Книга БезУмно занят. Как выбраться из водоворота бесконечных дел - Тони Крэбб

4. Отказывайтесь от совещаний

Совещания – одна из основных причин занятости. Их число и продолжительность неуклонно растет с 1960-х гг., и конца и края им не видно. Несколько исследований показали, что менеджер среднего звена может проводить на совещаниях до 50 % своего рабочего времени{15}. Однако практическая ценность многих из этих мероприятий сомнительна. В рамках одного исследования была тщательно проанализирована «полезность» 7000 менеджеров крупной компании и было обнаружено, что плохая организация совещаний стоила бизнесу $54 млн ежегодно{16}. Американская международная корпорация 3М подсчитала, что неэффективность совещаний ее менеджерского состава обходится ей в $79 млн в год{17}. Любопытно, что тут могут быть еще и дополнительные косвенные затраты: Майкл Дойл и Дэвид Строс, авторы бестселлера «Как придать совещаниям смысл»{18}, выявили феномен, который они назвали «постсовещательный синдром», – нам нужно время, чтобы к нам вернулись собранность и самообладание после (бестолкового) совещания.

Поэтому сделайте себе и своей компании одолжение: выберите на этой неделе хотя бы одно совещание, которое можно пропустить или отменить, и забейте на него.

5. Рассчитайте время… и помножьте его на два

Как мы решаем, насколько то или иное задание нам по силам? Мы прикидываем, сколько времени на него может потребоваться, какие есть наработки на эту тему, а потом выносим свой вердикт – и с завидной периодичностью ошибаемся. Чтобы доказать это, группа исследователей попросила студентов последнего курса предположить, когда они смогут закончить свои дипломные работы{19}. Также испытуемых попросили оценить время, за которое с этой задачей справятся их сокурсники, в том числе и малознакомые. В итоге оказалось, что студенты в большинстве своем сильно преуменьшили собственный срок работы над дипломом, но почти точно определили его для своих однокашников. В психологии эта проблема известна как «ошибка планирования». Мы переоцениваем собственные силы, наделяя себя бóльшими интеллектуальными способностями и усидчивостью, чем есть на самом деле, и не учитываем все те внешние факторы, которые могут помешать нам выполнить задуманное.

Поэтому, когда в следующий раз вас попросят что-то сделать, сперва подсчитайте, сколько «свободного времени» для этого задания у вас остается с учетом всех ваших других дел, и отнимите от него половину. А потом прикиньте, сколько времени, на ваш взгляд, потребует это задание, и умножьте на два. Тогда вы сможете принять более взвешенное решение относительно того, стоит ли браться за предложенную работу.

6. Смотрите на часы

Сколько работы вы умудряетесь сделать в последний день перед отпуском? Целую тонну, полагаю. Ученые доказали: когда мы вынуждены следить за временем – как в случае с отпуском, – мы трудимся значительно продуктивнее{20}. В таком случае совет очень прост: если вы хотите провернуть массу дел за кратчайшие сроки, заставьте себя отслеживать время. Например, купите очень большие часы и повесьте их в таком месте, где они все время будут попадаться вам на глаза. Или поставьте будильник, чтобы он звонил каждые полчаса. Вам покажется, что время будто бы растянулось!

7. Заканчивайте в срок

У вас есть свободная комната? А она пустая? У человеческого рода есть какая-то врожденная особенность: стоит нам найти свободное место, мы его тут же заполняем{21}. Устанавливать для себя конкретные сроки (будь то дедлайн для сдачи проекта или время ухода с работы) полезно по двум причинам. Во-первых, как уже было сказано выше, это поможет вам лучше контролировать время, и у вас появится цель, на которую вы будете ориентироваться. А во-вторых, это сократит число пустых мест в вашем ежедневнике, которые иначе рисковали бы заполниться еще чем-то – ведь дела мы всегда найдем.

8. Начинайте раньше

В 1927 г. знаменитая гештальт-психолог Блюма Зейгарник сидела с друзьями в кафе в Вене. Они периодически подзывали официанта и просили принести новые напитки, но тот ни разу не записал их заказ. Зейгарник обратила на это внимание и, когда счет был оплачен и друзья вышли на улицу, подошла к официанту. В разговоре выяснилось, что он уже не помнит, какие напитки заказывала их компания. Одно из возможных объяснений этой ситуации заключается в том, что в нашем мозгу есть открытые и закрытые «папки». Когда напитки были оплачены, официант мысленно закрыл эту папку и забыл о ней. Эта теория получила название «эффект Зейгарник». Предполагается, что сведения из открытых папок люди помнят в два раза лучше, чем из закрытых.

Вы можете обратить эффект Зейгарник себе во благо: чтобы дело пошло быстрее, нужно «открыть» посвященную ему «папку» как можно раньше. Мы имеем склонность откладывать большие, сложные дела или те задания, которые требуют творческого подхода, до последнего – но с этой привычкой можно покончить, если научиться открывать их «папки» за несколько дней до начала работы. На практике достаточно посвящать им всего по 20 минут в день – можно просто прокручивать их в голове и мысленно прикидывать, с какой стороны к ним лучше подступиться. Над остальным поколдует подсознание – и когда придет время браться за работу всерьез, идеи попрут сами собой.

9. Освобождайте голову

Недавно я начал новую жизнь – или по крайней мере подарил новую жизнь своему компьютеру. Я ненавижу, когда мой ноутбук начинает работать все медленнее и медленнее, зависает и отключается. Поэтому я полностью стер информацию с жесткого диска и переустановил все заново. В процессе я очистил свою систему от всех ненужных программ и куки-файлов. Сделав это, я разгрузил процессор и позволил ему сконцентрировать все силы на выполнении моих команд. И он снова работает идеально.