Книга Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время - Майкл Хайятт

В этих строках скрыты драгоценные камни, а вы явно не хотите отбрасывать хорошие идеи или забывать какие-либо задачи. Чтобы еще больше защититься от забытых задач, воспользуйтесь временем, выделенным на просмотр и анализ, для выполнения одного из четырех следующих действий:

1. Устраняйте. Если задача больше не актуальна, избавьтесь от ее.

2. Назначайте время. Если вы хотите заняться чем-то позже, внесите это в свой календарь. Сортируйте подобные задачи как можно чаще, в соответствии с вашей Идеальной неделей.

3. Расставляйте приоритеты. Если вы уверены, что хотите решить задачу на этой неделе, но не знаете, когда именно, расставьте приоритеты. Добавьте ее в свой список приоритетных задач на неделю. Этот список – как раз то, что я называю еженедельной Большой тройкой (держитесь крепче, подробности скоро появятся).

4. Откладывайте. Если это задача, которую вы все еще хотите выполнить, но у вас нет времени на этой неделе, тогда просто оставьте ее в списке. Держите ее на заднем плане и вернитесь к ее обдумыванию снова во время следующего обзора.

Шаг 4: Отмечайте ваши цели, проекты, события, встречи и дедлайны. Одна из главных причин, по которой люди спотыкаются, выполняя свои самые важные цели и проекты, заключается в том, что они теряют видимость. Суета повседневной работы может затмить даже самые важные цели и задачи. Я уже упоминал о своей клиентке Рене. Она столкнулась как раз с таким вызовом.

– Это довольно забавно, потому что я занимаюсь авиационным бизнесом, – призналась она. – А когда вы занимаетесь авиационным бизнесом, то думаете о том, что находитесь на высоте 30 000, 40 000 или даже 50 000 футов.

К сожалению, Рене провела много недель и дней в реактивном режиме.

– Раньше я все время путалась в сорняках. Меня постоянно тянуло к земле.

Еженедельный анонс позволяет исправить эту проблему. Речь идет о повышении вашего видения своей же работы. Пересмотрите все цели, которые преследуете, и восстановите связь с вашими ключевыми мотивами. Что не менее важно, найдите время, чтобы определить шаги, которые вы могли бы предпринять на следующей неделе для достижения своей цели. Используйте это время, чтобы также проанализировать ключевые проекты и результаты. Вам необходимо определить, какие задачи вы должны сделать, а какие вы могли бы сделать для их выполнения.

Теперь пришло время проверить свой календарь на предстоящую неделю (или на несколько предстоящих недель, в зависимости от того, что надвигается). Это отличная возможность увидеть, нужно ли вам сделать какие-либо приготовления, делегировать какие-либо задачи или что-то подбить до начала новой недели. Перечислите предстоящие события и ожидающие дедлайны по датам. Это поможет вам упорядочить свою работу. Вы не можете посадить два самолета на одной взлетно-посадочной полосе одновременно. Важно также проверить предстоящие встречи; если вам нужно перенести или отменить их, тогда чем раньше вы уведомите об этом, тем лучше.

Шаг 5: Определите свою Большую тройку на неделю. После того как вы проанализировали все свои цели, проекты, сроки и все остальное, пришло время проявить инициативу и создать свою еженедельную Большую тройку – три наиболее важные вещи, которые вы должны выполнить на предстоящей неделе, чтобы продолжать двигаться в сторону основных целей и проектов[110]. Я уверен, что вы в состоянии выполнить за неделю больше задач. Однако помните, что марафоны заканчиваются по одному шагу за раз.

Итак, как вы можете решить, что входит в вашу еженедельную Большую тройку? Одним из полезных фильтров является проверенная временем матрица приоритетов Эйзенхауэра, популяризированная Стивеном Кови. Это простая сетка, разделенная на четыре квадранта, в которых горизонтальная ось соответствует срочности, а вертикальная – важности.

Квадрант 1 указывает на задачи, которые являются одновременно важными и срочными. Они, очевидно, имеют первую претензию на ваше время и заслуживают наивысшего приоритета. Я также должен отметить, что важные и срочные означают, что эти вещи важны и срочны лично для вас. Слишком часто мы втягиваемся в задачи, которые важны и срочны для кого-то другого, но не обязательно для нас. Подумайте о своих ежеквартальных целях. Сколько времени у вас осталось на часах? А как насчет основных сроков реализации ключевых проектов? Задачи в первом квадранте должны обязательно оказываться в вашей еженедельной Большой тройке.

Планируя свой день, поставьте приоритетными задачи квадрантов 1 и 2, быстро выполните задачи квадранта 3 (можете ли вы делегировать какие-либо из них?) и исключите все задачи квадранта 4.

Квадрант 2 относится к задачам, которые важны, но не срочны прямо сейчас. Вы можете легко отложить эти задачи, но будьте осторожны! Поскольку они не являются срочными, задачами квадранта 2 часто пренебрегают. Затем у кружащих самолетов кончается бензин, и мы либо создаем аварийную ситуацию, либо упускаем возможность – или и то и другое. Когда вы определяете задачу квадранта 2, планируйте, что займетесь ею в ближайшее время.

Планируя свой день, поставьте приоритетными задачи квадрантов 1 и 2, быстро выполните задачи квадранта 3 (можете ли вы делегировать какие-либо из них?) и исключите все задачи квадранта 4

Квадрант 3 состоит из задач, время которых поджимает и которые важны для других, но не обязательно для вас. Именно здесь многие из нас каждую неделю садятся на мель. Если вы не будете осторожны, то позволите чужим приоритетам вытеснить ваши собственные. Зачастую это приводит к снижению вашей производительности и остановке прогресса в достижении ваших ключевых целей и крупных проектов. Оценивайте элементы квадранта 3 в каждом конкретном случае. Для этого задавайте себе три ключевых вопроса:

1. Если вы говорите «да», то подвергаете ли риску задачи квадрантов 1 или 2?

2. На сделку какого масштаба вы готовы пойти, чтобы удовлетворить этот новый запрос квадранта 3? Другими словами, чему вам придется сказать «нет», чтобы согласиться и выполнить данную задачу?

3. Будете ли вы в конечном итоге злиться на другого человека, если согласитесь?

Если вы просматриваете эти вопросы и все еще чувствуете, что готовы выделить время в своем графике, тогда сделайте это. Однако будьте осторожны, чтобы не перепутать срочность с важностью.

Квадрант 4 указывает на задачи, которые не являются для вас ни срочными, ни важными. Элементы квадранта 4 никогда не должны попадать в наши календари или списки задач. Но ведь они все еще делают это, не так ли? Я думаю, что причина обычно сводится к одному из трех факторов: во-первых, путаница. Мы просто-напросто не останавливаемся, чтобы оценить деятельность или задачу. Мы прыгаем в нее, не задумываясь, и в конце концов падаем в кроличью нору. Во-вторых, чувство вины. Мы чувствуем, что должны это сделать, даже если знаем, что это не наша ответственность. Мы позволяем чувству вины взять верх над здравым смыслом. И, наконец, страх упустить что-то. Мы боимся сказать «нет» новым возможностям. Причем независимо от того, имеют они смысл в нашем мире или нет.