Порадуйте получателя вашего электронного письма и используйте цветистые вежливые фразы, только если соблюли основное правило изложения важного в самом начале.

Разделяйте текст на пункты

Одна из техник, которая позволит сделать ваше электронное письмо более пригодным для чтения, – это выделение пунктов.

У этой техники есть два основных правила:

1. Структура пунктов должна быть одинаковой.

2. Пунктов не должно быть слишком много (магическое число 7).

Я думаю, первое правило не требует дополнительных пояснений. Совпадающий стиль: если один пункт включает отглагольное существительное, то все остальные должны также содержать существительное, а не глагол. Совпадающие элементы: должны перечисляться одинаковые элементы.

«Магическое число 7» из второго правила – это число элементов, которые человек может осознать и запомнить за один раз. Если у вас больше пунктов, то у получателя сообщения заметно снизятся понимание и запоминание. В психологии даже известна научная работа Джорджа Миллера под названием «The Magical Number Seven, Plus or Minus Two», но я советовал бы, чтобы число пунктов в вашем электронном письме не превышало семи.

Если необходимо перечислять восемь или более пунктов, разбейте их на категории. Разделите все, что хотите перечислить, на два или три новых общих пункта, а затем распределите все изначальные пункты в виде подпунктов к этим крупным категориям.

В японском языке выражения, включающие цифру 7, например, «Семь богов счастья», «Даже у того, у кого нет недостатков, есть семь изъянов» (употребляется в значении «никто не без изъяна»), «Семь сияний родителей» (употребляется в значении «добиться чего-то только благодаря родителям»), указывают на что-то, что можно посчитать. Выражения, которые включают цифру 8, как то: «800 неправд» (употребляется в значении «ни слова[6] правды»), «восемь миллионов» (при кунном чтении употребляется в значении «мириады, неисчислимое множество»), «80 тысяч воинов сегуна» (на самом деле число включает не только собственно воинов, но и хатамото, и вассалов более низкого ранга), все имеют значение «много».

Японскую профессиональную бейсбольную лигу тоже разделили на две – Центральную и Тихоокеанскую, когда число команд достигло восьми.

Не позволяйте получателю прокручивать письмо на экране

Как вы думаете, какая часть письма самая читаемая? Согласно одной теории, самая читаемая часть – постскриптум. Интересная теория, не правда ли? Но, к сожалению, во многих письмах получатели не читают даже постскриптум. По-моему, электронные письма, желание читать которые пропадает, как только их увидишь, встречаются довольно часто. И дело не в содержании, а в форме, в которой эти письма написаны.