Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Но проблема такой системы в том, что она лишает нас возможности получать энергию в течение всего дня и анализировать в процессе, что удалось сделать. Сразу после того, как вы завершили дело (большое или нет), надо это отметить:

● поставьте галочку рядом с этим пунктом;

● вычеркните его из списка;

● выделите пункт маркером.

Представим, что рабочий день начался несколько часов назад, а вы уже успели выполнить несколько задач из списка. Теперь он может выглядеть так:

Потратив несколько секунд на то, чтобы отметить выполнение задачи, вы заряжаете свои «батарейки» весь день, а не только под его конец. Попробуйте сами: откройте список дел. Там есть задачи, которые вы успели сделать, но еще не отметили? Если да, скорее отмечайте! Ну как ощущения?

Добавляйте задачи, на которые отвлекались

Если вы часто отвлекаетесь на что-то и выполняете незапланированные задачи, добавляйте их в список и вычеркивайте, как только завершили дело. Осознав, что оно сделано, вы превратите его из похитителя времени в источник энергии.

Часть седьмая

Сведите к минимуму незавершенное

Каждый из нас сталкивался и с душевным подъемом после завершения дел, и с унынием, когда осталась куча несделанного. Даже мелкая задача, оставшись невыполненной, истощает силы и перетягивает внимание, а значит – вызывает тревогу, стресс, депрессию, раздражительность, вину, досаду и усталость. Можно начать день в хорошем настроении и полным энергии, но закончить его истощенным – умственно и физически. Виной всему – мелочи, которые остались недоделанными.

День множества мелких завершенных дел

Вы просыпаетесь полностью отдохнувшим и готовым к новым свершениям. Впереди – интересная работа, сейчас много всего происходит, а вы как раз в самом центре событий. По дороге в офис вы попадаете в пробку и размышляете о предложении, которое обещали отправить еще вчера, но так и не отправили.

На работе вы входите в кабинет и видите в углу сломанный принтер. Вы собираетесь отвезти его на переработку уже несколько месяцев, но руки не доходят. Затем вы открываете электронную почту в телефоне и краем глаза замечаете, что на франкировальной машине всё еще мигает желтая лампочка – несколько дней она предупреждает о низком уровне чернил.

Вы возвращаетесь мыслями к столу. На нем – стопка папок, бумаги в которых нужно правильно рассортировать. На месте их удерживает импровизированное пресс-папье – чашка с холодным кофе, которая осталась там с прошлого вечера. Вы включаете компьютер и пытаетесь найти предложение, которое должны были отправить вчера. К сожалению, рабочий стол завален файлами и найти что-то трудно.

В досаде вы открываете электронную почту. В папке «Входящие» – несколько вчерашних писем, на которые необходимо ответить, а за ночь пришло еще несколько срочных. С ними нужно разобраться, но вы чувствуете такую усталость, что решили поскорее отправиться с чашкой к кофемашине. Что случилось с энтузиазмом и энергией, которые переполняли вас всего пару часов назад? Их уничтожила куча незавершенных дел.

Почему же такие, казалось бы, мелочи оказывают столь большое влияние? Представьте, что мозг – компьютер с ограниченным объемом памяти, пусть и очень большим. Чем больше его загружать, тем хуже он обрабатывает новую информацию. Не важно, в какой сфере остались незаконченные дела – в личной жизни или на работе. Все они влияют на качество внимания, которое вы можете уделить текущим задачам.

Упражнение

Чтобы избавиться от лишней информации и освободить место, составьте список всех незавершенных дел и придумайте, как довести их до конца (или хотя бы решите, что вовсе от них откажетесь, тем самым поставив точку). Воспользуйтесь перечнем: он поможет определить основные области, в которых таятся «повисшие» задачи. Обведите наиболее подходящий ответ:

А – всё хорошо,

Б – нужно доработать,

В – нужны серьезные действия.

● Мои полки и ящики в полном порядке, там нет ничего лишнего.

● Дома ничего не нужно ремонтировать.

● Мои финансы под контролем.

● В кабинете полный порядок.

● Файлы на компьютере структурированы, мне легко найти необходимое.

● Телефонные звонки и электронная почта под контролем.

● Я держу все обещания, данные клиентам.

● Я держу все обещания, данные коллегам.

● Я не откладываю нужные разговоры.

Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть вопросы с ответами «Б» и «В». Выберите два пункта, о которых чаще всего думаете, и пообещайте себе что-нибудь предпринять в течение недели. Выделите в календаре время на решение этих вопросов. Продолжайте так делать каждую неделю, пока все ответы «Б» и «В» не превратятся в «А».