Книга Делай меньше, получай больше. Как работать по-умному и жить своей жизнью - Шаа Васмунд

3. Купите ящики для хранения, шредер и сканнер. Эти три вещи сохранят вам душевное равновесие. Можно обходиться (почти) без бумаг, но вам придется пропустить через шредер то, что вам не нужно, и отсканировать то, что нужно. Здесь вы работаете, здесь вам нужно творить и думать. Дайте себе больше шансов на успех, освободив необходимое пространство для ума.

4. Примените пункт 3 дома. Если вы никогда не можете найти ключи, купите вешалку для ключей и повесьте ее в прихожей. Входя в дверь, вешайте ключи на крючок. Скажете, это очевидно? Наверное. И все же вспомните, сколько времени вы потратили на поиски ключей, хотя решение было таким простым?

Разговор, который я слышала в поезде:

1‑я женщина: «Мне и вправду нужно разобраться в квартире».

2‑я женщина: «Хорошо. Что будешь делать?»

1‑я женщина: «Ну, вынести на помойку весь хлам из гостиной. Туда ему и дорога».

2‑я женщина: «И как ты собираешься от него избавиться?»

1‑я женщина: «Думаю, надо… Кстати, ты слышала вчера вечером шум из квартиры внизу? Я уже собиралась туда спуститься. (Смотрит на экран телефона.) Ой, смотри, здесь про то, как больше всего успевать… “Попытайтесь закончить всё, что начали сегодня”. Ха-ха-ха, мы как раз об этом говорили!»

1‑я женщина так и не ответила на простой вопрос: «Что будешь делать?» Отвлеклась от темы. Классический пример.

Цифровая детоксикация

От мысли о том, что существует цифровая детоксикация, я покрылась холодным потом. Мой почтовый ящик полон писем, мне нужно срочно прочесть длинный текст, написать в Twitter’е, сочинить пост в блоге… Как же можно избавиться от всего этого? Это не просто некий объем информации, которую мы пытаемся ежедневно переварить, это моментальность коммуникации: мы в доступе круглые сутки, и люди ждут от нас ответа прямо сейчас. Я знаю, потому что сама в этом виновна. Не получив ответа на свое электронное послание в течение 5 минут, я готова выслать поисковую партию.

В цифровом мире нам всем следует расставлять границы в зависимости от нашей работы, вида деятельности или бизнеса. Главное – пользоваться электронными средствами логично и последовательно, получая от них пользу и будучи достаточно свободными от них. Нужно разработать план не только для себя, но и для тех, с кем вы работаете. Если все ваши сотрудники знают, что вы проверяете почту лишь трижды в день, то должны быть уверены, что в экстренном случае вы ответите на их СМС.

Стремление избавиться от цифрового хаоса – вовсе не признак того, что вы безответственны и будете недоступны, когда очень нужны. Это значит, что вы стремитесь к порядку в работе, дабы достичь более высоких результатов.

Если это достаточно хорошо для Google

В дублинском офисе Google решили провести эксперимент, чтобы способствовать более полноценному отдыху служащих по вечерам. Отныне перед уходом домой они должны были оставлять все свои мобильные устройства на столике у входа. Все отметили, что их вечера стали «счастливыми и спокойными», поскольку в компании были созданы условия, чтобы все без исключения сотрудники на несколько часов оказывались вне доступа.

Такие же результаты были получены в ходе исследования, проведенного совместно Калифорнийским университетом и армией США. Зависимым от компьютера гражданским сотрудникам на одной из армейских баз было запрещено проверять электронную почту в течение 5 рабочих дней. За неделю до этого с помощью сердечных мониторов у участников исследования начали измерять уровень стресса; нет ничего удивительного в том, что уровень стресса снизился, когда испытуемые не проверяли почту. Также фиксировалось, насколько часто в этот период работники переключались с одной задачи на другую. За неделю без электронных писем метания происходили вдвое реже, и менеджеры отметили, что их подчиненные стали работать продуктивнее и качественнее.

Нам не удастся выключить электронную почту на целую неделю, однако, что бы мы ни предприняли – начали бы выключать телефон по вечерам или стали бы проверять почту только несколько раз в день, – прекратив постоянно прерывать свою работу, мы будем меньше нервничать и более продуктивно трудиться. Думаю, ради этого стоит попробовать.

Вы по делу или в Facebook?

Креативная и авантюрная часть моей натуры всегда готова к изучению нового, но я стала замечать, что меня слишком многое отвлекает: блоги, сайты, приложения. Всем известно, что я могла навязать своей команде новый инструмент управления проектом, а спустя неделю от него отказаться. Это совсем не продуктивно.

О том, как избегать подобных явлений, написаны десятки книг, но они не всегда годятся для реальной жизни. На самом деле самый полезный инструмент – тот, что удобен именно вам. Теперь я пользуюсь только Evernote и Asana.

Когда мне нужна цифровая детоксикация, я начинаю с того, что отписываюсь от всей ненужной почты, которая ко мне приходит. Второй шаг – отделить входящие письма от диспетчера задач и списка дел. Имейлы нужно использовать только для общения, то есть если они находятся в ящике входящих писем, значит, на них нужно ответить. Если их нужно отложить для чего-то на будущее, сохраните их и внесите в список задач. Все остальное можно отправить в архив или удалить.

Хотя это представляется невозможным, вечером нужно выключать компьютер, особенно если вы сидите за ним целыми днями. По вечерам, в идеале за два часа до того, как вы ляжете спать, выключайте компьютер и телефон. Вы будете лучше спать и, надеюсь, отвыкнете хвататься за телефон, когда просыпаетесь среди ночи. (Испытала на собственном опыте!)

В течение дня постарайтесь отключить все звуки на телефоне, чтобы он без нужды не пищал. Проверяйте почту порциями (да, это работает), когда можете отвечать на письма сосредоточенно, а не тогда, когда они обрушиваются на вас потоком, а вам необходимо заниматься чем-то другим.

Нет сомнения в том, что меньше значит лучше, если речь идет об оптимальном использовании социальных сетей. Я не говорю, что нужно заходить в них раз в месяц, но, если у вас нет специальной команды для работы в социальных сетях, вам придется понять, какие платформы полезнее для вас, и сосредоточиться на них. Время, проведенное в социальных сетях, приносит мне высокую отдачу. Основное в онлайн-маркетинге – это список рассылки, а не подписчики. Сформулируйте для себя, зачем вы заходите в социальную сеть, и если ваша цель – общение, то это само по себе прекрасно, но не делайте вид, будто это нужно для работы. А если это работа, то создавайте качественный контент, которым вы делитесь, – тут важно не только количество. Помните истину: меньше, но лучше.

Пусть вы всегда находитесь в доступе, но это еще не значит, что вам обязательно брать работу в отпуск. Конечно, бывает, что выбора нет – вы просто обязаны принять участие в телефонной конференции или ответить на важное письмо, – но это должно быть исключением, а не правилом. (Между прочим, я редактировала эту книгу, будучи в отпуске, но, когда ты занимаешься любимым делом, умеешь сосредоточиться на главном и просматриваешь текст между купаниями в бассейне, это совсем не кажется работой.) Люди, не научившиеся регулярно отвлекаться от работы, идут прямым путем к выгоранию, рискуют разлюбить свою работу или бизнес. Расставаться иногда полезно даже с самыми любимыми людьми.