Книга Холакратия. Революционный подход в менеджменте - Брайан Дж. Робертсон

Как только я зафиксировал, что «чистый гараж» – это мой проект, я смог выявить настоящее шаговое действие; рассуждал я примерно так: «У меня там много старых картонных коробок, которые я хотел бы выбросить, но их столько, что мусоровоз их не заберет. Поэтому надо поискать центр переработки вторсырья; кажется, у нас в районе такой есть. Наверняка эта информация есть на сайте районной администрации». В итоге моим следующим шаговым действием стало такое: «Найти в Интернете часы работы и адрес районного центра переработки вторсырья». Когда я смог четко разграничить проект и шаговые действия, меня уже не тянуло прокрастинировать; более того, первое действие я мог легко осуществить и сразу почувствовать удовлетворение. Когда оно было выполнено, я определил следующее шаговое действие, затем еще одно, и так до тех пор, пока в гараже у меня не стало достаточно чисто – и при этом у меня не возникало ощущения непосильной задачи.

Оказалось полезно разграничить проект и шаговые действия, поскольку я мог выполнять действие за действием, не рискуя потерять из виду общую цель. Более того, зафиксировав их по отдельности, я справился с неявным стрессом и избежал затрат умственной энергии, вызывавшихся необходимостью держать весь список дел в голове (что не позволяло мне полностью сосредоточиться на каждом конкретном моменте). Составляя отдельные списки для проектов и для шаговых действий, я высвобождаю ум для более полезных занятий. И как бы очевидно это ни казалось, вы не представляете, скольких я встречаю руководителей, которые изнывают под грузом непосильных дел (или, во всяком случае, работают не так продуктивно, как могли бы) во многом потому, что не разграничивают проекты и шаговые действия.

В конституции холакратии это базовое различие прописано. Начинающим практиковать холакратию я для ясности советую фиксировать проекты в особой формулировке: записывайте его в виде простого утверждения, которое в данный момент является ложным, но по завершении проекта будет истинным. Это побудит вас четко сформулировать для себя, какого конкретного результата вы хотите добиться, и покажет окружающим, когда проект считать «выполненным». Например, вместо того чтобы включать в список проект «новый сайт», сформулируйте его как «разработан новый сайт» или «запущен новый сайт» – в зависимости от того, что именно у вас в приоритете в данный момент. Не пишите «обучение специалистов заказчика», попробуйте написать «все специалисты заказчика обучены работе с новым оборудованием». Первые формулировки менее четки и ясны. Вторые же позволяют задать простой вопрос: это уже сделано? И если нет, то какой следующий шаг нужно предпринять, чтобы это утверждение стало истинным?

Проект и шаговое действие

Проект – любой желаемый результат, для достижения которого требуется более одного шага.

Шаговое действие – это следующее физическое, видимое действие, которое должно быть выполнено, чтобы приблизить существующую реальность к желаемому состоянию.

(Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок»)

Личная организация

Уникальное распределение полномочий в холакратии преображает арену операционной деятельности, давая всем в организации явную автономность в осуществлении решающих действий. Однако эти полномочия влекут за собой повышенную ответственность за самоорганизацию. Более того, в соответствии с конституцией холакратии человек, принимающий на себя роль, берет на себя определенную ответственность, точнее, ответственность разных типов. В их числе:

• выявление и обработка напряжений, касающихся цели и обязательств роли, посредством различных доступных каналов;

• обработка обязательств: регулярное выявление конкретных шаговых действий, которые вы можете предпринять, и определение проектов, над которыми вы можете работать в целях выполнения обязательств вашей роли;

• обработка проектов: регулярное выявление шаговых действий, которые продвинут к завершению каждый из проектов вашей роли;

• отслеживание проектов и шаговых действий: фиксация всех проектов и шаговых действий вашей роли в базе данных или ином материальном виде, доступном для всеобщего обозрения, а не только у себя в сознании;

• распределение внимания и ресурсов: осознанный и непрерывный отбор шаговых действий или других мероприятий, на которые наиболее целесообразно направить внимание и ресурсы с учетом всех возможных факторов, и выполнение этих действий.

Чтобы справляться со всеми этими типами ответственности, необходима хорошая система самоорганизации – несложная и гибкая методика, которая позволит осознанно выбирать из множества вариантов наилучшее действие для каждого момента. Вы не достигнете этой черты, если у вас голова и папка «Входящие» постоянно заполнены «делами», которыми надо бы заняться, но при этом вы не переводите их последовательно в удобный список всех возможных действий, в систему, которая позволяет быстро и уверенно выбирать между задачами. Холакратия не предписывает использовать для личной организации какую-либо конкретную систему, чтобы удовлетворять предъявленным выше базовым требованиям, – главное, чтобы они удовлетворялись, а для этого понадобятся и хорошая система, и соответствующие ей полезные привычки.

Функции участника круга

Помимо основных обязательств, которые связаны с исполняемыми ролями, участники круга выполняют по отношению друг к другу особые функции. В частности, это обеспечение прозрачности проектов и хода работы, обработка запросов, обязательств и проектов, когда об этом просит другой участник круга, и следование определенным правилам расстановки приоритетов в распределении времени, внимания и других ресурсов. Все это подробно описано в конституции холакратии, так что здесь я приведу краткий обзор.

Функция прозрачности

Эта функция особенно важна для координации команды. Ожидается, что каждый участник круга обеспечит прозрачность своей деятельности для других участников круга, по их запросу предоставляя информацию:

• о проектах и шаговых действиях: делится сведениями о проектах и шаговых действиях, сопряженных с каждой из его ролей в круге;

• о приоритетах: делится своим мнением о сравнительной приоритетности любых сопряженных проектов или шаговых действий по сравнению с другими мероприятиями;

• о проекциях: делится приблизительной оценкой времени, к которому завершит проект или шаговое действие, учитывая текущую информацию;

• о поставленных целях и метриках: на тактических собраниях отчитывается о метриках по запросу лид-линка и о поставленных целях по запросу других участников круга. Это мы рассмотрим ниже.

Функция обработки

Функция обработки означает, что помимо обязанностей, которые вы выполняете в своей роли, вы также отвечаете за обработку сообщений и запросов от других участников круга, в частности:

• обработку обязательств и проектов: получив запрос на обработку обязательств или проекта, участники круга обязаны перевести его в четкое шаговое действие или прояснить, чего для этого не хватает;