Книга Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

• Sunrise – программа, которая позаботится о том, чтобы вы не пропустили ни одного мероприятия. Можете также отвечать на приглашения в Facebook и даже поздравлять друзей с днем рождения.

• Pling – голосовой мессенджер, который помогает командам и отдельным людям быстро и естественно общаться. Вы отправляете послание другому человеку или целой группе со скоростью текстового сообщения, но делаете это легко и просто – так, как говорите. При этом само сообщение сохраняет индивидуальность человеческого голоса.

• Yammer – платформа для создания закрытых социальных сетей. С ее помощью служащие одной корпорации могут сотрудничать с коллегами из других отделов и филиалов – примерно как если бы у компании был свой собственный Facebook.

• Carrot[24] – приложение для составления перечней дел, умеющее выражать «отношение» и превращать работу в игру. Например, за выполненное задание вы получите награду, а за невыполненное – порицание. Будьте готовы к любым сюрпризам!

Если вы визуализатор

Попробуйте следующие инструменты:

• Тетрадь с чистыми, нелинованными страницами.

• Белая доска.

• Reminders – приложение от Apple, с которым компания ворвалась в мир компьютерных программ для управления задачами. У него серьезные возможности для ведения перечня дел. Программа позволяет синхронизировать записи в разных iOS-девайсах, хотя процесс нельзя назвать интуитивно понятным. Тем не менее это уникальное и мощное приложение, и таким его делает в первую очередь способность выдавать напоминания в зависимости от вашего местонахождения. Когда вы вводите задачу, вы можете установить «напоминалку» как по дате, так и по местоположению. Считайте, что прошли те дни, когда вы, проезжая мимо продуктового магазина, забывали купить молоко. Reminders этого больше не допустит.

• View Your Mind – инструмент для составления интеллект-карт, предназначенный для работы как на PC, так и на Mac и позволяющий создавать и обрабатывать графические изображения и многоцветные карты.

• Personal Brain[25] – очень динамичный и интуитивно понятный инструмент для составления интеллект-карт, работающий как под PC, так и под Mac. Помогает устанавливать связи между идеями, файлами и веб-страницами именно так, как вы думаете. В нем легко выстраивать иерархии и ассоциации, анимировать объекты, создавать нелинейные структуры и изменять масштаб до бесконечности.

• SwiftKey Note – самый быстрый способ делать пометки в iPhone или iPad. В продукте использована технология предвидения: когда вы набираете текст на клавиатуре, приложение, уже усвоившее то, как вы пишете, автоматически корректирует ваши ошибки и «предсказывает», какое слово вы введете далее.

Неважно, в какой именно форме вы представите свой список дел, главное чтобы все ваши задачи находились в одном месте. Смысл простой: сделайте так, чтобы ваш перечень работал на вас, а не против вас. Если инструменты для повышения продуктивности, которые вы опробуете, не зарекомендуют себя как надежные помощники, смените их и попробуйте другие. Со временем вы выработаете ту систему, которая не только упростит вам процесс управления задачами, но и сделает его забавным.

8. Успевайте больше – выполняйте свои задачи и проекты с легкостью

Итак, вы заново выстроили свой список дел, выбрав и применив для этого лучший инструментарий, и теперь у вас есть один-единственный генеральный TASK-перечень. Настала пора переходить к этапу Fire – «выстрелить», то есть выполнить поставленные задачи. Это заключительный, решающий этап в системе R.E.A.D.Y., Aim, Fire.

Как правило, реализация проектов и задач осуществляется в два шага, и от того, как вы их пройдете, зависит, насколько легко и просто вам будет работаться. Речь идет о необходимости сперва определить, что делать дальше, а затем успешно выполнить это решение. Да, звучит действительно просто, однако всегда есть более или менее эффективные способы осуществления этих двух шагов, лучше или хуже адаптированные к вашему стилю продуктивности.

Я рекомендую решать, что делать далее, с учетом следующих трех переменных. Первая – время. Вторая – имеющиеся ресурсы и инструменты. И третья – ваш энергетический потенциал. Представьте себе, например, что у вас есть 15 минут до следующего селекторного совещания, вы сидите за рабочим столом напротив компьютера, а на часах три пополудни, что означает: запас ваших сил начинает иссякать. Отталкиваясь от этих трех фактов, определите: какой задачей или проектом вам лучше заняться?

Во-первых, подумайте о времени, которое имеется в вашем в распоряжении – 15 минут. Затем о главном ресурсе или инструменте, находящемся под рукой, – о своем компьютере.

Когда я предлагаю клиентам придумать финал этого сценария, они чаще всего дают один и тот же ответ, который им кажется наиболее очевидным: проверить ящик входящих сообщений. Однако я настойчиво прошу вас не поддаваться магнетическому притяжению электронной почты, разве что по какому-то стечению обстоятельств ответить на электронное письмо нужно безотлагательно. Вместо того чтобы заглянуть в почтовый ящик, посмотрите лучше свой список дел и решите: работа над какой задачей в течение 15 минут с использованием компьютера способна приблизить вас к вашим R.E.A.D.Y.-целям.

Если вы уже сгруппировали свои дела в TASK-перечне по времени и/или орудию труда, то на определение подходящей задачи у вас уйдет всего пара секунд. Если вы классифицировали их по другим параметрам, тогда вы потратите на эту операцию минуту или около того.

Допустим, вы нашли в своем TASK-перечне четыре задачи, которые можно выполнить в указанный временной интервал с помощью компьютера.

• Посмотреть документ, присланный вашим коллегой Тедом, где он описывает проблемы, возникшие с важным клиентом, и написать ему ответ, посоветовав, что делать.

• Сравнить меню трех кейтеринговых компаний, услугами одной из которых вы намереваетесь воспользоваться при организации выездного заседания в следующем месяце, и попросить своего ассистента сообщить им о вашем выборе.

• Вычитать текст презентации, с которой собираетесь выступить через шесть дней на конференции вашей отраслевой ассоциации.

• Посмотреть ежеквартальный отчет о доходах и расходах вашего отдела, поскольку его необходимо подготовить к заседанию у вице-президента компании, запланированному на следующую неделю.

А теперь подумайте о третьей переменной – запасе энергии, который у вас остался. Уже 15:00, и вы чувствуете первые признаки усталости. Глядя на четыре задачи, решите: какую из них вы сможете выполнить с минимальными усилиями?