Книга Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни

В большинстве организаций подобная система есть, и вы в некоторых случаях можете ею воспользоваться. Но, вероятнее всего, вам придется создать свою. Она должна выполнять три основные функции, что также проиллюстрированно на рис. 10.2

• Ввод информации — т. е. собранных данных по различным аспектам выполнения проекта.

• Обработка информации — сохранение и анализ введенных данных, в частности, сравнение с запланированными.

• Выдача результатов — информации, полученной в результате анализа собранных данных.

Для обеспечения точности и оперативности нужно определить не только какую информацию собирать, но также кто и как это будет делать. Следует установить способ введения этих данных в информационную систему. Это сыграет свою роль и при оценке выполненного проекта.

Рис. 10.2. Три основные функции информационной системы управления проектом

Многие представляют непременными атрибутами информационных систем компьютеры, принтеры, сканеры и другие устройства для сбора и хранения информации. Но папка с документами и даже блокнот тоже являются таковыми, и во многих случаях этого вполне достаточно.

Контроль за соблюдением графика работ

Часто предпочтительнее иметь свою информационную систему, чем пользоваться той, что есть в организации.

Какую информацию собирать

Для контроля за соблюдением графика работ важны:

• даты начала и окончания каждой работы;

• даты достижения заданных событий.

(Смотрите также главы 3 и 4, где подробно описана структурная схема работ и даны определения работы и события.)

Осторожнее с процентами! Обычно выражение прогресса выполнения работы в процентах бывает неконкретным, а то и вовсе некорректным. Как, скажем, понять, что изделие разработано на 30 %? Что конструкторам пришло в голову 30 % идей или они израсходовали бюджет на 30 %? Первым критерием должен быть расход бюджета, а вторым — рабочего времени. Все остальные учитываются только по возможности. Разумеется, существует много достаточно прогнозируемых работ.

Анализ выполнения графика

Оценку соблюдения графика проводите путем сравнения фактических дат начала и завершения работ или достижения определенных событий с запланированными. (Как отразить это на бумаге, представлено в различных формах на рис. 10.3,10.4 и 10.5.)

Так, в представленной на рис. 10.3 таблице сравниваются даты достижения ключевых событий. Она содержит следующие запланированные данные:

• идентификаторы и описания событий;

• имена ответственных лиц;

• предполагаемые даты достижения событий.

Фактические данные:

• фактические даты достижения событий;

• соответствующие комментарии.

На рис. 10.4 изображена сравнительная таблица сроков выполнения работ. Информация здесь та же, только добавлены пункты о датах начала работ.

Событие Ответственное лицо Запланированная дата Фактическая дата Комментарии С. 2.1.1 Разработанная анкета утверждена Ф.Смит Фев. 28 Фев. 28 . С, 2.2.2 Пилотный опрос проведен Ф.Смит Апр. 30 . С. 2.2.1 Инструкции напечатаны Р.Харрис Май 15 . .

Рис. 10.3. Сравнительная таблица дат достижения ключевых событий

Работа Ответственное лицо Дата начала / Запланированная Дата начала / Фактическая Дата завершения / Запланированная Дата завершения / Фактическая Комментарии 2.1.1 Разработка анкет Ф. Смит Фев. 4 Фев. 15 Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.2 Проведение пилотного опроса Ф. Смит Апр. 20 Апр. 21 Апр. 30 Апр. 25 Критический путь 2.2.1 Печать инструкций Р. Харрис Май 6 Май 6 Май 15 . .

Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ

Работа Ответственное лицо Дата начала / Запланированная Дата начала / Фактическая Дата завершения / Запланированная Дата завершения / Фактическая Комментарии 2.1.1 Разработка анкет Ф. Смит Фев. 14 Фев. 15 Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.2 Разработанная анкета утверждена Ф. Смит . . Фев. 28 Фев. 28 . 2.2.1 Проведение пилотного опроса Ф. Смит Апр. 20 Апр. 21 Апр. 30 Апр. 25 Критический путь

Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ

Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.

Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один месяц.

Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.

Сбор информации о выполнении графика

Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на рис. 10.5.

Рис. 10.6. Диаграмма Гантта