Книга ORG. Тайная логика организационного устройства компании - Рэй Фисман

Утопия № 2: медленная эволюция

Многие из таких миражей привлекли внимание утопистов. Еще одна идея, на которой они продолжают настаивать, несмотря на то что она уже много раз доказала свою несостоятельность, – это пресловутый «офис без бумаги». Данная концепция родилась в исследовательском центре Xerox в Пало-Альто, однако не ушла дальше маркетингового слогана, в данном случае для компьютерных видеотерминалов. Однако писатели, с более развитой фантазией, чем у клерков рекламных агентств, вскоре «втянулись» в игру. В июне 1975 года газета Business Week объявила конец бумажной эры в статье под названием «Офис будущего», которая оказалась пугающе прозорливой в плане предсказания появления персонального компьютера на каждом рабочем столе, однако, к счастью, безнадежно утопичной в своем прощании с бумагой.[168]

Без сомнения, наше отношение к бумаге значительно изменилось. Достаточно взглянуть на Почтовую службу США, находящуюся на грани банкротства, поскольку из-за развития электронной почты и онлайн-общения мы стали писать гораздо меньше бумажных писем.

Несмотря на преимущества электронного хранения данных и электронного общения, офис без бумаги остается футуристическим видением, и это знает любой, кто когда-либо распечатывал себе электронное письмо.[169] В Бизнес-школе Колумбийского университета (где Рэй наслаждается жизнью в офисе без каких-либо стен) более чем 20 тыс. финансовых отчетов по-прежнему ежегодно кочуют с одного стола на другой, и это распечатки электронных версий одних и тех же документов, которые почему-то не вписываются в рабочий процесс.

Вы можете сказать, что отказаться от бумаги будет легко, но не стоит забывать, что у любого изменения есть цена. И об этом помнят бухгалтеры Колумбийского университета, изучающие процесс оцифровки финансовых документов. Если посчитать общую стоимость и оценить преимущества электронных финансовых отчетов, то на ум приходит следующий вариант развития событий: представьте первое утро после принятых накануне изменений. Все невыявленные ошибки программного кода в тщательно разработанной системе буквально вылезут наружу, будут отправлены миллионы возмущенных электронных писем с жалобами на ошибки и требованиями посадить человека, принявшего скороспелое решение о переменах, на кол.[170]

Инфраструктура и практика офисов требуют использования бумаги, хотя бы для картотек, наполненных записями и данными, которые должны быть организованы, занесены в каталог, а также продублированы на случай поломки оборудования.

Некоторые организации даже жалеют, что им приходится переходить на безбумажное делопроизводство. Многие библиотекари все еще оплакивают потерю своих прекрасных старинных каталогов, и это не просто ностальгия. Многим завсегдатаям библиотек знакомо это ощущение открытия, когда ты листаешь каталог в поисках, к примеру, «Писца Бартлби» Германа Мелвилла (если можно так сказать, одного из первых теоретиков организационной структуры), а натыкаешься на «Бенито Серено», менее известную работу того же автора. Сегодня это ощущение исчезло.

Тем не менее в 2007 году журнал PC World все еще пытался продать эту идею, рекомендуя правильные конфигурации ПО и аппаратных средств, а также давая советы по основным этапам (не забудьте «автоматизировать сканеры» и «настроить рабочий процесс»). Сегодня журналисты Forbes пишут о том, как повсеместное использование планшетных компьютеров может привести к гибели Pax Papyra[171] (бумажного мира, или большой прессы. – Прим. ред.).

Информационные технологии и кофейни

В ожидании того, что во всех офисах будут применяться «безбумажные технологии», мы переоцениваем влияние информационных технологий на жизнь организации. Понятие об освобождающей силе технологий также подпитывает мечту о мобильном офисе – мир «цифровых странников», свободных от ненужных привязок, холодной и бездушной офисной атмосферы и жесткого графика. Без всего этого им намного легче и эффективнее работается – из любимой кофейни или с вершины горы.

Большинство предсказаний о мобильности офисных работников основываются на том, что, правильно организовав технологическую инфраструктуру, мы можем работать не только в офисе, но и дома или из «третьего места» (например, кофейни Starbucks). Вообще, «третье место» – это необычная идея, которую президент компании Starbucks Говард Шульц позаимствовал у социолога Рея Ольденбурга.[172] Суть идеи в том, что Starbucks необходимо предложить посетителям уникальный опыт потребления, основанный не на кофе, а на желании клиента провести время в уютной и душевной атмосфере. Вид баристы за работой, запах свежего кофе, удобные кресла – Шульц назвал все это «теплом магазинчика за углом».

Идея «третьего места» стала революционной и изменила то, как американцы взаимодействовали, общались и воспринимали свое непосредственное окружение и свой город – и покупали чашечку кофе. «Первое» и «второе» место – работа и дом – получили отличный аналог, где можно было посидеть, поразмышлять, поговорить, почитать, написать что-то и поработать.

По пути Starbucks пошли бесчисленные подражатели: кофейни, в которых кофе был лучше, а стулья удобнее. Во многих случаях это были как раз магазинчики за углом. Идея «третьего места» вышла за пределы Starbucks, она жива и чувствует себя прекрасно в таких местах, как Ritual Roasters в Сан-Франциско – море ноутбуков и айпадов в рабочее время. Один из инвесторов Кремниевой долины, которого в 2008 году цитировала газета New York Times, говорил следующее: «Когда вы заходите в Ritual, то выглядит это все так, как будто вся кофейня пишет код, ведет блог или изобретает штуку, за которую им заплатят много денег». Мобильный офис «третьего места» создан для писателей, стартаперов, фрилансеров, которым нужно рабочее место, но нет желания платить за аренду офиса.[173]