Книга Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - Владислав Гагарский

4.3.4. Отчеты о результатах предварительного анализа направлений специалисты группы проекта передают руководителю проекта через руководителя группы проекта не позднее 5 дней с момента получения комплекта документов.

4.4. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов.

4.4.1. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов осуществляет руководитель проекта после получения отчетов о результатах предварительного анализа направлений от руководителя группы проекта.

4.4.2. Для объединения результатов анализа с расстановкой приоритетов руководитель проекта выполняет следующие действия:

а) проверяет наличие отчетов от всех групп проекта, участвовавших в проведении предварительного анализа направлений по блокам;

б) оценивает отчеты на полноту и адекватность проведенному анализу и корректирует анализируемый материал;

в) делает сравнительный анализ однотипных данных из всех отчетов;

г) вносит изменения в список направлений проекта по снижению издержек компании, ранжируя этот перечень по степени важности решения существующих проблем;

д) Дает устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.

4.4.3. Результатом выполнения данных работ руководителем проекта являются:

а) откорректированные результаты предварительного анализа направлений;

б) ранжированный по степени важности список направлений проекта по снижению издержек компании;

в) устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.

4.4.4.Откорректированные результаты анализа и ранжированный список направлений руководитель проекта передает секретарю проекта для разработки проекта уточненного перечня направлений проекта по СИ.

4.5. Разработка проекта уточненного перечня направлений.

4.5.1. Разработку проекта уточненного перечня направлений осуществляет секретарь проекта после получения от руководителя проекта:

а) откорректированных результатов предварительного анализа направлений;

б) ранжированного списка направлений проекта по степени важности снижения издержек.

4.5.2. В процессе разработки проекта уточненного перечня направлений секретарь проекта выполняет следующие действия:

а) оформляет полученный от руководителя проекта ранжированный список направлений проекта;

б) согласует проект уточненного перечня направлений с руководителем проекта;

в) передает проект документа инициатору работ на утверждение.

4.5.3. Результатом выполнения данных работ является проект уточненного перечня направлений.

4.5.4. Секретарь проекта передает инициатору работ проект уточненного перечня направлений на утверждение и результаты предварительного анализа направлений в течение 4 часов после получения от руководителя проекта соответствующего распоряжения.

4.6. Корректировка и утверждение перечня направлений.

4.6.1. Корректировку и утверждение перечня направлений осуществляет инициатор работ после получения результатов предварительного анализа направлений и проекта уточненного перечня направлений от секретаря проекта.

4.6.2. В ходе утверждения инициатор работ знакомится с результатами анализа, проектом перечня и, при согласованности своего мнения относительно необходимости дальнейшего анализа предлагаемых направлений, визирует перечень.

4.6.3. Результатом выполнения данных работ инициатором проекта является утвержденный уточненный перечень основных направлений проекта.

4.6.4. Уточненный перечень основных направлений проекта инициатор проекта передает руководителям групп проекта для дальнейшей работы по проекту снижения издержек компании в течение 2 рабочих дней с момента его получения.

5. Проведение детального анализа направлений СИ

5.1. Общая характеристика процесса.

5.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:

а) сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно);

б) проведение детального анализа блоков направлений;

в) сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий;

г) формирование вариативной программы мероприятий;

д) формирование отчета о результатах анализа.

5.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А4.

5.1.3. Условием начала работ по данному процессу является наличие уточненного перечня основных направлений проекта у руководителя группы проекта.

5.1.4. Условием окончания работ по процессу является формирование и передача руководителем проекта секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа.

5.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.

5.2. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно).

5.2.1. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно) организует руководитель группы проекта после получения от инициатора проекта уточненного перечня основных направлений проекта.

5.2.2. В ходе выполнения данной работы руководитель группы проекта выполняет следующей действия:

а) формирует перечень информации и документов, необходимых для детального анализа мероприятий по снижению издержек в рамках определенного блока направлений;

б) определяет должностных лиц компании, которые могут предоставить данную информацию;

в) формирует в письменной форме ряд запросов на информацию, необходимую для проведения анализа, и направляет запросы соответствующим должностным лицам компании. В запросе обязательно должны быть указаны формат и сроки предоставления требуемой информации;

г) после наступления указанных в запросах сроков получает необходимую для анализа информацию и проверяет ее на полноту и адекватность запросу;

д) сообщает группе проекта по направлению о поступлении необходимой для анализа информации.

5.2.3. Результатом выполнения данных работ является информация, необходимая для детального анализа мероприятий по определенному блоку направлений.

5.2.4. Полученная дополнительная информация передается сотрудникам группы проекта по направлению непосредственно после анализа этой информации руководителем группы проекта, но не позднее 2 рабочих дней с момента ее получения руководителем.

5.2.5. Если запрошенная дополнительная информация не поступает в указанный в запросе срок либо является не соответствующей запросу, руководитель группы проекта выясняет причины данной ситуации и докладывает руководителю проекта.