Книга Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни

ПО для управления проектами обладает такими достоинствами.

• Связанность функций. Если вы вводите данные по одному параметру, это тут же учитывается в графике работ, бюджете и при подготовке отчетов.

• Оно, как правило, комплектуется множеством типовых шаблонов отчетов.

Внедрение такого ПО может вызвать следующие организационные проблемы.

• На его приобретение и внедрение требуются затраты времени и средств.

• Обычно также требуется подготовка пользователей.

Какие задачи можно автоматизировать

Какое бы ПО вы ни выбрали, успех зависит от эффективности планирования и управления процессом выполнения проекта. Работать над проектом будете вы, а компьютер может только помочь. Табл. 16.1 содержит список различных задач, которые можно решать с помощью компьютера.

Таблица 16.1. Применение ПО в управлении проектами

Задачи Типы применяемого ПО Действия руководителя проекта Ведение документации проекта Текстовый редактор; ПО для управления проектами Обеспечить объективное измеримое представление целей и задач проекта. Обеспечить их утверждение основными лицами аудитории. Составить список аудитории проекта Текстовый редактор; ПО для управления проектами Определить аудиторию Создать список обязанностей в наглядном виде Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами Ознакомить участников проекта и получить согласие каждого Разработать варианты возможных графиков работ ПО для управления проектами Убедиться, что: все работы учтены; продолжительность работ рассчитана правильно; учтены все логические связи работ. Дать обоснование расчетам продолжительности и учитываемой взаимозависимости работ. Получить одобрение графика распорядителями и соисполнителями Оформить варианты графиков работ Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами Выбрать лучший Оформить списки необходимых работников и их трудозатрат Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами Определиться с участниками проекта. Определить необходимые трудозатраты Оформить расписание занятости персонала на время проекта Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами Распределить персонал по задачам. Выявить и устранить накладки Оформить распределение фондов и других нетрудовых ресурсов Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами Определить бюджет. Ознакомить участников с бюджетом проекта Проведение учета выполненной работы и достигнутых промежуточных результатов Табличный редактор, ПО для управления проектами Разработать процедуры сбора отчетов о ходе выполнения графика (см. главу 10). Требовать своевременной сдачи отчетов Проведение учета отработанного времени Табличный редактор, ПО для управления проектами Присвоить табельные номера. Разработать процедуры учета отработанного времени и соответствующей отчетности. Обеспечить правильность учета. Обеспечить своевременность внесения данных об отработанном времени Учет финансовых обязательств и расходов Табличный редактор, базы данных, программа бухгалтерского учета, ПО для управления проектами Присвоить исполнителям табельные номера. Обеспечить правильное поступление средств на соответствующие счета. Обеспечить правильное и своевременное введение информации Подготовка отчетов о выполнении графика работ и расхода ресурсов Текстовый редактор, программа бухгалтерского учета, базы данных, ПО для управления проектами Определить формы и сроки подачи отчетов. Выбрать, кому их направлять. Если необходимо, дать разъяснения по отчетам. Убедиться, что их читают. При необходимости внести изменения Подготовка презентации хода работ и достигнутых результатов Текстовый редактор, табличный редактор, ПО для управления проектами Подобрать материал. Выбрать, кого пригласить или кому направить отчет

Внедрение ПО для управления проектами

Прежде чем сделать покупку, желательно подумать, как извлечь из него максимум пользы и избежать "подводных камней".

• Перед использованием ПО убедитесь, что у вас уже есть "твердая хватка" в планировании и руководстве проектами.

• Выясните, какое ПО есть в организации, какое находится в эксплуатации, а какое применялось раньше. Оцените их достоинства и недостатки.

• Постарайтесь одолжить у кого-нибудь копию, чтобы опробовать это ПО.

• После инсталляции потренируйтесь на чем-нибудь попроще.

• Опробуйте новые для вас функции (попробуйте оценить влияние небольших изменений входных данных, проанализируйте распечатки). Пусть не все сразу, а хотя бы те, что считаете нужными.

• Когда разберетесь, устройте себе тренировку посерьезнее, чтобы лучше освоиться.

Как с толком использовать электронную почту

До изобретения электронной почты работников больше всего раздражали две вещи: бестолковые совещания и "телефонная чечетка" при попытках дозвониться.

Отвечает ли интересам проекта возможность обмениваться информацией с нужными людьми в удобное время? Безусловно. С этой точки зрения совещания и телефоны, два основных средства делового общения, часто неэффективны. Поэтому неудивительно, что все набросились на электронную почту, едва она появилась.

Подготовка плана коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта нужно подготовить на начальной стадии проекта и пересмотреть, с внесением необходимых изменений, на стадии выполнения (о стадиях проекта см. главу 1). В нем следует определить:

• задачи коммуникации. Текущая отчетность, установление трудовых взаимоотношений, решение вопросов и т. п.;

• средства коммуникации. Совещания, письменные отчеты, электронная почта, телефон;

• особые мероприятия. Сообщать электронной почтой об изменениях плана, проведении ежемесячных отчетных совещаний и т. п.

С точки зрения повышения восприятия информации целесообразно применять различные виды коммуникаций по разным темам.

Электронная почта, как быстрое и удобное средство передачи письменных сообщений, имеет безусловные достоинства.

• Не требуется одновременное участие. Вы посылаете сообщение, когда считаете нужным это сделать, а получатель читает, когда удобно ему.