Книга Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Стадия завершения
• Если целью проекта было изменение существующей обстановки, определите произошедшие изменения.
• Получите окончательные отчеты о расходах, трудозатратах и выполнении графика работ за все время проекта.
• Проведите совещание по обсуждению итогов проекта.
• Составьте отчет этого совещания.
Соберите и подготовьте следующую информацию:
• о достигнутых результатах;
• о соблюдении графика работ;
• о расходах материальных ресурсов;
• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;
• о непредвиденных событиях или изменениях условий во время выполнения проекта;
• об отзывах заказчиков о полученных результатах;
• об отзывах руководителей о полученных результатах.
Эту информацию берут из таких источников:
• отчеты о проделанной работе;
• доклады о нештатных ситуациях;
• журналы проекта;
• отчеты о расходах;
• отчеты о выполнении графика работ;
• заметки, корреспонденция, выступления на совещаниях;
• мнения руководителей.
Темы обсуждения.
• Выполнены ли поставленные задачи?
• Был ли выдержан график работ?
• Не перерасходован ли бюджет?
В отношении возникших затруднений.
• Были ли они предусмотрены и какие ответные меры были запланированы?
• Насколько эффективны были эти меры?
• Были ли эффективны система и методы руководства проектом?
Чтобы присутствующие верно поняли и живо откликнулись, воспользуйтесь советами.
Пригласите людей. Пригласите тех, кто принимал участие в вашем проекте на протяжении всего его существования. Если кандидатов слишком много, разбейте совещание на несколько отдельных, а затем проведите общее, на котором будут подведены окончательные итоги проекта.
Дайте ясно понять, что цель совещания — изучение опыта, а не поиск виновных.
Побуждайте присутствующих:
• определить, что сделано хорошо;
• высказать свое мнение о том, что можно было сделать иначе.
Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.
Предложите такую повестку дня.
• Введение.
• Обзор выполнения проекта.
• Какие результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как израсходованы ресурсы.
• Подходы к планированию.
• Система и методы сопровождения проекта.
• Система обмена информацией.
• Работа коллектива.
• Обсуждение особых достижений.
• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.
• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.
Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для анализа и изучения только что полученного опыта. Однако положительные наработки должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой перерасхода бюджета, срывов графика, морального и физического истощения участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также возможности использования полученного опыта в будущем.
Все получили новые назначения, но вскоре она стала замечать, что бывшие участники ее проекта повторяют те же самые ошибки, которые обсуждали целый день и клялись больше не допускать! Это ее огорчило и озадачило: что же она сделала не так, почему полученные уроки не идут впрок?
Пытаясь ей помочь, я задал такой вопрос: а как реагировали участники на розданные после совещания копии рекомендаций. Ее это ошеломило. Она вспомнила, как больше десятка руководителей высшего и среднего звена целый день обсуждали план и стратегию улучшения делопроизводства, но никто не догадался записать результаты этих дискуссий. Не удивительно, что потом люди забыли, как именно следует поступать.
Так что не забудьте после подведения итогов проекта подготовить и раздать памятки, содержащие:
• наработки, рекомендуемые для применения в следующих проектах;
• мероприятия по их внедрению;
• методы, которые нужно исключить из практики;
• мероприятия по их искоренению;
• альтернативные методы, которые можно применить.
Как обращаться с новой техникой
В этой главе…
• Как может помочь компьютер в планировании и управлении проектами
• О различных типах программного обеспечения для руководства проектами
• Как обращаться с программами
• Выбор подходящих программ
• Достоинства и недостатки электронной почты
Процесс управления проектами предполагает использование систем и процедур, помогающих в совместной работе, направленной на достижение общих результатов. Важнейшая часть этого процесса — информация: ее сбор, хранение, анализ и распространение. Но главное — применение. Руководитель проекта использует ее для управления и координации работы участников.
