Книга Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами - Кэтрин Грейс

И последний лист – это протокол. Здесь вы фиксируете свои результаты. Он тоже помогает вам ежедневно сравнивать сегодняшние результаты со вчерашними.

Итак, как же составить список дел? Для начала возьмите перечисленные инструменты и заведите таймер на 5 минут. Вверху листа напишите «Список дел» и начинайте думать, что вам нужно сделать сегодня, к примеру, по дому. Пока что вас не должны волновать приоритеты и порядок: записывайте ситуацию такой, какой она будет, если вы сделаете то или иное дело. К примеру: «готов ужин» или «напечатан отчёт». Лучше всего избегать длинных повествований или аббревиатур – пишите слова, которые действительно важны. Поскольку вы пишете для себя, самое главное – чтобы вы могли понять названия своих дел спустя неделю или месяц.

Записывать дела нужно вертикальным столбиком, по одному на строке. Вы можете также отмечать, к какому сроку нужно решить тот или иной вопрос. Хотите сходить в кино – записывайте «куплены билеты на сеанс в 19 часов вечера». Не прекращайте упражнение до тех пор, пока не прозвенит таймер.

Люди, играющие в покер или бильярд, имеют конкретную ясную цель – обыграть противника. Для этого они используют соответствующие инструменты. После каждой сдачи или удара кием они немедленно получают результат. Количество шаров на поле важно только в определённом контексте. Что следует, если я сейчас выиграю сдачу? Сколько шаров нужно забить, чтобы добрать противника? Каждый человек испытывает удовольствие в момент, когда затраты сил или внимания приводят к успеху.

Занимаясь определённым делом в течение нескольких дней или месяцев, крайне важно получать моментальную обратную связь. Если же это возможно только после решения главной задачи, неуверенность человека возрастает. Особенно это характерно в те моменты, когда наступает дедлайн. Ситуация становится хуже: неуверенность в выполнении растёт, вы начинаете беспокоиться. Этим и хорош метод помидора, который обеспечивает моментальную обратную связь. В течение каждых 25 минут вы получаете определённый результат, а приложенные усилия расцениваются как успех.

Если вы хотите избежать концентрации на менее важных делах, нужно не забывать о регулярной переоценке важности дел. Помимо этого, не забывайте делать перерывы и периодически анализировать собственную деятельность, чтобы быть в курсе слабостей и стремится усилить способности. В этом поможет письменный план, выверенный рабочий процесс и запрограммированный таймер.

Ретроспективная память человека занята прошлым. Её дополняет проспективная память, позволяющая запоминать дела, которые мы отложили на будущее. Мы используем последний вид памяти, когда вспоминаем, что нам нужно сделать в конкретный момент времени, например, позвонить или прийти на встречу. Возрастные изменения не идут на пользу: активность лобных долей мозга снижается и проспективная память слабеет. Однако компенсировать этот процесс можно с помощью внешних стимулов, например, создавая напоминания в ежедневнике или смартфоне.

Проспективная память тесно связана с нашими намерениями и планами. Если вы собираетесь добиться какой-то цели, чтобы в будущем что-то произошло, мы строим долгосрочный план. Как только он выполняется, мы получаем награду.

Глава четвёртая. Сделал дело – гуляй смело: анализируем и делаем выводы

Давайте представим, что перед вами стоит новая масштабная задача – к примеру, новый проект. Вам предстоит проанализировать множество информации и обсудить её со многим людьми, прежде чем приступить непосредственно к работе. Даже поиск тех, с кем нужно поддерживать связь по вопросам проекта, представляет собой кажущуюся сложной задачу. Так что одна только подготовка занимает много времени. А мы с вами ещё не приступили к делу.

Спустя некоторое время можно определить закономерности в том, что ранее казалось полной путаницей. Вы сосредотачиваетесь полностью на задаче, постоянно думаете о ней и трудитесь над её решением. Однако, прежде чем сдать завершённый проект, вам нужно подготовить его к сдаче. И здесь снова тот же процесс, который вы проходили в самом начале.

Готовность – это состояние повышенной психической активности. Для того чтобы двигаться в устойчивом темпе для решения поставленной задачи, нужно оградиться от всплесков или спадов активности.

А вот тут вам поможет прокрастинация. Что же это такое? Прокрастинация представляет собой механизм, который помогает справиться с тревогой, связанной с началом или завершением любой задачи. Не стоит думать, что люди не могут принимать решительных действий из-за собственной лени. Всё гораздо проще и одновременно сложнее: прокрастинаторы обладают достаточной целеустремлённостью, чтобы заниматься различными вещами или хобби по интересам.

Стремление откладывать дела на потом имеет три основных причины:

• Вы вынуждены делать что-либо против своего желания, подвергаясь влиянию других людей.

• Вы хотите получить безупречный результат.

• Вы боитесь сделать ошибку или боитесь критики.

К примеру, вы систематически опаздываете, а сроки сдачи работы всегда застают вас врасплох. Соответственно, у вас не остаётся времени на личную жизнь и восстановление сил. Что же происходит? Дело в том, что прокрастинация приносит ощутимую выгоду: она даёт временное освобождение от стресса. Но помните, что источник стресса находится внутри вас. Для того чтобы полностью и реально избавиться от него, важно найти в своём проекте отправную точку.

Переработки порождаются сочетанием геройства и чувства вины. Оно, в свою очередь, может быть вызвано обещанием сделать работу. Однако нужно с самого начала осознавать: у переработок много общего с покупкой в кредит. Если с помощью кредитной карты вы можете приобрести какую-то вещь прямо сейчас, то впоследствии вы так или иначе должны будете расплатиться за это живыми деньгами. И кроме основной суммы покупки, вам придётся потратиться и на проценты банку. То же самое происходит и со временем. Не сделав что-то сейчас, вы в будущем также будете выплачивать по процентам, которые будут тормозить вас.

Человек способен сделать больше, если будет придерживаться устойчивого темпа. Наш мозг нуждается в регулярном отдыхе, и короткие передышки ему на пользу. Кроме того, не стоит забывать и про длинные ежедневные перерывы, когда вы отдыхаете от рабочей обстановки в целом.

В 1933-ем году Хедвиг фон Ресторф осуществила несколько опытов, связанных с памятью. На основании своих экспериментов она сделала вывод, что элемент, выделенный среди остальных, запоминается лучше. Скажем, если вы пойдёте в магазин и заметите среди белых ценников один цветной, то скорее всего именно он вам и запомнится.

Эффект Ресторф говорит о том, что человек способен хранить в памяти то, что выделено в ряде других предметов. Для того чтобы использовать это знание при работе со списком сегодняшних дел, запишите текущую задачу на полоску бумаги. Положите перед собой и выделите её каким-либо цветным маркером. По завершении достаточно вычеркнуть его из списка.