Книга Детский клуб. Совершенствуем систему управления - Софья Тимофеева

Таким образом, мы дошли до главного. Анализ расходов позволяет уменьшить издержки и тем самым увеличить прибыль компании. Именно в результате изучения данных всех этих таблиц вы получаете ответ на вопрос «Что нужно сокращать в первую очередь?» Практика показывает, что от разовых и переменных расходов вреда гораздо меньше, чем от постоянных. Следовательно, на них нужно обращать особое внимание.

Из постоянных расходов необходимо выделить самые крупные. Мелочная экономия особой пользы не принесет, но отнимет кучу времени и нервов.

Не так давно педагоги стали жаловаться на цветные карандаши, которые без конца ломаются. Действительно, в этом году мы закупили другие карандаши для занятий. До этого приобретались карандаши либо немецкой фирмы Stabilo, либо австрийской Kores. Обычно летом мы распечатываем список закупок и едем в «Ашан» на школьную ярмарку, где можно по 4–7 рублей за пачку купить отличную цветную бумагу, а также недорого приобрести цветной картон, новые стаканчики-непроливайки для краски и т. д. Выбирая в этом году расходные материалы, мы с администратором клуба обратили внимание на красивые коробки с цветными карандашами одной известной фирмы. Попробовали грифель. Очень мягкий – отлично! А цена какая! Не сравнить со стабиловской или коресовской! Мы дружно выгрузили коробки с дорогими карандашами из тележки и загрузили в нее новые красивые упаковками, радуясь, что сэкономили.

Работать с карандашом мы начинаем уже с годовалыми детьми. Детская ручка еще очень слабая, о нажиме и речи не идет, поэтому обычные или восковые карандаши должны быть высококачественными, чтобы ребенок мог без особых усилий проводить насыщенные и яркие линии на листе бумаге. Эргономичная треугольная форма, небольшой размер и более толстый стержень идеально подходят для ручки малыша 1–3 лет. Длинным шестигранным карандашом пользуются дети от четырех лет. В карандаше важны не только форма и длина, но и цвет. Красный цвет должен быть именно красным, а не бледно-розовым, а синий – синим, а не голубым или серым. Хорошие цвета дают только качественные красители.

Купленные карандаши соответствовали всем перечисленным требованиям. Грифель был ярким, мягким, с восковым блеском и оставлял отличный след. Однако, кроме того, карандаши должны быть неломкими и иметь высокое качество заточки. При падении карандаша на пол (а это в клубе бывает очень часто) грифель повреждается внутри карандаша, и затачивать такой инструмент потом очень трудно – стержень постоянно ломается. Так от длинного карандаша в процессе всего одной заточки в руке может остаться коротенький карандашик. Оказывается, в качественных карандашах, чтобы этого не происходило, грифель проклеивается по всей длине корпуса, поэтому при ударе он не крошится и не ломается. Именно такая технология изготовления карандашей делает заточку быстрой и эффективной.

Казалось бы, карандаши – это мелочь. Их заточка является обязанностью не моей, а педагогов. Но мне очень жаль времени и денег. Преподаватели впустую тратят свое драгоценное время, без конца затачивая карандаши. А ведь бывает, что на занятии нужно сразу шесть красных карандашей… Кроме того, и деньги израсходованы напрасно – обычно того количества коробок карандашей, которые мы закупили, хватало клубу на год, но в этом году карандаши закончились через три месяца. Не зря ведь говорят: «Скупой платит дважды».

Именно поэтому, задумываясь о сокращении затрат, нужно прежде всего обращать внимание на крупные издержки. Например, вы выкладываете круглую сумму, оплачивая услуги администратора группы «ВКонтакте», а ведь эту работу несложно сделать самой или поручить ее 15-летней дочери. Здесь нужно лишь поразмыслить и начать действовать!

Проанализируйте цены поставщиков, с которыми вы постоянно имеете дело. Вполне возможно, эти цифры удастся снизить. Например, вы закупаете бахилы в ближайшей аптеке или супермаркете «Метро», а ведь их можно приобретать в Интернете по совсем другой цене!

Обязательно надо анализировать данные по месяцам. Изучение данных в динамике позволит вам увидеть сезонные колебания расходов в детском клубе, а значит, не только подготовиться к ним, но и снизить. Кстати, все таблицы для анализа данных размещены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

Осуществив все перечисленное, вы повысите эффективность деятельности детского клуба. Вы увидите, что от многих расходов можно безболезненно отказаться. Цифры вас впечатлят. Планируя постоянные расходы, нужно просчитывать сумму не только на месяц, но и на год, постоянно анализируя, оптимально ли вы ее тратите. Богат не тот, кто много зарабатывает, а тот, кто разумно тратит.

Таким образом, благодаря контролю расходов можно оптимизировать управление детским клубом, выстраивая качественные бизнес-процессы и непрерывно их совершенствуя.

организация контроля деятельности сотрудников

Хороший руководитель понимает, что сотрудники – это тот ресурс, с помощью которого обычный детский клуб может стать уникальным. Хорошо бы, конечно, чтобы в клуб приходили настоящие профессионалы, увлеченные своим делом. Но, к сожалению, чудес на свете не бывает, чаще всего приходится самому выращивать достойного работника, тратя на это массу времени.

Но речь сейчас пойдет не о мотивации к плодотворной деятельности и не об обучении «сырого» педагога, а о контроле руководителя детского клуба за работой персонала.

Давайте представим следующую картину. Вы – руководитель детского клуба, и неважно, находитесь вы в клубе с утра до вечера или заглядываете в него раз в неделю. При вашем появлении жизнь центра кипит: дети приходят, педагоги выводят малышей после занятия и мило улыбаются, администраторы порхают по клубу… Все вроде бы в порядке. Вы видите, что на занятия приходят новенькие, но увеличения дохода нет. Абонементы оплачиваются, однако общая картина прибыли не меняется. Вы спрашиваете администратора о каждом клиенте, который не купил абонемент после пробного занятия ребенка. Ответ логичен и понятен: клиенты довольны, но оплату совершат в следующий раз.

В таких ситуациях руководитель похож на мельницу, работающую вхолостую, – колесо вертится, а муки нет. То есть руководитель проявляет активность, обеспокоен жизнью клуба, но это не дает результатов.

Написание кандидатской диссертации помогло мне осознать важность цифр. Весьма наглядное представление о том или ином вопросе дают цифры, занесенные в таблицы. Давайте посмотрим, какие данные мы можем получить, контролируя деятельность сотрудников. О контроле работы администратора более подробно рассказывается в книге «Прибыльный детский клуб», а сейчас нас интересуют педагоги. Итак, клуб дает качественную рекламу, сайт безупречен, на нем есть вся информация, интересующая клиентов (расписание, цены, описание занятий, сведения о педагогах и т. д.). Администраторы работают хорошо, вы это проверили. Но текучесть клиентов в клубе есть. В чем дело? В педагогах. Именно их деятельность вы и должны контролировать. В результате простого посещения занятий полной картины у вас не будет. Как я уже говорила – только цифры. Как мы будем их получать? Это несложно.

Например, для контроля деятельности педагога Ивановой А. А. заведем отдельный файл в формате Excel. Разбейте верхнюю часть шапки таблицы на дни месяца – 1 сентября, 2 сентября, 3 сентября и т. д. Каждый получившийся столбец разделите на три части – «Записался», «Пришел», «Оплатил». В строки вы будете заносить показатели по курсам, которые ведет этот преподаватель (табл. 4.1).