Книга Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий

В программе реализована возможность формирования и вывода на печать отчета о претендентах. Чтобы получить такой отчет, нажмите кнопку Отчет – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Настройка параметров отчета о кандидатах

В данном окне осуществляется предварительная настройка параметров отчета. В поле Заголовок для отчета можно с клавиатуры ввести произвольный заголовок создаваемого отчета. Если это поле не заполнить – отчет будет сформирован без заголовка, что не всегда удобно.

Вы можете сформировать отчет отдельно по мужчинам или отдельно по женщинам. Например, если на какой-то должности вы хотите видеть только мужчину или только женщину – установите переключатель Выборка по половой принадлежности в соответствующее положение. Если же вам нужен отчет по всем без исключения претендентам, установите этот переключатель в положение Выбрать всех (мужчины + женщины). Отметим, что именно этот вариант предлагается использовать по умолчанию, поскольку он является наиболее востребованным в большинстве случаев.

Если вас интересуют только претенденты, родившиеся в определенное время – установите переключатель Выборку производить по дате рождения в положение За определенный период, и в открывшихся полях введите начальную и конечную даты интервала времени. В отчет будут включены только те претенденты, которые родились в указанном интервале. Если же возрастных ограничений нет, то установите данный переключатель в положение За весь период (это значение предлагается использовать по умолчанию).

Аналогичным образом можно сделать выборку по возрасту претендентов – для этого предназначены параметры, находящиеся в области Выборка по возрасту. Установите флажок задействовать, после чего в расположенных ниже полях укажите диапазон возрастов претендентов, в соответствии с которым должен быть сформирован отчет. Эти поля можно заполнять как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

С помощью переключателя Сортировать отчет можно выбрать требуемый режим сортировки данных в отчете. Возможен выбор одного из двух вариантов – По сотрудникам или По дате.

Чтобы получить печатную форму отчета, нажмите кнопку Печать. Напомним, что в демонстрационной версии программы печать данного отчета заблокирована.

Информацию о претендентах можно не только распечатать, но и экспортировать в файлы разных форматов. Для выполнения данной операции нажмите в окне списка претендентов (см. рис. 3.21) кнопку Экспорт – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Настройка параметров экспорта

В данном окне осуществляется настройка параметров экспорта. Первое, что нужно сделать – это выбрать тип файла, в который будут выгружены данные. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Выберите формат для экспорта данных. Если выбран формат Access, то под этим полем отобразится переключатель, с помощью которого нужно указать вариант экспорта: в новую базу данных (программа автоматически создаст новый файл с расширением *.mdb и выгрузит в него данные) либо в существующую базу (в этом случае нужно будет указать уже существующий файл *.mdb, в который будут выгружены данные).

Кроме этого, вы можете экспортировать данные в файлы форматов DBASE, Paradox, CSV и текстовый файл ASCII (это файлы типа *.txt).

В поле Выберите директорию для экспорта данных нужно указать путь, по которому будут экспортированы данные. Для этого нужно нажать расположенную в конце данного поля кнопку, и в открывшемся окне указать каталог для экспорта. После этого в расположенном ниже поле нужно с клавиатуры ввести имя файла, в который будет произведена выгрузка данных.

В нижней части окна нужно выбрать данные, которые будут экспортированы во внешний файл. Перечень доступных для экспорта данных находится в левой части окна, а в правой части формируется список данных, которые будут экспортированы. Чтобы выбрать для экспорта вид данных, нужно в левой части окна выделить щелчком мыши соответствующую позицию и нажать кнопку с символом >. Для удаления позиций из списка выбранных для экспорта данных используйте кнопку со знаком >, а для удаления всех позиций из списка отобранных для экспорта данных – кнопку