Книга Госслужба на 100 %. Как все устроено - Ольга Стрелкова

Напишите нам на [e-mail] и получите бесплатно комплект электронных материалов, полезных для настройки личного контроля поручений и гибкой системы личного планирования. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос материалов»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.

Отчет Минэкономразвития об исполнении одной из дорожных карт. С такими объемными документами многим чиновникам приходится работать ежедневно.

Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.

Планирование в условиях изменений

У госслужащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график. При этом в госорганах в среднем меньше, чем в бизнесе, распространена хорошая практика сверяться с календарями подчиненных, прежде чем приглашать их на какое-либо совещание, особенно выездное.

Поэтому один из ключевых факторов выживания для госслужащего – гибкое планирование. Оно предполагает значительные – не менее 30–40 процентов рабочего времени – резервы на непредвиденное в плане рабочего дня. Полезно также проактивно относиться к внешним событиям – уточнять, состоятся ли запланированные совещания именно в то время и в том составе участников, как предполагалось. Ведь секретари высоких руководителей далеко не всегда успевают предупредить всех участников совещания об изменениях.

«Большинство командующих проигрывают битву, еще не выходя на поле боя, – объяснял Гай Марий юному Цезарю. – Конечно же, ты должен наметить план того, что намерен сделать, на куске пергамента ночью накануне сражения в своем командном шатре, но не рассматривай этот план как жесткое руководство к действиям.

Всегда помни: что бы ты ни планировал и как бы ни был сложен твой план, будь готов изменить его в одно мгновение ока! И вот еще одно жемчужное зерно мудрости, мальчик. Составляй план как можно проще. Простые планы работают всегда лучше, чем тактические монстры, потому что ты, полководец, не можешь осуществить свой план, не воспользовавшись цепочкой команд. И эта цепочка команд становится тем слабее, чем ниже и дальше от командира она тянется»[10].

Естественно, эффективное планирование дня невозможно без наличия четких целей на долгосрочные и среднесрочные периоды – год, месяц, неделю… Как выстроить систему долгосрочных целей и направить повседневные планы на достижение этих целей, описано в главах «Целеполагание» и «Планирование» в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[11].

Юрий Афанасьевич Чайка, министр правительства Хабаровского края:

«На год я планирую и в состоянии вести пять-шесть масштабных приоритетных задач одновременно. Новые “вводные” стараюсь прогонять через призму этих задач. Периодически необходимо встряхиваться и возвращаться к запланированному, проходит своеобразная корректировка».

Бумажные ежедневники

Несмотря на распространенность различных программных продуктов для управления задачами, бумажный ежедневник по-прежнему является эффективным и надежным инструментом, который многие госслужащие используют для повседневного планирования.

Ежедневники, в отличие от программных продуктов, хороши эмоциональностью, материальностью, «кинестетичностью», недостижимыми в электронном виде. Некоторые руководители просматривают вечером или утром электронный планировщик и формируют из него «бумажный» план на день в ежедневнике. Другие распечатывают дневное расписание из электронного планировщика и делают на нем пометки в течение рабочего дня, вечером актуализируя электронную информацию.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«У меня есть таблица Excel, в которой перечислены все долгосрочные задачи, а временные отрезки – по полмесяца до конца года. За каждой закреплен конкретный человек. Для каждого сегмента я пишу, что планируется сделать, а также красным цветом – важный этап, например внесение проекта законодательного акта в Правительство России.

Регулярно – раз в неделю, иногда реже по отдельным проектам – я сверяю с исполнителями соблюдение сроков. Если понимаю, что отставание вызвано необъективными причинами, то принимаю меры для того, чтобы догнать сроки. Благодаря этому долгосрочные задачи реализуются не в последние месяц или, упаси боже, неделю, а постепенно и согласно графику.

Для краткосрочных задач, со сроком от одного дня до недели, я использую ежедневник. Получил задачу – сразу назначил исполнителя либо выполнил задачу сам».

Электронные планировщики

Существуют тысячи программных продуктов для планирования времени и управления задачами. В большинстве государственных органов для корпоративного тайм-менеджмента используются два основных решения: Microsoft Outlook либо IBM Lotus Notes. В них есть все необходимое для эффективного личного и командного тайм-менеджмента: календари, в том числе возможность видеть календари коллег, подчиненных; задачи, которые можно группировать по тематическим категориям, срокам, исполнителям; контакты.

В последнее время в связи с актуальностью вопроса импортозамещения некоторые госорганы переходят на отечественные программные продукты, которые решают задачи корпоративного тайм-менеджмента. Как весьма работоспособную и при этом экономичную с точки зрения бюджетных затрат платформу, внедренную в ряде госорганов, упомянем «Битрикс», сертифицированную компетентными российскими силовыми структурами на соответствие требованиям информационной безопасности.

Стоит отметить, что у «Битрикс» есть облачная реализация, «Битрикс24», имеющая в том числе бесплатный тарифный план для небольших команд. Некоторые руководители среднего звена в госорганах заводят себе и своим подчиненным такие облака для легкого и быстрого управления проектами и задачами. Это решение также удобно для различных рабочих групп, комитетов и т. п., куда входят сотрудники разных ведомств. Разумеется, в таких облачных решениях не стоит обмениваться конфиденциальной информацией.

Внедряя корпоративный стандарт тайм-менеджмента в администрации одного из российских регионов, мы обнаружили парадоксальную ситуацию. Политика информационной безопасности была настолько жесткой, а применяемые ИТ-инструменты настолько негибкими и неудобными, что заместители губернатора вели свои календари и обменивались документами, в том числе конфиденциальными, в Gmail, на радость всем разведкам мира. Хотя при должной квалификации ИТ-службы стандартные корпоративные Outlook или Lotus могут прекрасно сочетать удобство удаленной работы с требованиями информационной безопасности. Кстати, в Государственной думе обсуждалась инициатива – запретить госслужащим пользоваться заграничными облачными сервисами, но законом она не стала.