Книга Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения - Сергей Гредников

– на уровне «Улучшение» список вариантов подчинения зависит от основных направлений оптимизации и улучшения бизнес процессов, выбранных руководством предприятия, но в большинстве случаев: финансовый директор, директор по развитию;

– на уровне сложности задач «Расширение», с учетом значимости задач для бизнеса и влияния их результатов на бизнес цели: директор по развитию, директор по операционной деятельности, генеральный директор/ директор предприятия;

– при решении ИТ-подразделением задач самой повышенной сложности «Создание» единственный ответ о подчиненности – генеральный директор/ директор предприятия.

В целях более продуктивного функционирования ИТ – подразделения, при условии, что уровень сложности решения задач не ниже «Расширение», а также повышения уровня вовлеченности в процессы автоматизации предприятия необходим орган управления, в котором участвуют все руководители по направлениям. Основная цель создания такого органа – это информационное обеспечение процесса разработки и внедрения информационных технологий предприятия, контроля и координации действий специалистов подразделений предприятия для достижения результатов обозначенных в Стратегии ИТ, а также корректировка текущих планов повышения уровня автоматизации предприятия. Название такого органа руководитель предприятия может выбрать любое, например: Совет по информационным технологиям, Комитет по информационным технологиям или Координационный комитет по информационным технологиям и т. п., при этом основные задачи этого органа останутся неизменными.

Далее, для удобства изложения материала, остановимся на названии такого органа управления как – Комитет по ИТ.

Возглавляет Комитет ИТ Председатель Комитета ИТ – Генеральный Директор/ директор предприятия. Членами Комитета ИТ могут являться генеральный директор, директор по экономике, директор по финансам, директор по персоналу, директор по общим вопросам, главный бухгалтер, директор по производству, главный инженер, руководитель подразделения ИТ. Количественный и персональный состав Комитета ИТ, утверждается приказом генерального директора по предприятию. На собрание Комитета ИТ могут быль приглашены любые другие руководители подразделений или сотрудники для решения или для взвешенного всестороннего обсуждения конкретного вопроса по автоматизации того или иного бизнес-процесса. Собрания Комитета ИТ созываются по мере необходимости и/или по инициативе любого из его членов, но не реже одного раза в квартал.

Основными задачами Комитета по ИТ могут являться:

– Координация работ по проектам разработки и внедрения информационных технологий предприятия для успешного выполнения поставленных задач автоматизации в установленные сроки

– Разработка концепции и планов внедрения информационных технологий, не противоречащих Стратегии ИТ и их утверждение на Комитете.

– Внесение изменений под влиянием внешних или внутренних факторов на бизнес в целом в Стратегию по ИТ.

– Формирование и утверждение перспективных и текущих планов работ по разработке и внедрению информационных технологий.

– Осуществление контроля выполнения текущего плана работ по разработке и внедрению информационных технологий предприятия.

– Обеспечение необходимыми ресурсами для реализации проектов в области информационных технологий, составление и утверждение плана их обеспечения.

– Вынесение решений по качеству предоставляемых ИТ-услуг по всем направлениям деятельности ИТ подразделения предприятия.

– Разработка и организация необходимых мероприятий по обучению и проведению консультаций персонала по используемым ИТ-сервисам на предприятии.

– Координация действий служб в ходе процесса работ по проектам в области информационных технологий, решение спорных вопросов, возникших в результате работ по их реализации.

– Организация правильной технической эксплуатации и бесперебойной работы комплекса технических и программных средств – элементов функционирующих ИТ-сервисов предприятия. Обеспечение своевременной установки дополнительного оборудования и системного и прикладного программного обеспечения при расширении функционала и возможностей ИТ-сервисов.

– При необходимости, организация проведения предварительных испытаний работы новых разработанных или приобретенных ИТ-сервисов предприятия в рамках повышения уровня автоматизации конкретных бизнес-процессов или других целей.

Таким образом Комитет по ИТ является тем коллегиальным органом, который однозначно оценивает эффективность ИТ подразделения и ИТ-процессов предприятия по всем направлениям хозяйственной деятельности или направлений применения информационных технологий.

Определившись со структурой ИТ-подразделения, его подчинением и создав орган по управлению ИТ необходимо, с такой же тщательностью, подойти к вопросу организации планирования работ ИТ-подразделения.

Переходя к следующему разделу необходимо помнить и понимать, что «плох тот план, который нельзя изменить».

4.2. Планирование и организация работы

В самом начале раздела предлагаю разделить понимания текущего планирования деятельности ИТ-подразделения, направленного на выполнение Заявок пользователей поддерживающего требуемый уровень качества ИТ-сервисов и планирования, обеспечивающего выполнение задач, определенных основным документом по информационным технологиям – Стратегией ИТ. Далее рассмотрим оба направления планирования деятельности ИТ-подразделения.

4.2.1. Стратегические инициативы в области автоматизации

Когда Стратегия переводится на уровень действий и инициативы по достижению заданных значений показателей эффективности образуют план мероприятий, а стоимость тех или иных мероприятий отображается в бюджете компании, создается ситуация, когда бюджет отображает действия предприятия по достижению стратегических целей в краткосрочном периоде. В том числе и в области затрат, гарантируя тем самым целевое расходование ресурсов предприятия.

Стратегические инициативы – это не что иное, как способ достижения намеченного результата по поставленным задачам. Между текущим состоянием и тем положением, которое предприятие стремится достичь, существует разрыв, который заполняется стратегическими инициативами (проектами), обеспечивающими проведение изменений, ведущих предприятие к намеченной цели.

Стратегические инициативы разрабатываются для осуществления необходимых изменений на наиболее проблемных участках функционирования предприятия, где показатели невозможно существенно улучшить в рамках управления текущей деятельностью. Стратегические инициативы формируются следующим образом:

– выявление «узких мест» в цепочке стратегических задач;

– разработка стратегических инициатив;

– определение приоритетов и отбор стратегических инициатив;

– организация и контроль выполнения стратегических инициатив.

В общем виде модель управления стратегическими инициативами представлена в таблице 4.