Книга Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Согласуйте с работником график контроля за его работой
Обсудите, когда и как будет осуществляться наблюдение за выполнением работы, для того чтобы:
• исполнитель видел, что доверенная ему работа и ее своевременное выполнение важны;
• поддержать у исполнителя осознание нужности его работы и уверенность, что вы заинтересованы в ее своевременном выполнении;
• принять меры для устранения любых затруднений, как только они возникнут;
• ободрять положительной оценкой выполняемой работы.
При составлении графика контроля:
• выясните, когда работник планирует начать выполнение различных этапов порученной работы;
• согласуйте его с предполагаемыми сроками завершения этих этапов.
Контроль за индивидуальным выполнением работ
Проводите контроль в соответствии с установленным графиком. Неукоснительное соблюдение вами своих обязанностей станет для работника примером отношения к работе.
Для этого кроме непосредственных посещений можно использовать телефон, электронную почту и другие средства коммуникации.
В процессе проверок интересуйтесь, есть ли у исполнителя вопросы и не нужна ли ваша помощь.
Поощряйте хорошую работу
Если порученная работа выполнена вовремя:
• сообщите исполнителю, какое значение она имеет для вас, и поблагодарите за приложенные усилия;
• поставьте в известность других, включая остальных участников проекта, коллег и начальника исполнителя, об успешном выполнении принятых обязательств.
Действуйте решительно
Помните, взятые перед вами обязательства дают вам своего рода полномочия требовать их выполнения.
Десять шагов по возвращению проекта "в колею"
В этой главе…
• Выясняем, что не так
• Пересматриваем план
• Перераспределяем обязанности и перенацеливаем коллектив
Возможно, вам приходилось подключаться к проекту, который терпит крах, или чувствовать, как собственный проект сбивается с курса. Чтобы вернуть его "в колею", рассмотрите оставшуюся часть как самостоятельный проект, для которого следует разработать свой план, сообщить о нем в организации и затем неукоснительно воплощать в жизнь.
Почему ваш проект сбился с курса
Прежде всего, нужно разобраться в проблеме. Точно определите признаки неправильного развития проекта, например:
• сорван график работ;
• перерасходованы ресурсы;
• не выполняются поставленные задачи.
Выясните причины, например:
• ключевые работники покинули коллектив или присоединились новые;
• основные распорядители потеряли интерес к вашему проекту или вместо них появились другие, которые только входят в курс дела;
• изменились экономические условия,
• появились новые — техника, технологии, методы;
• изменились приоритеты организации.
Проанализируйте список основных распорядителей
Выясните, кто из них все так же заинтересован в вашем проекте и кого из новых можно причислить к таковым. Постарайтесь убедиться в этом и добиться поддержки вашего проекта.
Уточните задачи проекта
Вместе с распорядителями пересмотрите поставленные задачи. При необходимости внесите изменения. Убедитесь, что задачи выполнимы и соответствуют потребностям проекта. Добейтесь их утверждения.
Пересмотрите оставшиеся работы
Исходя из переопределенных общих задач, пересмотрите с каждым участником его персональные задачи. При необходимости внесите изменения с учетом того, как изменятся продолжительность и взаимозависимость работ, потребность в ресурсах.
Сделайте переназначения
Доведите до участников их роли и обязанности на оставшуюся часть проекта. Выявите и разрешите возникшие ранее конфликты. Исключите все неоднозначности, имевшиеся в прежнем плане.
Настройте всех участников на успех.
Разработайте жизнеспособный график работ
При необходимости внесите изменения в исходный график. Но незавершенные работы должны быть выполнены в соответствии с ранее запланированными сроками. Установите в новом расписании значимые вехи, по которым будете ориентироваться при отслеживании хода работ.
Проведите необходимые персональные назначения
Укажите, кто еще может понадобиться, на какой период и когда. При необходимости подберите новых участников проекта. Убедитесь, что все понимают, что от них требуется, и готовы это выполнить.
Разработайте план управления рисками
Поскольку у вас изменился состав участников, список и график работ, это должно отразиться и на рисках проекта. Выявите и проанализируйте их, а затем составьте план управления этими рисками, направленный на:
• снижение вероятности событий риска;
• принятие мер по ликвидации возможных последствий.
По ходу проекта план управления рисками следует постоянно пересматривать.
Отметьте „прохождение через экватор" вашего проекта
Такое мероприятие внесет оживление в коллектив и восстановит интерес к проекту в организации. Тут не так важно объявить об ожидаемых результатах к такому-то сроку, как укрепить уверенность людей в жизнеспособности вашего плана, верности взятым обязательствам и достижимости успеха.
Плотно отслеживайте и контролируйте выполнение оставшейся части проекта
Чтобы ваш проект снова не сбился с курса:
• регулярно контролируйте ход работ и сравнивайте достижения с запланированными показателями;
• докладывайте ключевым лицам аудитории о ходе работ;
• немедленно реагируйте на любые возникшие затруднения.
Десять советов, как стать лучшим менеджером
В этой главе…
• Ободряем других
• Общаемся эффективно
• Занимаем активную позицию
Чтобы успешно руководить, нужно знать не только что делать, но и как. От вашего поведения и отношения к людям зависит, как они будут воспринимать вас. Из этой главы вы узнаете, как завоевать доверие и поддержку людей.
Будьте человеком „Почему?"
Вникайте в суть вопросов и событий. Глубокое понимание дает возможность действовать адекватно, что вызывает к вам доверие и повышает мотивацию участников. Разобрались сами — поделитесь с другими.
