Книга Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Первая – дать Теду совет о том, как устранить трения с важным клиентом, – может потребовать от вас проявления дальновидности и креативного мышления. Если ситуация не предполагает экстренной реакции, наверное, лучше отложить ее до утра, чтобы обдумать на свежую голову.

Третья и четвертая задачи в равной степени требуют повышенного внимания к деталям. В обоих случаях малейший недосмотр может привести к тому, что вы попадете в очень неловкое положение. (Представьте себе, если заголовок на вашем первом слайде будет гласить: «Привет учасникам отраслевой конхеренции!». Или в отчете вашего отдела о доходах и расходах по одному из пунктов получится внушительное отрицательное сальдо, а вы не будете в состоянии объяснить своему боссу, откуда оно взялось.) Раз у вас еще имеется в запасе несколько дней на решение этих задач, отложите их на тот момент, когда энергии у вас будет больше, и на всякий случай попросите кого-нибудь из коллег подстраховать вас.

В итоге у вас остается только одна важная, но довольно приземленная задача – выбрать хороший ресторан для встречи, запланированной на следующий месяц. Выполните ее и вычеркните из своего перечня дел.

Учитывая при определении дальнейших действий три указанные переменные, вы сможете рационально использовать каждую минуту рабочего дня, взвешенно расходовать свою энергию и реализовать самые важные и значимые дела.

А теперь переходим ко второму шагу – эффективному выполнению работы. Прежде всего я расскажу, какие методы и тактики помогут вам повысить свою эффективность независимо от того, какой стиль продуктивности вам ближе. Я делю их на две группы: тактики выполнения задач и тактики управления проектами. Лучшие из них коротко описаны в следующих двух врезках.

Действуйте проще:

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ

Если вы приоритетчик

Ваши сильные стороны:

• Способность безошибочно выполнять значительные объемы работы.

• Умение точно определять приоритетность задач.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Оцените свои успехи с точки зрения качества работы, а затем и ее количества. Подумайте: что вам стоило бы изменить, чтобы оба эти показателя выросли.

• Объедините или сгруппируйте схожие задачи – так вы еще больше повысите свою результативность и эффективность.

Если вы плановик

Ваши сильные стороны:

• Умение составлять точные и детальные перечни задач.

• Способность выполнять работу досрочно.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Эффективно используйте имеющиеся в ваших электронных устройствах системы напоминания, чтобы не упускать из виду наиболее срочные и важные дела из вашего перечня.

• Заранее определяйте, сколько времени и сил вы готовы потратить на ту или иную задачу, и строго придерживайтесь отпущенного лимита.

Если вы организатор

Ваши сильные стороны:

Способность изготавливать и использовать визуальные, кинетические перечни. Четкое интуитивное понимание того, какую именно задачу необходимо выполнять в каждый конкретный момент времени.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Чтобы лучше концентрироваться и настраиваться на работу, слушайте инструментальную музыку.

• Не позволяйте коллегам, электронным письмам или телефонным звонкам прерывать ход ваших мыслей.

Если вы визуализатор

Ваши сильные стороны:

Способность эффективно решать несколько задач одновременно.

Умение рационально выполнять задачи.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Просто действуйте! Начните со срочных дел, требующих прежде всего скорости, а не безупречности реализации, чтобы избежать скатывания в «черную дыру» постоянных отсрочек.

• Оставайтесь сконцентрированным на текущей задаче, для чего уберите с поверхности своего стола все, что может вас отвлекать.

Действуйте проще:

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ И ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Если вы приоритетчик

Ваши сильные стороны:

• Нацеленность на достижение намеченного результата.

• Логическое мышление и умение анализировать цели проекта.

• Способность быстро принимать правильные решения.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Помните о необходимости считаться с эмоциональными потребностями членов команды и тем, как удовлетворение или неудовлетворение этих потребностей может сказаться на реализации проекта.

• Инвестируйте время в выстраивание отношений, которые будут полезны для одобрения и выполнения проекта, в том числе отношений с клиентами и общественностью.

• Научитесь ценить чувства и относиться более спокойно к «подтверждениям» фактов, которые считаете спорными.

А также опробуйте следующие инструменты:

• Todoist – бесплатное веб-приложение для управления задачами и проектами, которое идеально подходит для индивидуальной работы. С его помощью вы легко рассортируете свои задачи по проектам и подэтапам проектов, сможете управлять задачами внутри проекта с их дальнейшей разбивкой на подзадачи и назначать крайние сроки по каждому пункту даже самого подробного перечня. Вдобавок еще один бонус: приложение можно интегрировать с Gmail, что позволит вам легким движением руки переходить из своего ящика входящей почты в ящик для сообщений по конкретному проекту.

• Basecamp – веб-приложение для управления проектами, имеющее предельно понятный дружественный интерфейс. Приложение можно интегрировать с электронной почтой. Оно доступно для iPhone, iPad и Android-устройств и позволяет отслеживать задачи в рамках различных проектов, загружать файлы по ним, просматривать графики и сроки.

Если вы плановик

Ваши сильные стороны:

• Способность составлять детальные планы со строгой последовательностью шагов.

• Умение в процессе планирования проектов учитывать и соблюдать все законы, установки, правила, нормы и требования к качеству и безопасности работ.

• Умение концентрироваться на достижении целей проекта.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Думайте о том, как проект поддерживает стратегическое видение; фокусируйтесь на общей картине, логике процессов и рассматривайте их в широком организационном контексте.

• Научитесь ценить спонтанность и проще относиться к строгости форм и структур.