Книга Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Вы уже наверняка задались вопросом, а нельзя ли по типу выполняемой работы определить, какой вариант офисной планировки будет эффективным. Может, вполне логично предположить, что офис с открытой планировкой подойдет таким креативным компаниям, как, например, Pixar, где каждый делает, что ему вздумается. А вот в юридической фирме, через которую проходит нескончаемый поток людей, но при этом сохранение конфиденциальности и тайны частной жизни – дело первостепенной важности, сотрудников лучше усадить по отдельным кабинетам.

Подобный подход кажется вполне обоснованным, однако исследования показывают, что тип деятельности, по большому счету, значения не имеет. Открытая планировка одинаково негативно сказывается на сотрудниках независимо от характера выполняемой ими работы. Более того, одно исследование, фокусировавшееся именно на творческих работниках, доказало, что открытое пространство на самом деле подрывает тот тип креативности, который, по идее, должно стимулировать{45}.

Приведем результаты еще одного исследования. Оно посвящено изучению поведения работников, которых перевели из традиционных отдельных кабинетов в офисы с открытой планировкой. Опрос проводился среди четырех групп сотрудников, стоящих на разных уровнях карьерной лестницы: служащих секретариата, их непосредственных руководителей, специалистов и менеджеров. Сотрудники всех уровней в один голос жаловались на снижение степени удовлетворенности работой и доверительности бесед с коллегами{46}.

Пора вернуть стены на место. Мы можем создавать открытое пространство для сотрудничества и мозговых штурмов, не требуя при этом, чтобы каждый член команды постоянно работал в офисе с открытой планировкой.

Я начала эту главу с описания штаб-квартиры Pixar – компании, посвятившей себя инновациям и креативности. Она в изобилии предоставляет персоналу открытое пространство для сотрудничества и взаимодействия. Но при этом дает полную свободу для создания личного пространства, и все индивидуальные рабочие места в здании имеют стены. Давайте вернем стены на место – и увидим, как продуктивность воспарит.

11. Перестаньте перекладывать бумаги

«Не пропустите День самоорганизованности! Победившая команда получит подарочные карты iTunes и бесплатные футболки с логотипом этого дня!» Так гласили флаеры, которые я нашла в корпоративной комнате отдыха. Меня пригласило руководство компании, чтобы я помогла команде, занимающейся подготовкой этого мероприятия, в его проведении. Мои сотрудники также должны были принять в нем участие и на протяжении дня оказывать поддержку персоналу фирмы.

Сама компания специализировалась на производстве товаров для хранения и организации офисных принадлежностей, что показалось мне довольно забавным, чтобы не сказать нелепым. Она была важным игроком рынка контейнеров для хранения, оцениваемого в один миллиард долларов. Я никак не могла понять: почему компания, чья миссия – разрабатывать и распространять продукты, помогающие потребителям поддерживать порядок, нуждается в проведении Дня самоорганизованности для собственных служащих?

Марта, руководитель проекта, объяснила мне, что на то есть три причины. Во-первых, такой день – прекрасный повод активизировать маркетинговую и рекламную деятельность. Компании есть что рассказать, и замечательная история ее побед будет дополнена множеством фотографий в духе «до и после». Эти снимки будут размещены на сайте компании, во всех социальных сетях и разосланы во все средства массовой информации – прессу, телевидение, радио – в надежде на то, что о событии расскажут и тем самым подчеркнут ценность продукции компании.

Во-вторых, фирма осознала, что ее служащие не пользуются всеми преимуществами собственных же продуктов. Пора заставить персонал действовать в соответствии с провозглашаемыми ценностями, и День самоорганизованности должен дать толчок этому.

В-третьих – печальную правду не скроешь, – в офисах компании реально царил бардак. Все столы, проходы между ними, полки и шкафы были заставлены высоченными кипами бумаг и неиспользованных принадлежностей, что мешало работе, подрывало продуктивность, да и просто было небезопасно для служащих.

Меня эти доводы убедили. Несколько недель спустя, в пятницу утром, как и планировалось, я открыла День самоорганизованности презентацией на тему, как перестать перекладывать бумажки. После этого весь персонал компании, заправившись пиццей, отправился разгребать завалы и приводить их в порядок. Моя команда весь день проводила тренинги, помогала выстраивать систему поиска документов (подробнее об этом – позже) и напутствовала служащих компании, как стать более организованными. Под конец рабочего дня офисы засверкали чистотой. Горы неиспользуемых продуктов компании были собраны, рассортированы и подготовлены для передачи в дар благотворительному фонду. Кипы ненужных документов перетекли в мусорные корзины – все контейнеры были полны нарезанной в стружку бумаги, в том числе и дополнительные, привезенные специально. День самоорганизованности имел огромный успех, и руководители компании остались необычайно довольны.

Конечно, к произошедшему можно отнестись как к иронии судьбы: как такую фирму угораздило чуть не утонуть в море ненужных бумаг?! Но на самом деле данная проблема широко распространена во всех отраслях бизнеса, и это тем более удивительно сегодня, в XXI веке. Ведь многие эксперты, особенно в области информационных технологий, давно предсказывали, что потребность в организации бумажного документооборота скоро отпадет сама собой. Разве мы не вступили в эру цифровых технологий, в которой папки с бумагами стали рудиментом?!

Потоки электронной информации как текут, так и будут течь, но они не привели к сокращению объема бумажных документов в офисах. Через руки среднестатистического офисного работника ежегодно проходит – вы только вдумайтесь в эту ошеломляющую цифру! – 10 000 листов бумаги{47}. Вместе с ростом объема бумажного документопотока возрастают и сложности с его организацией и управлением. По подсчетам редакции Wall Street Journal, средний американский служащий тратит шесть недель в году на поиски потерянных документов{48}. И что немаловажно: вся эта бумага стоит очень даже недешево! По оценкам компании Ernst and Young, чтобы наполнить бумагой шкаф с четырьмя ящиками, потребуется 25 000 долларов, а его «поддержка» обойдется в 2100 долларов в год{49}.