Книга Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую - Наталия Франкель

• Предоставьте партнеру все логотипы и промоматериалы (для его сайта/анонсов/рассылок).

• Напоминаю еще раз: вы всегда на связи. На том канале связи, который удобен партнеру (вам, как специалисту по работе с партнерами, по умолчанию должны быть удобны и актуальны все каналы связи): мессенджеры, соцсети, почта, телефон. От первого знакомства и до окончания постпродакшена.

Что нужно сделать за неделю до события (помимо сделанного в течение последнего месяца)?

• Убедиться, что оплата получена и все документы в порядке и переданы партнеру (или подготовлены для передачи во время события).

• Выслать памятку, в которой будут: схема и время заезда (если в соответствии с требованиями площадки нужны данные машин и людей (персонала, грузчиков, монтажников), то запрашиваете и получаете их у партнера); тайминг монтажа, демонтажа и непосредственно события; подробное расписание всех дней; план площадки с отмеченным местом партнера (с метражом), зонами отдыха и обеда, гримерками, туалетными комнатами, штабом, где можно оставить вещи, гардеробами; все нужные партнеру контакты (телефоны технических служб, организаторов, куратора волонтеров, специалиста по работе с партнерами).

• Получить контакты всех нужных для застройки и последующего демонтажа подрядчиков.

• Согласовать со всеми время и день заезда, списки ввозимого оборудования, материалов, продукции и тех людей, которые будут представлять партнера на площадке – на монтаже и на самом событии. Чем серьезнее, масштабнее и официальнее событие, тем раньше нужно будет подавать все списки.

• Выслать список важных/потенциально интересных партнеру компаний/персон, с кем ему может быть полезно познакомиться (если со стороны этих компаний/персон получено согласие на такие рассылки).

• Запросить список персонала партнера и контакты ответственных лиц на период застройки, на период события и на период демонтажа.

• Запросить список гостей с его стороны (если их приглашение входит в рамки купленного пакета). Обычно, начиная с партнерского пакета в эквиваленте 50–70 тыс. руб., в него входит возможность для партнера пригласить 1–2 гостей (в случаях, если событие коммерческое и билеты платные).

• Если событие не однодневное, то обсудить и согласовать хранение ценных вещей и предметов в партнерской зоне в ночной период (если площадка не закрывается и не сдается под охрану). Иначе возмещение ущерба за украденное имущество может лечь на вас.

• Проверить, все ли опции соблюдены или поставлены в план публикаций, размещений и печати (посты в соцсетях, лого на «раздатке»/прессволле/сайте/бейджах, рассылка, любые другие согласованные опции – еще раз внимательно просмотрите договоры со всеми партнерами на предмет неучтенных опций).

• Запросить материалы для размещения на площадке и в онлайн-трансляции (видеоролик, который будет крутиться в перерывах, рекламные слайды, тексты для модераторов в залах, тексты для розыгрышей).

• Разослать ТЗ фотографам и видеооператорам, снимающим отчетные ролики, где подробно прописать свои и партнера пожелания по фотоотчету и вотермарку партнера, если это оговорено и согласовано в договоре.

Что нужно сделать за 1–2 дня до события (помимо сделанного в течение последнего месяца или дольше)?

• Просмотреть все договоры на предмет соблюдения договоренностей: все ли завезено, прислано, сформировано, построено, заказано и спланировано.

• Особенно внимательно еще раз отследить договоренности с бартерными партнерами. Например, вам будет крайне неприятно накануне узнать, что бартерный партнер по кейтерингу променял вас на другого заказчика. У нас такого не случалось, но у близких коллег было.

• Обзвонить всех партнеров. Именно обзвоните, не пишите: напомните еще раз дату и время заезда, адрес и условия разгрузки, если партнер что-то еще не дал или не прислал – настаивайте на получении. В разговоре попросите еще раз внимательно изучить памятку, в которой вы должны были в душераздирающих подробностях написать все, что партнеру нужно знать, взять, помнить, привезти и прислать.

• Сообщить точное время заезда. Лучше ограничивайте его короткими промежутками – с 12 до 14 часов или с 18 до 21. Составьте график заезда, чтобы вам вовремя привезли все нужное и в то же время чтобы все партнеры не приехали в один момент.

• Продумать логистику. Будет странно, если сначала появятся все партнеры со своим оборудованием и только через два часа приедут подрядчики монтировать стенды.

• Заложить на все серьезные этапы по 1–2 часа дополнительного времени. Всегда есть риск, что кто-то опоздает, заблудится, попадет в пробку. Как-то раз мы собрали 20 волонтеров, чтобы формировать сумки с «раздаткой», а «Газель» с полиграфией, заказанная по времени впритык к их приходу, встала в ужасную пробку и приехала на три часа позже расчетного времени. Нет, мы, конечно, слушали музыку и кормили ребят пиццей, но накануне большой конференции трехчасовой сбой логистики и всех процессов не может не быть стрессом.

• Получить окончательный список персонала партнера, гостей партнера (Ф. И.О., телефоны, e-mail). Сообщите, что, если данные не будут предоставлены до 12:00 такого-то числа, вы не сможете гарантировать, что гости партнера быстро пройдут на событие и не будут ждать согласования в списках.

• Выслать тайминг работы со СМИ (кто во сколько приезжает).

Что делать с опоздавшими и теми, кто приходит в последний момент?

Чем ближе дата вашего события, тем больше у вас задач, нервов, параллельных дел. Тем не менее, исходя из нашей практики, почти на всех ивентах есть партнеры, которые звонят за 1–2 дня до события и говорят: «Возьмите мои деньги!» Это обусловлено обычно тем, что они просто плохо планируют и не рассчитали время, когда вам нужно написать. Ну или же они просто не верили в то, что вы сможете собрать крутое событие, а потом смотрят в соцсетях – а вы реально собираете 2000 человек, и они уже вовсю выезжают из всех уголков страны. У нас во всех случаях (мы спрашивали!) срабатывала или та, или другая ситуация. Нет ничего невозможного! Главное – помнить несколько простых правил.

• Не делаем ничего без оплаты. Хотя бы платежка с отметкой банка «Проведено» должна быть вам предоставлена. Крайне нежелательно работать по «гарантийке», но возможно – решать вам.

• Договор подписывается удаленно и быстро, пакеты согласовываются моментально (как показывает практика, в такой ситуации партнер очень быстро и эффективно выбирает опции или пакеты). Правда на вашей стороне, и вы вправе включить суровость: если партнер хочет к вам, он должен думать и принимать решения быстро.

• Вы вправе отказывать партнеру в тех опциях, которые уже невозможно реализовать технически – напечатать, заказать. Можете предлагать на выбор другие опции, которые успеете интегрировать и внедрить в событие без нервотрепки и потери качества.

• Никого из партнеров, кому уже обещано конкретное место, нельзя двигать ради нового партнера. Новый получает зону/стенд по остаточному принципу.