Книга Детский клуб. Совершенствуем систему управления - Софья Тимофеева

Именно расходы являются важнейшим моментом управленческого учета, поскольку зачастую их уменьшение существенно увеличивает прибыль детского клуба.

Со временем у клуба появляются свободные средства. Это еще не прибыль, но такие свободные средства легко за нее принять. Руководитель сразу начинает тратить появившиеся деньги на то, что считает чрезвычайно необходимым для дальнейшего успешного развития клуба. Чаще всего это расходы на рекламу – деньги направляются на рекламные щиты, промоутеров, массу новых листовок, рекламу на радио и телевидении. О трате денег на рекламу мы поговорим в одном из следующих разделов, поскольку реклама – существенная часть расходов детского клуба и к этому вопросу нужно подходить очень серьезно и продуманно.

Независимо от количества поступивших средств, каждая статья расходов должна быть оправданна с экономической точки зрения и все издержки детского клуба необходимо контролировать. Однако нельзя качественно проанализировать издержки организации, занимаясь этим вопросом время от времени. Программу четкого контроля нужно выполнять постоянно, ведь только тогда вы получите представление о своих расходах, рентабельности клуба, отлаженности бизнес-процессов и будете уверены в наличии прибыли, а не просто свободных средств.

Кроме того, практика показывает, что именно постоянный контроль расходов позволяет детскому клубу стать подвижным и «живым», поскольку накатанная схема работы убивает бизнес.

Как правильно контролировать расходы детского клуба? С чего начать? Не стоит откладывать дело в долгий ящик и ждать того момента, когда появится удобная электронная программа для анализа деятельности клуба.

Я общаюсь со многими людьми, которые имеют средний и большой бизнес, рассредоточенный по всей стране. Меня, например, всегда интересовал вопрос контроля денежных средств на таком большом расстоянии, и я была безмерно удивлена тому, что зачастую и крупные бизнесмены для анализа поступивших из филиалов данных пользуются обычными таблицами в формате Excel. Мне почему-то казалось, что у предпринимателей такого масштаба обязательно должны быть сложные и самые современные программы для обработки информации. «Ничего нет надежнее этих таблиц, а графики, если надо, и сама нарисуешь!» – был ответ одной моей знакомой бизнес-вумен, вдаделицы компании с филиалами не только по всей России, но и в ближнем зарубежье. Я поверила этой даме и уже много лет не жалею о том, что у меня отсутствует пресловутая компьютерная программа для анализа данных детского клуба.

Итак, в первую очередь надо составить список расходов клуба. Вспоминаем абсолютно все: аренду помещения, ежемесячные расходы на зарплату, закупку клея и чая, офисной и туалетной бумаги, оплату коммунальных услуг и света, телефона и т. д. В данный список следует вносить как постоянные, так и переменные расходы. Детский клуб – это малый бизнес, и по определению больших расходов у него быть не должно. Тем не менее специфика бизнеса такова, что издержек много, и ваш перечень будет довольно обширным.

На следующем этапе вы должны распределить все расходы на три группы: постоянные, переменные и разовые траты. Разовые издержки – это покупка мебели и пособий, установка кассового аппарата, замена входной двери и т. п. К постоянным относятся аренда помещения, коммунальные платежи, закупка канцтоваров, обслуживание пожарно-охранной сигнализации, оплата питьевой воды для кулеров и др. В группу периодических расходов включают, в частности, закупку подарков к Новому году, обновление антивирусных программ на компьютерах, замену МФУ. Создайте на рабочем компьютере три папки: «Постоянные расходы», «Переменные расходы» и «Разовые расходы». Именно в них вы будете сохранять данные о расходах клуба.

С папкой «Разовые расходы» все понятно – в нее вы включаете действительно редкие траты. Сломался доводчик на двери, вы вызвали работника ТСЖ и оплатили его работу – занесите информацию в данную папку, а точнее, в соответствующий файл. Папку «Разовые расходы» лучше разбить на папки и файлы по годам и месяцам. Например: папка «2013/2014» будет содержать файлы «Сентябрь», «Октябрь», «Ноябрь» и т. д. Анализировать информацию о расходах детского клуба следует именно таким образом. Ведь нас интересуют данные не за календарный год, а за учебный, то есть с сентября по август. Отслеживая расходы в таком ракурсе, вы сможете увидеть динамику от года к году.

Когда вы приглашаете электрика для замены перегорающих ламп – речь идет о периодических расходах. Здесь тоже неясностей не возникает – эту папку вы будете изучать для определения возможности снижения издержек (например, ваш муж может поменять лампы вечером, так зачем платить кому-то за это?). Данная папка будет построена по аналогии с папкой «Разовые расходы».

Сложнее систематизировать постоянные расходы. Я работаю со следующими папками: «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера», «Расходы педагогов», «Расходы уборщицы», «Магазин», «Ключевые расходы клуба» и «Сводная». В эти папки входят файлы с данными по месяцам.

Как мы классифицируем информацию? Если расходниками пользуется администратор – выдает, развешивает, тратит, – это папка «Расходы администратора». Например, бумага для принтера, чай, ручки, пакеты для мусора, стаканчики, вода и т. д. Если что-то требуется для работы уборщицы (тряпки, дезинфицирующие средства и т. п.) – открываем папку «Расходы уборщицы». В папку «Расходы педагогов» сохраняем файлы с издержками на клей, карандаши, пластилин, краски, альбомы, картон и др. Так же поступаем и с папкой «Расходы бухгалтера».

Для чего нужна папка «Магазин»? Если у вас в клубе есть мини-магазин или хотя бы небольшая витрина, то у вас будут и определенные расходы. Вы ведь закупаете для продажи карандаши, ножницы, пластилин? Неважно, что потом вы получите доход от реализации данных товаров. Сначала это расходы. Значит, все закупаемое для магазина нужно заносить в эту папку. У нас структура такой папки позволяет видеть и расходы, и доход от продажи товаров, и прибыль.

В папку «Ключевые расходы клуба» войдут издержки на аренду, зарплату, налоги, Интернет, коммунальные услуги и т. д.

Понятно, что в сводной таблице будет не так много пунктов. Я делаю ее небольшой, формируя из данных, содержащихся в предыдущих папках. Благодаря цифрам из строк «Расходы педагогов», «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера» и т. д. я получаю представление о ежемесячной динамике тех или иных расходов в моем клубе. Приведу пример. Именно общая таблица показала мне, что у нас сильно возросли расходы педагогов. Количество клиентов увеличилось, но незначительно. Если бы клиентов стало намного больше, то я бы соотнесла это с увеличившимися тратами на пластилин, влажные салфетки, картон и т. д. Но наша ситуация означала неэкономное использование расходных материалов. Каких именно? Чтобы это выяснить, нужно было тщательно проанализировать папку «Расходы педагогов». Именно такой подход позволил мне обнаружить расточительный расход влажных салфеток, пластилина и др. Я посмотрела видеозапись занятий. И правда, салфетки уходят очень быстро. Пришлось провести собрание педагогов, на котором я научила сотрудников пользоваться салфетками экономно, а пластилин мы стали иногда заменять соленым тестом. Расходы сократились.