Книга Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую - Наталия Франкель

• Знайте досконально возможности события и площадки, а также умейте отлично обосновать уникальность и качество каждой опции – в таком случае ваш шанс собрать пакет из опций, быстрых в реализации и эффективных для партнера, возрастает.

Глава 9

Работа на площадке в день события

Если поставить цель описать деятельность специалиста по работе с партнерами в виде метафоры, то это будет похоже на прыжок на лыжах с трамплина. Внимательная долгая подготовка и концентрация на задаче (составление компредов, сбор базы, формирование и формулировка ценности, задач и партнерского потенциала события), чтобы максимально продуктивно пройти этап разгона (согласования, подписания, подготовки, создания интеграций), точку отрыва (финальные приготовления и застройку), дальше лететь к финишу (само событие) и там уже коснуться земли с максимально продуктивным результатом (финал и постпродакшен).

Что же происходит на самой площадке непосредственно в день/дни события? Как мы работаем с тем, что создали в процессе подготовки? Давайте соберем чек-лист, чтобы потом просто и эффективно работать по нему и не упустить ничего важного.

Перед началом события задача организаторов – пробрифовать всех тех, кто участвует в процессах. В этом случае брифинг – это информирование (донесение важных актуальных данных) до всех, кто участвует в событии со стороны организатора на разных позициях и в разные моменты. Брифовать нужно все команды, волонтеров, техническую службу, персонал площадки, охрану, хостес, гардеробщиков и т. д. Всех, кто может пересечься в любой момент с вашими партнерами или участниками события. Ваша задача – превзойти ожидания партнера от участия в событии, поэтому на любом этапе, на любом участке площадки партнер должен встречать открытых, готовых помочь и вовлеченных представителей организатора.

Обязательно до брифа нужно заранее прописать чек-листы, списки задач, ответственных, кураторов, все контакты и алгоритмы действий в любых ситуациях. Это объемная работа, которую нельзя сделать за пять минут до брифинга на коленке. Основа для брифинга, если вы проводите типовые события, остается неизменной, и уже к ней вы «прикручиваете» конкретику каждого события. Материалы также рассылаются всем службам заранее, и вы должны проследить, чтобы документ был получен, открыт, прочитан, усвоен. Перед каждым брифингом на наших конференциях я спрашиваю: «Давайте честно, кто не читал памятки и материалы?» Иногда такие находятся и срочно отправляются читать и сдавать «зачет» по материалу. Никому не нужны на площадке люди, которые не разбираются в происходящем досконально. Если событие большое, на нескольких площадках, и команда большая, то брифинг и рассылку памяток нужно проводить заранее (например, накануне, пока площадка свободна и ее можно беспрепятственно пройти вдоль и поперек).

На брифинге нужно предоставить все вводные, объяснить задачи, дать все нужные контакты и материалы, убедиться, что у каждой зоны есть кураторы и ответственные и они в курсе своих задач и ответственности, еще раз проверить, для всех ли созданы и всем ли розданы чек-листы и материалы. За каждую зону отвечает конкретный человек, в подчинении которого при необходимости есть команда. У волонтеров имеется куратор, у технической команды также есть руководитель и т. д. Так как партнеры находятся в эпицентре событий (выставка/стенды/партнерские зоны располагаются так, чтобы к ним имели доступ все участники), то проинформировать о нюансах работы и коммуникации с ними нужно всех, кто участвует в продакшене на площадке.

• Проверьте, закончена ли застройка в заранее оговоренный срок, на месте ли представители партнеров, все ли у них есть из того, что должны были предоставить организаторы.

• Покажите фотографам, что снимать. Если выставка большая и на ней постоянно проводятся активности, то имеет смысл прикрепить к ней отдельного фотографа, который получит задачу успевать отснять все происходящее для последующего предоставления партнерам максимально полного и подробного отчета. Если партнерских зон не так много и выставка не глобальная, то задачи по съемке партнерских стендов даются одному из фотографов события. Важно предоставить четкое расписание: когда будут розыгрыши, когда – вручение призов, когда и на каком стенде будет происходить то, что обязательно нужно отснять для партнерского отчета и промоматериалов организаторов. На выходе от фотографа важно получить качественно отснятые стенд, «раздатку», подарки, розыгрыши, вручение подарков, активности, нетворкинг, представителей компании, работу партнера в других зонах, если он там представлен (лого/баннеры в залах, фотозоны, любые другие согласованные опции, представляющие партнера на событии).

• Дайте ТЗ видеографу – чтобы в ролик попали конкретные партнеры, если такая опция согласована, и наоборот, если вы продавали «засветку» в отчетном видео как опцию, – чтобы не попали те, кто не платил за это; чтобы с ними был снят видеоотзыв, чтобы они могли получить видеоматериалы о своем участии в событии наравне с фотоотчетом.

• В течение дня регулярно проверяйте работу всех стендов. Все ли есть, всего ли хватает, нужна ли помощь. Всегда должны быть свободные волонтеры, которых можно поставить в помощь стендистам.

• Распределяйте и разносите все партнерские подарки по местам, при необходимости упоминания партнеров или их выступлений еще раз брифуйте модераторов залов/кураторов зон (которые заранее получили все материалы, изучили их и в курсе своих задач – вы же подбираете ответственных).

• На протяжении всего события мониторьте фидбэк от гостей по всем партнерским зонам, активностям и коммуникациям, информируйте партнера о том, что пишут, получайте его обратную связь.

• Не бросайте партнера. Поверьте, если даже вы просто лишний (не лишний!) раз подойдете и спросите, как идут дела, это будет уже не так, как делают практически все. Спрашивайте, чем помочь, подбадривайте, знакомьте с коллегами и представителями других стендов.

• Постоянно думайте, с кем еще познакомить, что еще предложить, как еще сделать так, чтобы партнеру было комфортно, хорошо, понятно и полезно быть на вашем событии.

• Контролируйте тайминг, подготовку и проведение всех активностей партнера, которые запланированы. Иногда на стенде стоит неопытный сотрудник, и вы очень поможете, если напомните, подбодрите, просто принесете кофе. Но даже если сотрудник опытный, ваше внимание и забота будут оценены по достоинству.

• Будьте 24/7 на связи: телефон, мессенджеры, почта, соцсети. Никогда это не может быть более важным и срочным, чем на самом событии. Вы не можете бросить партнера или проигнорировать его.

• Просите обратную связь гостей о партнерах, о том, как они интегрированы, как работают на стенде. Этими отзывами потом также можно поделиться с партнером.

• Фиксируйте на фото и видео выполнение всех пунктов договора (размещение зоны, вручение сувениров и подарков, проведение розыгрышей и активностей, отзывы участников, упоминания со сцены, слайды с лого и рекламой партнера, размещение всей полиграфии и застройки). Это нужно как для отчета, так и для решения любых конфликтных ситуаций.