Книга Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Если вы проживаете в США, то когда платите налоги? У вас могут быть благие намерения сдать декларацию заранее – 15 февраля. Это важное дело, но не срочное – прекрасный пример деятельности из квадрата 2. Статистика, однако, показывает, что почти половина налогоплательщиков (41 %) дотягивает до четырех недель перед последним сроком подачи деклараций, а 27 % ждут, пока до последнего срока подачи деклараций не останется две недели. Немало таких, кто фактически ждет до последнего дня, а потом стоит в очереди в почтовом отделении до полуночи 14 апреля!

Если вы откладываете дела, то берете нормальную задачу из квадрата 2 и превращаете ее в полномасштабную критическую ситуацию из квадрата 1. Вы собственными руками раздуваете квадрат 1 больше необходимого, создаете ненужные стрессы и лишаете себя спокойного сна.

Задумайтесь над этим. Откладываете ли вы важные вещи до последнего? Это сознательный выбор или неосознанное избегание дел? Как это влияет на качество ваших результатов? Настраиваясь на действие, пока дело еще находится в квадрате 2, и вы повысите качество результатов и сократите масштабы крайне трудных задач из квадрата 1.

• Мы становимся добровольными помощниками. Иногда в стремлении помогать другим мы формируем у людей зависимость от поддержки и заставляем их каждый раз просить сделать за них то, что они должны делать сами. Такое поведение приводит нас прямиком в квадрат 3.

Представим, что в офисе новые корпоративные стандарты выкладываются на общий сетевой диск. Допустим, они нужны Бобу, но он не знает, где их взять. Ему известно, что Стив хорошо ориентируется в сети, поэтому он идет к нему и спрашивает, как найти стандарты. «Они лежат на общем диске, – отвечает Стив и, поскольку не хочет заморачиваться, добавляет: – Я отправлю тебе ссылку по электронной почте». «Отлично», – говорит Боб и возвращается на свое место. По дороге его останавливает Джанет и спрашивает, знает ли он, как найти новые стандарты. Боб отвечает Джанет: «Конечно! Они где-то на общем диске, но проще спросить у Стива. Он пришлет тебе путь к файлу по электронке». Очень скоро Стив становится авторитетом, к которому все обращаются, если надо найти что-нибудь на общем диске.

Теперь представим, что Стиву эта ситуация нравится. Она позволяет чувствовать собственную полезность и значимость (приводит к выбросу дофамина!). Но в итоге значительная часть его времени начинает уходить на то, что другие должны делать сами. Но главное – это то, что данное занятие отнимает время, предназначенное для эффективного выполнения его собственной работы.

Мы не хотим сказать, что помогать другим или быть активным членом команды – плохо, но, выполняя что-то за других, вы порождаете в людях слабость и зависимость. Лучше, если бы Стив сказал: «Они на общем диске, в папке под названием "Внутренние нормативные документы"». И все. При возникновении у Боба проблем с поиском Стив может сказать: «Давай я покажу тебе, как их найти, чтобы ты мог это запросто сделать в следующий раз». Это позволит Стиву не брать на себя лишних забот и не попасть в квадрат 3.

Задумайтесь над этим. Случалось ли вам помогать другим, когда этого не следовало делать? Почему вы так поступали? Можно ли профессионально и тактично помогать другим научиться самим удовлетворять собственные потребности? Пока вы помогаете им, какие дела из квадрата 2 начинают перемещаться в квадрат 1?

• Мы боимся сказать «нет». Иногда мы оказываемся в квадрате 3 или 1 потому, что нам трудно отказать другим, даже если это было бы правильно. Возможно, это происходит из-за боязни показаться слабым или некомпетентным или из-за желания угодить кому-то. Причиной может быть боязнь изоляции, желание избежать конфликта или простая нехватка ментальной энергии для последующих объяснений. Какой бы ни была причина, эти чувства и эмоции возникают в реактивном мозге.

Наверняка вам встречались люди, которые так сильно хотели поладить с другими или избежать конфликта, что соглашались почти на все. Это касалось и множества мелких отвлекающих факторов, которые наполняли их жизнь, и крупных проектов, в которые не следовало влезать. Те, кто слишком стремится потрафить кому-то или избежать конфликта, могут переоценивать свои способности. По иронии судьбы это нередко ведет к еще большему разочарованию или конфликту.

Еще хуже, когда эти люди работают на руководящих должностях. Они могут бросать целые коллективы на реализацию непродуманных проектов из квадрата 3, которые отнимают время, но мало что дают в плане значимых результатов.

Отказывать без риска увольнения и попадания в чей-нибудь черный список намного легче, если сначала навести порядок в собственном доме. Держите календарь на виду или под рукой, чтобы использовать его в качестве навигатора в течение дня при принятии решений о том, чему посвятить свое время и энергию. Тогда, если вам придется отказывать кому-либо, попробуйте сказать следующее:

– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.

– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.

– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?

– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?

– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.

Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.

Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!

Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?

Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.