Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Теперь, когда вы знаете, как у вас с незаконченными делами, настало время подробно рассмотреть то, как их завершать. Сейчас многое происходит в интернете, но начать важно с реальности.

33

Разберите вещи

Вещи. Они повсюду. В подставке для ручек не хватает места, в облачном хранилище с файлами – тоже, а если выйти из цифрового мира в реальный, там окажется стопка бумаг высотой с километр. Вещи нужны всем, но, накапливаясь и выходя из-под контроля, они превращаются в хлам, а тот высасывает энергию и делает человека медлительнее. Ниже описан простой способ расчистки физического пространства – по ящику за раз.

Выбирайте для уборки ограниченную зону

Если вы не можете выделить целый день на уборку кабинета, выберите одну зону. Обязательно выделите достаточно времени, чтобы закончить начатое. К примеру, если разобрать нужно целый стол, но есть только полчаса, начните с двух верхних ящиков.

Проведите С-анализ

Двигаясь в логичном порядке (справа налево, сверху вниз, спереди назад), просмотрите все вещи, что лежат перед вами. Подумайте, к какой категории относится каждая из них: «Сор», «Сокровище», «Сохранение и перенос» или «Сомнения». Затем предпримите соответствующие действия.

● Сор. Вещь сломалась, не нужна или не нравится. Она отслужила свое и готова отправиться из кабинета на свалку.

Действие: выбросите хлам прямо сейчас! Если вещь в хорошем состоянии, отложите ее в коробку и передайте на благотворительность.

● Сокровище. Вещь нужна, нравится и (или) полезна. Она находится там, где должна.

Действие: оставьте эту вещь на месте и радуйтесь, что нашли.

● Сохранение и перенос. Вещь, которую хочется сохранить, но лежит она не в том месте.

Действие: переложите вещь в коробку и отнесите куда надо, когда уборка закончится.

● Сомнения. Вещь, которая вызывает противоречивые эмоции. С одной стороны, хочется ее оставить. С другой стороны, вы не знаете, будете ли еще ей пользоваться. Чтобы определиться, спросите себя:

У меня есть другая вещь с той же функцией?

Насколько на самом деле пригодится эта вещь в будущем?

Когда я в последний раз этим пользовался(лась)?

Мне нужно отчитываться за сохранность этой вещи?

Каким будет худший исход, если я избавлюсь от этой вещи?

Действие: выберите, что сделать с этой вещью, прямо сейчас.

Организуйте вещи

На этом этапе уборки вы, вероятно, решите, что пластик – самый волшебный материал из всех, изобретенных человеком. Воспользуйтесь органайзерами для ящика, стола и шкафа, чтобы привести в порядок свои «сокровища».

Теперь сделайте шаг назад, глубоко вдохните и объявите разобранную зону свободной от хлама!

34

Укротите бумажного тигра

Давным-давно в далекой-далекой галактике люди пользовались бумагой, чтобы не забывать о различных встречах, задачах, потенциальных клиентах и других делах. Сегодня календари ведут на телефоне, информация о клиентах хранится на сервере, а списки дел – в облачном хранилище.

Тем не менее достаточно одного взгляда, чтобы заметить: наши дома и офисы утопают в стопках бумаг. Интерес к цифровой организации дел велик, но бумага до сих пор играет большую роль на арене тайм-менеджмента.

Первый шаг в приручении бумажного тигра – регулярно, лист за листом, проверять бумаги на столе. Начните с верхней части стопки. Распределите документы по категориям и решите, что делать с каждым.

Неотложная бумажная работа

Это документы, которые требуют немедленного принятия мер. Например, поставить подпись, прочесть служебное письмо, выполнить срочную задачу. Если вы видите такую бумагу на столе и на действие требуется от двух до пяти минут, сразу же приступайте. Закончив, вы испытаете удовольствие, хотя справились только с одним документом зараз. Если для работы требуется больше времени (от 10 минут), найдите «окошко» в календаре в течение ближайших двух дней. Благодаря этому вы не забудете о бумаге и не пострадаете от последствий невыполнения срочной задачи.

Несрочная бумажная работа

Это те документы, с которыми необходимо что-либо сделать, но не так срочно, как с предыдущими: накладные, счета, запросы, буклеты и т. д. Кроме того, в эту группу входят документы, для работы над которыми требуется больше информации. Чтобы стопка несрочных бумаг не стала напоминать Пизанскую башню, переложите их в лоток или папку с надписью «В работе». Возвращайтесь к ним раз в неделю и перемещайте нужное в стопку «Неотложная бумажная работа».

Справочные материалы

С этими документами ничего делать не нужно, но лучше держать их под рукой для справки. К примеру, может понадобиться быстро найти все чеки за год, когда вы будете подавать налоговую декларацию. Распределите бумаги по категориям, поместите в папки и снабдите пометками.

Временные промежутки

На разбор бумаг можно потратить две минуты, два часа или два дня. Чтобы повысить эффективность, заранее определите, сколько времени у вас есть сейчас.

● Две минуты. Возьмите один документ, с которым можно разобраться сразу, и разберитесь.

● Пять минут. Что-то нельзя успеть за долю секунды, но от завершения задачи вас отделяет всего несколько шагов (например, нужно отправить буклет). В следующий раз, когда у вас будет пять свободных минут (бывает и такое), найдите подобные задачи.

● Час. Если у вас есть несколько крупных задач, которые состоят из нескольких этапов и требуют поиска дополнительной информации, посвятите им побольше времени.

● Целый день. Если вы поддались весенней уборочной лихорадке, а на столе творится полный кошмар, выделите день на уборку – хотя бы и субботу.

35

Разберите картотеку

С рабочим столом вы справились, поэтому пришла пора заглянуть, если можно так выразиться, под лежачий камень: разобраться с системой хранения документов. К сожалению, невозможно великолепно организовать новую систему, не разделавшись со старой.

Возможно, мысль о старых пыльных бумагах наводит на вас тоску. Подумайте о том, что вы можете обнаружить забытые, но важные документы, а все лишнее отправить в мусорную корзину. Начните с ближнего края и продвигайтесь вглубь, бумага за бумагой. Задайте себе следующие вопросы.

Что мне с этим делать?

Если из содержимого документов становится ясно, что нужны какие-то действия, сделайте пометку в списке дел и выделите время в календаре. К примеру, вам попалось письмо от руководителя: он просит изложить идеи по запуску нового продукта. Или встретилась информация о новом потенциальном клиенте. Или вы нашли буклет с описанием предстоящей конференции. Если документ нужно сохранять, пока вы не выполните действие, оставьте его в файле или переложите в лоток для бумаг. Если нет, выкиньте его и занесите задачу в список.