Книга Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

• Научитесь разбираться в разных стилях лидерства.

• Каждый сотрудник должен знать, «а что он получит». Будьте честны и объясните всем краткосрочные и долгосрочные цели и задачи организации в рамках проекта по созданию бережливого офиса.

• Расскажите членам команды о разных стилях лидерства, и пусть каждый из них определит свой.

• Создание бережливого офиса будет настолько успешным, насколько вы (т. е. лидер) этого хотите. Сотрудники компании будут смотреть на вышестоящих коллег и оценивать их приверженность этой инициативе.

• Способствуйте тому, чтобы и в других зародилось желание построить бережливый офис. Внимательно выслушивайте и внедряйте на практике их идеи по совершенствованию бизнес-процессов.

Глава 11

Создание карты целей
Собрать всех в команду единомышленников

О чем эта глава

Хотя данная глава включена в третью часть книги, внедрять описанные в ней идеи можно в любое время. Мы решили поместить ее в конец книги потому, чтобы перед тем, как вы попытаетесь привлечь к построению бережливого офиса всех сотрудников организации, вы успешно осуществили ряд небольших, поэтапных изменений. Карта целей предназначена для того, чтобы объединить текущую работу всех сотрудников организации и направить ее в нужное стратегическое русло. Это отличный инструмент для привязки сбалансированной системы показателей к тому месту, где выполняется работа. Одиннадцатая глава занимает всего несколько страниц, но не стоит недооценивать значимость описанного здесь инструмента для развития вашей организации.

Что такое карта целей

Люди чувствуют ответственность и гордятся своей работой, когда они могут влиять на процессы, управляющие их работой. Каждой организации необходим инструмент, который бы гарантировал, что совершенствуемые процессы напрямую влияют на такие важные аспекты бизнеса, как прибыльность и успех. Наличие такого влияния, а также постановка личных и командных целей – это первый шаг к повышению производительности труда людей, занятых в организации.

Когда человек играет в гольф, вполне естественно, если он ставит перед собой цель пройти все 18 лунок. Игрок в боулинг стремится к тому, чтобы заработать максимальное количество очков подряд. Целеполагание помогает сделать осмысленной деятельность коммерческих компаний.

Лучше всего людей мотивируют их собственные цели. Однако ставя перед собой личные цели на работе, люди должны понимать, в каком направлении движется их компания, и то, что личные цели должны способствовать достижению командных и корпоративных целей. Карта целей помогает привести в соответствие все цели и задачи, которые ставятся внутри организации.

Что собой представляет карта целей?

Карта целей – это инструмент, разработанный для сотрудников, команд и отделов и предназначенный для того, чтобы понять, какой вклад они способны внести в совершенствование рабочих процессов в течение определенного периода (как правило, года). Карта позволяет сотрудникам увидеть стратегическое направление, в котором движется организация, и наглядно соотнести работу отдела и свои личные цели. Кроме того, карта целей помогает организации донести до каждого работника свою стратегию и задачи в рамках проекта по созданию бережливого предприятия.

Карта целей объединяет корпоративные цели с целями конкретного отдела и его работников и является первым шагом к вовлечению всех сотрудников в деятельность компании. В конце концов, каждый сотрудник вносит свой вклад в работу организации.

Как выглядит карта целей

Типичная карта целей представляет собой достаточно плотный лист бумаги размером 20×28 см, сложенный буклетом. Таким образом, у карты имеется шесть сторон, на которых можно разместить необходимую информацию.

Руководство компании занимается подготовкой содержимого для трех внешних сторон карты. Сторона А служит титульной страницей буклета. На стороне Б приводится краткое описание самой карты, его обычно пишет старший менеджер организации. На обороте буклета – стороне В – даются ссылки на стратегический план компании.

Внутри карты описываются стратегия компании, ее цели в рамках проекта по созданию бережливого офиса и цели соответствующей структурной единицы (подразделения или отдела). Кроме того, на одной из сторон каждый сотрудник может перечислить свои личные цели или цели команды, в которой он состоит. Последнее зависит от принятой в организации системы оценки результатов работы.

Разрабатывая карту целей, помните о том, что ее дизайн должен быть простым и удобным. Любая карта должна легко читаться и использоваться.

Семь шагов к созданию карты целей:

1. Сформулируйте стратегию перехода к бережливому офису.

2. Сформулируйте цели.

3. Создайте карту целей.

4. Проведите презентацию стратегии, целей и путей их достижения.

5. Интегрируйте личные и командные цели.

6. Поставьте карту целей на видное место.

7. Отслеживайте достижения сотрудников.

1. Сформулируйте стратегию перехода к бережливому офису

Организации используют стратегические планы уже многие годы, но лишь в последние десять лет компании рассказывают о стратегии своим сотрудникам. Карта целей фокусирует внимание на всех бизнес-процессах, которые помогают организации достичь успеха посредством стратегического планирования. Стратегия построения бережливого офиса отличается от других стратегий в следующих аспектах:

• ее цель – создать и развить у компании конкурентное преимущество;

• в основе этого преимущества лежит совершенствование системы управления процессами;

• совершенствование должно быть непрерывным;

• цель совершенствования – устранение потерь с точки зрения потребителя;

• успех достигается путем вовлечения в перемены всех заинтересованных сторон, включая сотрудников организации, ее клиентов и поставщиков.

У компаний мирового уровня непременно есть четко сформулированная бизнес-стратегия. Она будет отличаться от организации к организации, но ядро всех стратегий составляют такие понятия, как рост, качество товара или услуги, надежность, быстрота выполнения заказа, гибкость, удовлетворенность заказчика и сотрудников. Обычно стратегия формулируется в виде краткого резюме (в котором сформулированы основные характеристики компании), после чего перечисляются основные цели. Кроме того, она должна включать перечень принципов, в соответствии с которыми будет идти ее реализация. Эти принципы не должны противоречить общему плану развития компании.