Книга Рекламное агентство. С чего начать, как преуспеть - Василий Голованов

♦ активные продажи;

♦ наем и обучение персонала;

♦ контроль работы стажеров и менеджеров;

♦ проверка документов по договорам;

♦ начисление зарплаты менеджерам;

♦ проведение общих собраний;

♦ контроль распространения рекламных носителей (монтажа носителей);

♦ поиск новых направлений развития и расширение ассортимента услуг.

4. Распределение функций, обязанностей и полномочий по должностным лицам (кто и за что отвечает).

5. Определение необходимого количества людей на текущий момент и на будущее.

Чтобы заниматься любимым делом и работать над бизнесом, над его развитием и расширением, вам нужно передать все функции, которые вы можете передать. Оставьте для себя только роль развития и руководства своим бизнесом. В идеале автоматизация приводит к тому, что бизнес работает без вашего участия, без вашего присутствия даже гораздо лучше, чем когда вы вмешиваетесь в процессы. Это идеал, к которому нужно стремиться.

В принципе, даже развитие бизнеса можно поручить специалистам, своим заместителям. Изредка контролируйте ключевые показатели, а все остальное время занимайтесь тем, чем хотите: уделяйте время семье, своему личностному развитию, путешествиям, хобби, другим направлениям бизнеса.

В предыдущих главах мы строили схемы наших бизнес-процессов – главного и вспомогательного. От этой схемы можно отталкиваться, поскольку в ней показаны все этапы, или ключевые работы, которые необходимо делать, чтобы достичь основной цели вашего бизнеса.

Для выполнения этих работ нужно нанимать специалистов или просто работников. Не всегда количество людей равно количеству квадратиков на схеме или количеству бизнес-процессов. Понятно, что одно должностное лицо может выполнять несколько функций ваших бизнес-процессов, отвечать за выполнение разных возложенных на него функций.

Вы должны прежде всего определиться, какие функции и бизнес-процессы вам нужно передать и соответственно какой персонал вам для этого требуется. Для рассматриваемого в этой книге рекламного продукта «Полезные телефоны» можно выделить основные четыре функции, для выполнения которых нужно нанять персонал.

Самое первое и самое главное – это продажи. Для них нанимаются менеджеры продаж. Если у этих людей нет опыта работы, то они называются стажеры. Когда стажеры уже показывают какие-то результаты, они могут быть переведены в ранг менеджеров продаж. Этот переход может сулить им некоторое повышение зарплаты, какие-то другие привилегии, но вместе с тем и налагает на них большую ответственность.

Для того чтобы нанимать тех же менеджеров продаж и обучать их, тоже необходим человек, например куратор. Я рекомендую брать кураторов из числа ваших результативных менеджеров продаж, которые могут поделиться с новичками своим опытом. Вместе с тем кураторы, поскольку они занимаются обучением людей, должны быть достаточно контактны, общительны, чтобы находить подход к наемному персоналу. Лидерство – это основное качество куратора. Еще необходимы ответственность, хорошая работоспособность, чтобы успешно участвовать в активных продажах и в то же время уделять время найму и обучению персонала.

Другой вариант – так называемые действующие, или бегающие, тренеры. Процесс найма менеджеров продаж, стажеров можно поручить одному человеку, платить ему за это зарплату. Но как показывает практика, управлять коллективом более 5–6 человек сложно, а для того, чтобы вашей фирме «поднять» больше денег, желательно иметь менеджеров продаж побольше, 15–20 человек. Естественно, с таким количеством менеджеров в одиночку никогда не управиться, вам потребуются как минимум четыре куратора.

Итак, я рекомендую либо нанять кураторов, либо заинтересовать кого-то из числа менеджеров кураторской работой, скажем, дополнительным процентом с продаж их подопечных или какими-то другими льготами – на ваше усмотрение. На кураторов необходимо возложить такие функции, как наем менеджеров продаж, обучение, контроль и предоставление вам отчетности о продажах их подопечных и о найме стажеров.

В случае с продуктом «Полезные телефоны» к четырем важнейшим категориям наемных людей можно отнести: менеджеров, кураторов, распространителей тиража и бухгалтера. Функции этих должностей могут совмещаться. Например, менеджеры продаж также могут выполнять функции распространителей, бухгалтер может выполнять функции секретаря. Такое совмещение часто позволяет экономить на зарплате, но оно не должно быть в ущерб качеству работы и развитию вашего бизнеса. Нужно эти функции оптимально распределить среди людей, чтобы люди не были загружены чрезмерно.

Основной функцией менеджера продаж является, естественно, активное занятие продажами. Именно эта работа приносит вашей фирме деньги. Чтобы менеджер всегда помнил о своей основной функции, можно повесить в офисе плакат – обращение к менеджерам: «Деньги вас ждут в районе, на переговорах». К сожалению, менеджеры, приходя в офис, имеют обыкновение распивать чай, общаться на отвлеченные темы с окружающими людьми, заниматься перетасовкой информации в компьютере, забывая при этом, что это не приносит им (и соответственно фирме) ни копейки. Чем больше деловых переговоров они проведут, тем больше денег они заработают, поэтому их надо чаще выгонять именно на активную работу.

Еще одной функцией менеджера продаж является согласование макета рекламного носителя. Этой функцией он наделен потому, что заключает договоры со своими клиентами, рекламодателями и соответственно именно ему проще всего выполнять согласование макета. Следующая функция – распространение тиража. Например, по проекту «Полезные телефоны» именно менеджеры продаж занимались распространением, но лучше всего не отвлекать их на подобные второстепенные функции, а нанять распространителей со стороны. Но желательно, чтобы менеджеры продаж, даже при наличии сторонней службы распространения, контролировали процесс распространения. По проекту «Полезные телефоны» менеджеры являются самыми заинтересованными лицами в качестве распространения. Чем лучше будет произведено распространение и чем больше будут довольны клиенты, тем больше вероятность того, что наработка постоянных клиентов будет идти у них лучше.

Функции кураторов лучше всего возложить на менеджеров продаж. Эти люди должны обладать лидерскими качествами, иметь опыт продаж. Кураторы могут заниматься также и наймом менеджеров продаж, обучением, контролем и отчетностью о продажах.

Если вы не хотите возлагать наем менеджеров продаж на кураторов, то можно иметь для выполнения этой функции отдел кадров или одного кадровика, который в течение восьми часов в день будет занят только приемом людей на собеседования. Этот человек может заниматься еще и обучением менеджеров. Им может быть и один из успешных менеджеров продаж, который в дальнейшем будет освобожден от функции активных продаж и займется только наймом и обучением персонала.

Теперь поговорим о бухгалтере. На бухгалтера мы возлагаем следующие функции. Прежде всего – контроль правильности заполнения всех документов вашей фирмы (договоры, выставление счетов, счетов-фактур, оформление актов о выполнении работы, заполнение расчетно-платежных документов и т. д.). Бухгалтер должен не только отвечать за правильность и полноту заполнения всех документов, но и готовить отчетность во все государственные инстанции. Вы как генеральный директор, руководитель, а может, и учредитель заинтересованы в правильности заполнения этих документов, чтобы к вам не было никаких претензий проверяющих организаций, налоговых инспекций и прочих органов. Надо знать, что неправильно заполненный договор фактически может снять ответственность со второй стороны, т. е. с рекламодателя. Если при заключении договора допущены какие-то нарушения законодательства или если договор неправильно оформлен (например, стоит подпись не того должностного лица или на нем какая-то «левая» печать), суд может признать сделку ничтожной (недействительной).