Книга Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - Владислав Гагарский

8.3.3. Группа проекта по направлению передает руководителю проекта план реализации мероприятий с отметкой о выполнении поставленной задачи для формирования отчетной документации по результатам выполнения работ.

8.4. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий.

8.4.1. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий осуществляет руководитель проекта, используя план реализации мероприятий. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий руководителем проекта обусловлено необходимостью оперативного контроля выполнения плана.

8.4.2. В ходе проведения внеплановых проверок руководитель проекта требует оперативные отчеты от специалистов группы проекта о ходе выполнения работ по плану.

8.4.3. Результатом проведения данных работ являются переданные группе проекта по направлению указания (в устной форме) по реализации проекта.

8.4.4. Руководитель проекта передает группе проекта по направлению указания по ходу реализации мероприятий с целью совершенствования процесса выполнения поставленных задач.

8.4.5. Если в результате проведения внеплановой проверки реализации мероприятий руководитель проекта обнаруживает существенные отклонения от плана (по срокам, объему, качеству и т. д.), то он может поступить следующим образом:

а) оформить ведомость проведения внеплановой проверки, в которую необходимо внести информацию о выявленной проблеме (формулировка проблемы, причина ее наступления, ФИО лица, ответственного за выполнение работы, предложения по ее устранению и сроки выполнения этих работ);

б) в случае, когда наступление проблемы связано с недостаточным знанием или пониманием сотрудником требований к нему, провести с ним разъяснительную беседу, а при необходимости обучение;

в) если проблему невозможно устранить в определенные по плану сроки или имеющимися ресурсами, согласовать с руководителем группы проекта и инициатором работ внесение изменений в план реализации мероприятий;

г) в случае, когда выявленная проблема связана с недобросовестным выполнением своих обязанностей, руководитель проекта принимает решение о мере ответственности исполнителя, итогом чего может стать отстранение исполнителя от выполнения работ по проекту.

8.5. Проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ.

8.5.1. Проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ осуществляется руководителем группы проекта в соответствии контрольными точками проекта, определенными в плане реализации мероприятий.

8.5.2. Результатом проведения данных работ является отметка в плане реализации мероприятий о выполнении поставленной задачи и указания исполнителям по ходу реализации мероприятий.

8.5.3. Руководитель группы проекта передает:

а) руководителю проекта план реализации мероприятий с отметкой о выполнении поставленной задачи для формирования отчетной документации по результатам выполнения работ;

б) группе проекта по направлению СИ указания по ходу реализации мероприятий с целью совершенствования процесса выполнения поставленных задач.

8.5.4. Если в результате проверки выяснится, что сроки выполнения работ или их качество не соответствуют показателям, определенным в плане реализации проекта, руководитель группы проекта должен поставить об этом в известность руководителя проекта для совместной выработки способа выхода из проблемной ситуации.

8.6. Разработка отчетных документов по результатам выполнения работ.

8.6.1. Разработка отчетных документов по результатам выполнения работ осуществляется руководителем проекта после получения плана реализации мероприятий с отметками о ходе выполнения поставленных задач.

8.6.2. К разрабатываемой на данном этапе документации относятся следующие отчетные документы:

а) документы проекта – переписка, докладные записки и описывающие проект документы. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде;

б) отчеты по проекту – формальные отчеты о состоянии проекта;

в) презентации проекта – команда проекта формально или неформально обеспечивает информацией любого или всех участников проекта. Информация должна соответствовать потребностям получателей и должна избирать подходящий метод презентации;

г) проект отчета о проделанной работе.

8.6.3. Результатом данной работы является сформированная отчетная документация по результатам выполнения работ.

8.6.4. Руководитель проекта передает инициатору работ отчетную документацию для последующей оценки результатов деятельности по проекту снижения издержек компании.

8.7. Приемка выполненных работ. Оценка результатов.

8.7.1. Приемку выполненных работ и оценку результатов деятельности по проекту снижения издержек компании осуществляет инициатор работ после получения от руководителя проекта отчетной документации по итогам выполнения работ.

8.7.2. Для приемки выполненных работ и оценки результатов инициатор выполняет следующие действия:

а) проверяет наличие всего перечня отчетной документации (см. п. 8.6.2);

б) производит сбор проектных материалов, подтверждение их соответствия окончательным спецификациям;

в) проводит анализ полноты и завершенности мероприятий (проверяет на соответствие план работ с итоговыми результатами);

г) осуществляет архивирование этой информации для последующего использования;

д) вырабатывает предложения и рекомендации по закреплению достигнутых показателей и последующей их доработки с целью повышения экономической эффективности от проведенных работ;

е) дополняет и утверждает отчет о проделанной работе.

8.7.3. Результатом данных работ является отчет о проделанной работе, включающий в себя перечень выполненных работ с оценкой результата их выполнения, а также выводы и рекомендации по итогам выполнения проекта.

8.7.4. Инициатор работ передает отчет о проделанной работе по снижению издержек руководителю компании/заказчику проекта.

8.7.5. Если в результате выполнения мероприятий будет выявлена потребность в реализации дополнительного проекта по снижению издержек, то инициатор проекта должен поставить в известность руководство компании о том, что необходимо организовать осуществление соответствующего проекта.

9. Контроль и ответственность

9.1. Контроль выполнения процедур.

9.1.1. Процедуры, требования к которым приведены в данной инструкции, являются обязательными для всех лиц, перечисленных в пункте 1.2.6.

9.1.2. Контроль соблюдения регламента осуществляет инициатор работ. При обнаружении нарушений в соблюдении требований инструкции инициатор работ проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения: