Книга Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами - Кэтрин Грейс

В начале каждого «помидорного» дня важно выбрать из перечня дел наиболее важные и записать их в список дел на сегодня. Такой метод планирования позволит распределить время наилучшим образом. После этого поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на том деле, которое стоит первым в списке. Способность заниматься чем-то потому, что именно так вы решили, является основой эффективного управления временем. Когда вы принимаете решение о том, что будете делать, нужно иметь представление обо всей картине проекта в целом. В противном случае вы погрязнете в мелочах, и всё планирование будет напрасным. Метод помидора поможет каждое утро определять, какие дела у вас в приоритете. Можно сказать, что это своеобразное соглашение с самим собой: из множества задач вы выбираете только те, которые важны сегодня. Если вы сможете выполнить их все, то получите чувство глубокого удовлетворения в качестве награды.

Итак, приступим. Возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Вам также пригодится перечень дел, составленный ранее. Заведите таймер на 5 минут. Напишите заголовок «Список дел на день» и начинайте рассматривать дела, которые можете сделать в течение грядущего дня. Не забудьте свериться с исходным списком, вдруг там не хватает определённых задач, которые вы ещё не вписали. Не записывайте слишком много пунктов, пока не будете уверены в том, что сможете добиться желаемого в течение дня. Работайте над списком, пока не прозвенит таймер.

Запомните: ваш список дел на день – это своеобразное соглашение с самим собой в ограниченном временном промежутке. С помощью этого листа бумаги вы сможете увидеть цель конкретного дня, к достижению которой и нужно стремиться.

Глава вторая. Властелин времени

Почему именно 25 минут, а не 30 или 50? Вы, наверное, уже задумались над этим вопросом. Является ли число 25 волшебным или имеет какое-либо основание, выявленное с помощью экспериментов? На самом деле, нельзя даже сказать, что это время является наиболее оптимальным. Продолжительность отрезка активной работы зависит напрямую от того, кем вы являетесь и чем занимаетесь в жизни. На это также влияет и ваше рабочее окружение, ваши обязанности перед этими людьми. Многое зависит и от вашего расположения духа, а также усталости в конкретный момент времени.

Вас постоянно отвлекают на работе? Значит, надо сократить длительность вашего «помидора». Более короткие отрезки помогут вам концентрироваться на деятельности с начала до конца. Длительные отрезки означают более редкие перерывы, однако они тоже должны быть увеличены по времени. В общем, для каждого в методе помидора есть возможность найти своё оптимальное время. Вы можете начать с 25 минут и придерживаться этого варианта в течение недели или двух. Слишком часто менять длительность «помидора» тоже нельзя: это нарушит ваш ритм.

Стандартный график, который уже упоминался ранее, составляет три коротких перерыва, а после – длинный (необязательный). Зачастую вы сами можете контролировать эти промежутки, ориентируясь на свои особенности и то, как вы себя чувствуете. Для сложных задач может потребоваться больше долгих перерывов. К примеру, если вы сегодня устали больше обычного, возможно, вам стоит увеличить зону отдыха. При этом не стоит забывать о том, что слишком большие перерывы могут сыграть злую шутку с вашим ритмом работы. Начало каждого помидора будет ощущаться как совершенно новое дело. Но, пропуская периоды отдыха, вы можете снизить качество работы из-за всё более рассеянного внимания.

Начинать каждый последующий «помидор» можно только в состоянии психологической готовности. Нет смысла окунуться в задачу с головой, если вас ещё не отпустила предыдущая. Если вы ещё только начинаете осваивать тактику, можете обозначить рамки перерывов. Спустя неделю стоит вернуться к прежнему ритму.

Для некоторых характерна следующая ситуация: в списке дел беспрестанно возникает одна и та же задача, с которой справиться не представляется возможным. В этом случае не помешает составить ещё один лист – лист прогресса. Запишите на нём сверху по горизонтали все даты месяца от первого до 31-ого дня. В первом столбце слева – все имеющиеся в этом месяце задачи. Можно сказать, что это альтернатива списку дел.

Каждое утро, выбирая дела для ежедневного списка, нужно обозначать кружком ту клетку, где пересекаются текущая дата и выбранная задача. Если в итоге вы добились успеха в своём начинании, можно обозначить это в конце дня каким-нибудь значком: звёздочкой, снежинкой или просто линией. Наличие большого количества пустых кружков изо дня в день говорит о том, что вы слишком много на себя берёте и не способны справляться с таким объёмом.

Бег на короткие дистанции: засекаем время

Если вы не уверены, какие дела более приоритетные в вашем списке, а от каких нужно отказаться, вам поможет следующее упражнение. Начать нужно с того, чтобы выписать на бумагу названия всех дел – по одному на листок. Затем они все перемешиваются, и выбирается два в случайном порядке. Что бы вы выбрали, если бы у вас была возможность заняться только одни делом из этих двух? Выигравшая задача остаётся у вас в руках. И так далее с каждым листком. В итоге у вас останется одно самое важное дело, имеющее высший приоритет.

Но вы же можете сделать больше, поэтому продолжайте этот своеобразный «розыгрыш призов». По сути, количество раундов зависит от вашей возможности делать определённое количество дел в течение дня. Выбранная кучка дел-победителей переписывается в список дел на день, которые вы осознанно выбрали для себя. Если же вы попытаетесь проделать то же самое, но лишь оценивая на глаз список дел, результат может оказаться другим. Причина кроется в ограниченном объёме нашей рабочей памяти.

Наш мозг – удивительный орган, состоящий из четырёх частей: основы, лимбической системы, коры и лобных долей. Каждая из них отвечает за определённые действия. Однако, если вы не будете разбрасываться по мелочам и сосредоточитесь на своей деятельности, они помогут вам решить любую задачу. В мозге работают порядка 100 миллиардов нервных клеток, общающихся друг с другом посредством синаптических связей.

Если задуматься, мозг воспринимает время двояко: как продолжительность и как череду событий. Порой это затрудняет планирование. Непредсказуемость длительности предстоящих запланированных дел может вызвать определённый диссонанс.

Беспокойство в свою очередь приводит к падению продуктивности и способно погубить результат работы.

Существует такое состояние психики, при котором вы можете найти баланс между сложностью задачи и своими навыками, ясность целей и необходимую концентрацию. Оно называется «потоком». Такое состояние считается эффективным в решении творческих задач, но постоянно находиться в нём невозможно. Так вы можете потерять реальный контроль над ситуацией. Особенно это касается тех людей, которым важно периодически видеть общую картину и видеть стратегические решения в том деле, которым они сейчас занимаются.

Налево пойдёшь – время потеряешь

Составляя список дел на сегодня, вы должны дать себе чёткую установку сосредоточиться. В противном случае ваше время будет потрачено впустую. Существует множество подходов к управлению этим ресурсом, и они во многом схожи между собой. С их помощью вы сможете оптимизировать расходы времени или, точнее сказать, распределение своего внимания на планирование, постановку целей, приоритеты, восстановление сил. Как же работает в этом случае метод помидора?