Книга Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий

В поле Дата назначения на должность указывается дата, начиная с которой сотрудник будет исполнять свои должностные обязанности. Как правило, эта дата совпадает с датой приема сотрудника на работу, указанной выше в поле Принят на работу. Но это не обязательно: бывают ситуации, когда сотрудник принимается в штат с одного числа, а приступает к обязанностям только через определенное время (например, берет несколько дней отпуска за свой счет или авансом, заканчивает лечение, и т. д.).

В полях Трудовой контракт от и № указывается соответственно дата и номер трудового договора (контракта), заключенного с сотрудником. Эти параметры не являются обязательными для заполнения.

Переход к следующей стадии ввода данных осуществляется нажатием кнопки Далее. При этом откроется окно, изображенное на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Ввод дополнительных сведений о сотруднике

В данном окне нужно ввести ряд дополнительных сведений о сотруднике, причем некоторые из них являются обязательными. Одним из таких параметров является поле ИНН, в котором с клавиатуры следует ввести индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный данному сотруднику. В расположенном ниже поле аналогичным образом вводится номер страхового свидетельства Пенсионного фонда России. Если вы не заполните эти параметры, переход к следующему этапу ввода данных будет невозможен, о чем программа выдаст соответствующее информационное сообщение.

Еще одним обязательным для заполнения параметром является поле Очередной отпуск, в котором нужно указать продолжительность ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, предоставляемого сотруднику в соответствии с трудовым договором и действующим законодательством. Если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (например, в связи с вредными условиями труда, или для учебы, и т. п.), то его продолжительность указывается в расположенном ниже поле Дополнительный (льготный) отпуск.

Если сотрудник является членом профсоюза, то нужно установить флажок Состоит в профсоюзе.

После ввода необходимых данных и нажатия кнопки Далее на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Ввод сведений о месте регистрации и проживания

В данном окне вводятся сведения о том, по какому адресу зарегистрирован сотрудник, а также где он фактически проживает. Все параметры, кроме почтового индекса, а также номера дома, квартиры и корпуса дома заполняются из раскрывающихся списков, а перечисленные параметры – с клавиатуры. Содержимое раскрывающихся списков пользователь формирует самостоятельно в соответствующих справочниках, для вызова которых преднзаначены расположенные справа кнопки НСИ.

Дату регистрации нужно заполнять на основании данных паспорта или иного аналогичного документа, выданного органами внутренних дел. Что касается адреса фактического проживания, то его можно заполнить и со слов сотрудника.

Если адрес регистрации и адрес фактического проживания сотрудника совпадают, то можно не заполнять их про отдельности, а заполнить лишь какой-то один адрес0 и скопировать из него данные во второй. При этом не имеет значения, какой адрес вы будете заполнять, а какой – копировать: для переноса данных предназначены кнопки Перенос. При нажатии левой кнопки данные будут перенесены из адреса регистрации в адрес фактического проживания, а при нажатии правой кнопки – наоборот.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопками Перенос следует пользоваться внимательно. Если вы по ошибке нажмете не ту кнопку, то вместо автоматического заполнения можете получить автоматическое обнуление введенных данных.

В поле Дата регистрации указывается дата регистрации в соответствии с паспортными данными.

Завершается ввод сведений о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. После этого информация о нем откроется в главном окне программы (так, как показано на рис. 3.1).

Мы рассмотрели, каким образом вводятся сведения о принимаемом на работу сотруднике, который является новым (см. рис. 3.25 – переключатель установлен в положение Новый работник). Примерно по такому же алгоритму осуществляется восстановление сотрудников из числа уволенных и прием на работу сотрудников из числа претендентов. Разница состоит лишь в том, что на начальной стадии (см. рис. 3.25) нужно будет установить переключатель в соответствующее положение, а затем нужно будет выбрать принимаемого на работу сотрудника из списка соответственно уволенных сотрудников или претендентов.

Формирование приказа о приеме на работу

Второй этап оформления приема сотрудника на работу в организацию – это формирование приказа о приеме на работу. Отметим, что сформировать приказ о приеме на работу можно только по тем сотрудникам, по которым в программу уже были внесены все необходимые данные (мы это научились делать в предыдущем разделе).

Чтобы перейти в режим формирования приказа о приеме на работу, нужно выполнить команду главного меню Приказы ▶ Приказ о приеме работника (форма Т-1), либо нажать в инструментальной панели кнопку Приказ о приеме работника форма Т-1 (напомним, что названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающей подсказки при подведении к ним указателя мыши). При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Приказы предприятия

Данное окно имеет следующую структуру: в левой его части содержится перечень вех формируемых в программе приказов: о приеме на работу, об отпусках, об увольнениях и др., а также иных документов. Тип приказа выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Правее отображается перечень приказов выбранной категории, еще правее – фамилия одного или нескольких сотрудников, на которых оформлен данный приказ. В правой части окна отображается содержимое текущего приказа для выбранного сотрудника. Иначе говоря, если вы хотите просмотреть приказ – сначала выберите его тип, затем – номер, а затем – фамилию сотрудника, информация по которому вас интересует.

После выполнения команды Приказы ▶ Приказ о приеме работника (форма Т-1) в данном окне по умолчанию будет выбран тип приказов Прием на работу. Но это не мешает при необходимости выбрать в списке любой другой тип документа для просмотра или редактирования.

Чтобы ввести в программу новый приказ о приеме на работу, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна. При этом окно примет вид, как показано на рис. 3.32.