Книга Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - Владислав Гагарский

Формирование программы мероприятий по снижению издержек

После того как будут предложены потенциальные мероприятия для снижения затрат, из них нужно сформировать программу мероприятий для исполнения. Делается это следующим образом.

Производится оценка экономической эффективности мероприятий по снижению издержек. Если на предшествующем этапе оценка было качественной, т. е. давала ответ на вопрос: реализуемо и перспективно ли данное мероприятие вообще, то на данном этапе дается уже количественная оценка эффективности мероприятия (так, например, если ранее было предложено мероприятие по переводу автотранспорта компании с бензина на сжиженный газ, то нужно рассчитать и сопоставить: экономию затрат за счет разницы стоимости газа и бензина с учетом нормативов расхода, а также затраты на установку газового оборудования на автомобили).

При этом ключевым моментом является то, что мероприятия оцениваются по методике, аналогичной оценке инвестиционных проектов, а именно по чистой приведенной стоимости (Net Present Value – NPV).

NPV = ΣCFt/(1 + i)t,

t меняется от 0 до N, где i – ставка дисконтирования; CFt– денежный поток в периоде времени t.

Ключевым отличием в этой формуле является определение денежного потока в текущем периоде времени. Денежный поток является разницей между экономией издержек благодаря реализации мероприятия и затратами на реализацию мероприятия. То есть денежный поток является в данном случае виртуальным в отличие от классического понимания инвестиционного проекта.

В результате мероприятие будет целесообразным, если его NPVбудет как минимум больше нуля. На практике обычно устанавливают более высокую границу целесообразности, но конкретную цифру каждая компания устанавливает для себя сама.

Далее мероприятия классифицируются по степени затратности. Обычно применяют следующую классификацию (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Виды мероприятий

Границу перехода между малозатратными и высокозатратными мероприятиями каждая компания устанавливает для себя сама. Масштаб и обороты бизнеса у всех разные, и одна и та же сумма для одной компании будет считаться мелкими затратами, а для другой – совершенно неподъемными.

Пример беззатратного мероприятия – сокращение поступления бракованных изделий путем усиления входного контроля за поставкой запчастей и материалов. Критерии отнесения мероприятий к высоко– и малозатратным компания устанавливает самостоятельно. Высокозатратным мероприятием будет, например, реконструкция высоковольтных линий электропередачи с переходом на другой тип провода, что позволит в несколько раз сократить потери электроэнергии в сетях. Пример малозатратного мероприятия – установка приборов автоматического включения и отключения освещения цехов и территории ТЭЦ в зависимости от освещенности.

Программу снижения затрат следует оформить как внутренний нормативно-распорядительный документ – это подчеркнет ее важность для предприятия и придаст ей статус акта, обязательного для исполнения. Сами мероприятия оформляются в виде таблицы, имеющей следующую структуру:

• краткое наименование мероприятия;

• краткое описание (суть) мероприятия;

• вид мероприятия (беззатратный, малозатратный, высокозатратный);

• срок реализации;

• экономический эффект (экономия ресурсов в течение периода, обычно в течение года);

• затраты на реализацию.

Таблицы с этими данными будет достаточно для принятия решения акционерами или топ-менеджментом для принятия решения по реализации программы.

Таблицу с программой мероприятий следует дополнить пояснительной запиской, в которой по каждому мероприятию должны быть обоснованы экономический эффект (экономия ресурсов) и затраты, а также описан порядок действий по реализации мероприятия. Последнее является хорошим заделом по формированию плана проекта по сокращению издержек.

Затем программа мероприятий должна быть рассмотрена уполномоченным на то органом компании (правлением, советом директоров и т. п.), который должен утвердить или предложить скорректировать программу.

Как можно заметить, формирование программы мероприятий, ее утверждение – действия, несущие определенный оттенок бюрократии и явно противоречащие концепции постоянного усовершенствования – «Кайдзен». Однако принимая во внимание тот факт, что мы рассматриваем сокращение издержек именно для российских компаний, такой подход вполне оправдан. Во-первых, многие российские компании находятся в такой стадии развития, что выискивать соринки в глазу нецелесообразно – надо сначала оттуда вытаскивать бревна. А это подразумевает выполнение достаточно серьезных мероприятий, которые с помощью небольших, хотя и постоянных улучшений не реализовать. Во-вторых, часто бывает, что без команды «сверху» в компании ничего делаться не будет. С этой точки зрения принятие такой программы на уровне руководства будет сигнализировать об особой важности ее выполнения.

В качестве примера в табл. 7.2 приведена часть перечня мероприятий по снижению издержек, разработанного автором книги в рамках проекта, выполнявшегося для предприятия пищевой промышленности. Цифры в таблице условные.

Таблица 7.2. Пример перечня мероприятий по снижению издержек

Внедрение (реализация) программы мероприятий по снижению издержек

После того как программа мероприятий утверждена, компания приступает к ее реализации. При этом есть ряд тонких моментов, которые следует подчеркнуть.

В первую очередь приступают к выполнению беззатратных мероприятий. Как правило, их можно реализовать довольно быстро. Несмотря на то что эффект от малозатратных мероприятий не слишком большой, их выполнение уже само по себе даст определенный результат, своего рода «малую победу». Это обеспечит не только экономический, но и психологический эффект для всех участников проекта по сокращению издержек.

Последующие мероприятия реализуют уже, как правило, в зависимости не от величины затрат на их реализацию, а от величины экономии затрат: в первую очередь выполняют мероприятия, которые могут принести максимальный эффект. Учитывая, что отдельные мероприятия могут выполняться в течение нескольких месяцев и даже лет, ими следует управлять как отдельным проектом.

В любом случае, для каждого мероприятия должен быть предварительно подготовлен план его исполнения, назначен ответственный за результат, определен срок и состав работ, выделены ресурсы: материальные, трудовые, финансовые. С этим, кстати говоря, у многих компаний проблемы: определяется ответственный за мероприятие и ставится срок выполнения, но ресурсы на это не выделяются либо выделяются явно недостаточные. В результате мероприятие не выполняется либо выполняется не в полном объеме.