Книга Как провести собрание - Дидье Нуайе
- Жанр: Книги / Домашняя
- Автор: Дидье Нуайе
(18+) Внимание! Аудиокнига может содержать контент только для совершеннолетних. Для несовершеннолетних просмотр данного контента СТРОГО ЗАПРЕЩЕН! Если в книге присутствует наличие пропаганды ЛГБТ и другого, запрещенного контента - просьба написать на почту для удаления материала.
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
* * *
Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…
На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.
Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.
Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.
Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:
• проинформировать людей, получить от них информацию;
• обменяться мнениями, обсудить вопрос;
• подготовить предстоящие мероприятия;
• найти выход из ситуации;
• принять или утвердить решение;
• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.
В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.
1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.
2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.
3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.
4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.
5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.
6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.
1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.
2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.
3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.
4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.
5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.
6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».
Каким должно быть объявление о собрании?
• Своевременным.
• Интересно сформулированным.
• Побуждающим к размышлению.
Объявление
Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.
Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.
Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.
Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.
С их помощью вы сможете:
• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;
• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;
• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;
• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;
• открыть общее обсуждение на электронном форуме.
Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.
Для экономии времени и средств введите в практику:
• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);
• телеконференции;
• общие обсуждения на электронном форуме.
Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.
Простой и действенный способ – сочетать две формы работы:
1) собрание по телефону;
2) электронный форум с передачей и немедленной правкой материалов.
1. В списке участников нет никого лишнего?
