Книга Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - Коно Эйтаро

Если заканчивая совещание, удостовериться, что все все поняли, можно избежать ненужных личных уточнений после него и быть уверенным, что за обсуждениями последуют реальные действия. Именно так должен поступать способный сотрудник.

Подготовьте протокол совещания в тот же день

Протокол совещания – еще один способ обеспечить действия после него. При подготовке протокола также есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание. Протокол следует обязательно отправить всем в день проведения совещания.

Возможно, в каких-то компаниях до сих пор поручают подготовку протокола новичку, потом его руководитель проверяет, заставляет несколько раз переделать, затем подтвердить у всех подразделений, имеющих отношение к документу, и отправить протокол всем только перед совещанием на следующий день. Придерживаясь такой последовательности действий, вы оставляете совещание незаконченным. Важен не протокол как таковой, а то, последовали ли за совещанием действия. Подумайте, как быстро подготовить понятный протокол.

Есть один способ, позволяющий подготовить протокол быстро и качественно. Он заключается в том, чтобы, по возможности, писать его во время совещания. Принесите с собой компьютер и прямо на совещании постарайтесь записать как можно больше информации. Когда будете организовывать информацию позже, смело удаляйте лишнее. Оставляйте только то, за чем должны последовать действия.

Думаю, многие знают о кривой забывания, открытой немецким психологом Германом Эббингаузом. Человек забывает 40 % полученной информации через 20 минут после получения, 60 % через 1 час и 80 %, поспав одну ночь.

Из этого тоже следует, что, если вам поручили подготовить протокол, сразу же приступите к работе, сразу отправьте готовый протокол, тогда вы сможете снизить затраты времени и сил и произвести хорошее впечатление на коллег.

Глава 3. Секреты электронных писем

Продумайте название письма

Электронная почта стала обычным инструментом в офисах, но многие все еще осваивают ее использование. Я хотел бы предложить вам несколько секретов работы с ней. Все зависит от места работы, должности и других обстоятельств, но растет число людей, получающих по несколько сотен электронных писем в день. По своему опыту могу сказать, что если вы занимаете центральное положение и получаете более 100 электронных писем, то бо́льшая часть дня будет тратиться на ответы.

В наше время не будет преувеличением сказать, что от того, насколько хорошо человек умеет пользоваться электронной почтой, зависит эффективность его работы. Часто электронные письма в почтовом ящике рассортированы по дате получения, на экране списком отображены тема письма и отправитель. В таких условиях, если при отправке письма очень важному получателю вы сможете написать заголовок, по которому можно понять содержание письма, его приоритет возрастет. Например,

× «Совещание А.»

O «Запрос документов: совещание А.»

Вы уже поняли, верно? Следует избегать слишком общих заголовков. В первом случае, пока получатель не откроет электронное письмо, ему непонятно, хотят ли ему сообщить план совещания, ознакомить с протоколом, запрашивают ли у него документы или уведомляют об отмене совещания. Если всего лишь добавить конкретизирующие слова в тему сообщения, при этом не слишком удлинив ее, вы получите ответ намного быстрее.

Выделяющиеся пометки «СРОЧНО!» или «ВАЖНО!» тоже помогут привлечь внимание к вашему письму. И наоборот, пометка «Нерабочее» понизит приоритет вашего письма и укажет занятому адресату на ваши выгодные деловые качества.

Указывайте адресата

Бывают электронные письма, текст которых начинается с самой первой строчки. Если письмо адресовано одному человеку, то понятно, к кому обращается отправитель, но в случаях, когда указаны несколько основных адресатов и адресаты в копии, бывает сложно разобраться, кому именно отправлено сообщение.

Кто-то может настаивать, что в таком случае письмо адресовано всем, кто записан в графе «Кому:», но я прошу вас начинать электронное письмо, отправляемое адресатам в копии, с обращения к конкретному человеку. Так этот человек поймет, что действий ожидают именно от него. Например, если сотрудник получил письмо с просьбой выполнить какую-то работу и его имя стоит в копии, то он посмотрит только на то, что важно именно для него, и решит, что работу запрашивают у кого-то другого. Если все получатели решат, что электронное письмо для кого-то другого, то просьба не будет выполнена.

В спешке вы можете написать «Коллеги», но если письмо отправляется нескольким людям, будет лучше, если вы обратитесь к каждому из них по имени. В этом случае удобнее не указывать в обращении должности получателей[4].

В некоторых организациях принято всегда обращаться к коллегам по должностям, например, «начальник отдела г-н А.» или «начальник подразделения г-жа Н.», но в этом случае нужно будет тратить время на проверку актуальности должностей, не было ли кадровых перестановок, а неправильно указанная должность в наше время понижений в должности и внезапных перестановок может воспрепятствовать коммуникации.

Используйте скрытую копию

В любом почтовом клиенте есть функции отправки сообщения в копии (CC, Carbon Copy) для информирования получателя и в скрытой копии (BCC, Blind Carbon Copy), то есть так, чтобы основной получатель не увидел, кого вы информируете. А вы умеете пользоваться скрытой копией?

По-моему, есть два назначения использования графы «Скрытая копия»: когда вы хотите информировать кого-то, но не хотите, чтобы основной получатель об этом знал (эта мера также необходима, когда получатели друг с другом незнакомы), и когда отправляете письмо нескольким получателям и вписываете их всех в графу «Скрытая копия».

Далее я хотел бы познакомить вас с некоторыми прочими преимуществами скрытой копии.

Предотвращается намеренная или ненамеренная отправка ответа через «Ответить всем»

Если ответить на письмо с пометкой «Ответить всем», то увеличится число получателей, которым ответ изначально не должен был быть адресован. Использование скрытой копии позволяет избежать этой ошибки.

Скрываются цели отправки сообщения

Я иногда пользуюсь этой техникой и хотел бы познакомить с ней и вас. Она заключается в том, что, когда нужно отправить какое-то требование, предупреждение или иное сообщение, которое может быть неудобно отправить напрямую, я пишу «Прошу прощения, что отправляю письмо нескольким получателям в скрытой копии», а на самом деле вношу в графу «Скрытая копия» только одного получателя. Таким образом можно сказать неприятные вещи, не создавая лишних трений.