Книга Серьезный разговор об ответственности. Что делать с обманутыми ожиданиями, нарушенными обещаниями и некорректным поведением - Джозеф Гренни

Если проблема заключается в рабочем моменте, то полезно помочь собеседнику определить, какие бюрократические силы мешают ему выполнять свои обязанности. Со временем люди начинают принимать правила, политику и нормы, которые на них постоянно воздействуют, как данность. Они считают их чем-то вроде законов природы. И перестают замечать.

Обратите внимание на эти условия. Сыграйте роль несведущего профана. Спрашивайте: «Почему мы не можем этого сделать?» Если какие-то правила уже утратили свое значение, постарайтесь от них избавиться. Если правило ограничивает ваши возможности, получите разрешение нарушить его. Каждый раз, когда придумывается новое корпоративное правило, можно не сомневаться, что это ответ на чей-то неудачный выбор. А теперь даже плохой выбор не позволят сделать никому: «Слушайте, ребята. Роберта вчера нарушила закон, поэтому мы все отправимся в тюрьму».

Не забывайте, что правила и инструкции не решают всего и многие из них можно отменить.

Если вы действительно хотите помочь собеседнику найти скрытые препятствия, объявите войну бумажной работе. Считайте, что от формализма следует избавляться. Проверьте, например, почему нельзя обойтись без семи подписей, которые сегодня необходимы, чтобы люди могли начать работать.

Одна компания сократила время реагирования в два раза, выявив у себя подобную политику. Ее сотрудники не могли начать работать с клиентом, не получив на определенном документе подписи семи человек. Всеобщему освобождению способствовало решение, что санкционировать начало работы теперь должны только три человека, остальных четырех можно лишь уведомить постфактум. Позволив работникам действовать после получения подписей всего трех руководителей и последующей отправки сообщения остальным четырем, они потрясли свой мир.

Обязательно предоставьте людям легкий доступ к информации, которая необходима им, чтобы сделать правильный выбор. Из всей огромной массы данных нужная часть должна попадать к нужным людям в нужное время. Например, не стоит возмущаться тем, что ваша дочь не соблюдает режим, прописанный ей как диабетику, если она лишена доступа к определенной информации (об уровне сахара в крови и последствиях его повышения), которая должна способствовать правильному поведению. Можно убеждать и умолять ее, а можно показать ей цифры и графики.

Вот еще один полезный инструмент. Для того чтобы определить все источники влияния, спросите: «Будь вы руководителем, как бы вы решали эту проблему?» Человек чувствует себя свободнее, когда ему предлагают примерить на себя руководящую роль. Представив себе, что его сфера влияния стала шире, он начнет искать пути устранения любых препятствий, навязанных компанией.

Словом, ищите разнообразные скрытые силы и не отступайте, пока не убедитесь, что все препятствия устранены.

Проверьте обе стороны

Представьте себе, что серьезный разговор об ответственности подходит к концу. Вы упорно пытались выяснить, по каким причинам собеседник не может выполнить поручение, но так ничего и не добились. Может быть, у него все еще недостаточно мотивации? Разве такое возможно? Чаще всего к такому выводу приходят, если сразу после описания проблемы человек говорит, что не смог выполнить задачу. Люди указывают на отсутствие возможности из-за того, что это в меньшей степени угрожает им, даже если дело в конфликте приоритетов.

Это подводит нас к сути дела. Человек рассказал о том, что помешало ему выполнить обещание, но это не значит, что он захочет сделать свою работу, устрани вы все преграды. Поэтому в конце беседы нужно проверить оба варианта. Спросите собеседника: «Если к двум часам я принесу тебе все необходимое, ты готов будешь сдать работу к пяти, или есть еще какие-нибудь сложности?»

Таким образом, вам стоит закончить разговор об отсутствии возможности проверкой мотивации. Это верно и в противоположном случае. Если собеседник начинает канючить: «Ты правда хочешь, чтобы я это делал? Это такая скука» – и вы объясняете ему закономерные последствия его поступка, пока он не согласится уступить, остается шанс, что ему что-то мешает. После того как оппонент согласился подчиниться, проверьте, сможет ли он выполнить работу. «Мне кажется, ты готов сделать это, но, может быть, тебе что-то мешает? Нам надо обсудить что-нибудь еще или я могу рассчитывать на то, что бумага будет лежать у меня на столе к девяти утра во вторник?»

Разобравшись с мотивацией, проверьте возможности. Начав с возможностей, проверьте мотивацию. Не забудьте: контролировать придется оба фактора.

Поиск должен быть безопасным

Давайте закончим обсуждение проблемы отсутствия возможности трудным случаем. Вы хотите докопаться до глубинных причин происходящего, но у вас нет на это полномочий. Например, начальник обещал помочь вам с клиентами в моменты пиковой нагрузки, но когда он вам особенно нужен, его нет на месте. Неужели вам действительно придется мотивировать своего босса выполнить обещание? Так ли все на самом деле? Очевидно одно: вы хотите докопаться до сути. А что если он не хочет вам помогать, потому что ему не нравится работать с недоброжелательными клиентами? Или ему важно что-то другое? Неужели он просто забыл, как делается такая работа?

Вы не понимаете, что происходит. Ваша цель – поговорить с начальником, определить, что мешает ему помочь вам, и понять, собирается ли он выполнять свое обещание или вам придется обойтись без его помощи. Иными словами, нужно вовлечь босса в разговор и вместе найти причины нарушения обещания. Или, если вы очень спешите, остается пожертвовать собой ради благого дела.

Попросите разрешения

Об этом мы уже писали. Если вы не обладаете полномочиями, позволяющими обсуждать с человеком истинные причины его поведения, разговор состоится только с его разрешения. Поэтому попросите его. Если же у вас достаточно полномочий, все равно спросите: «Мы пришли к согласию в том, что проблема существует. Можем ли мы поговорить о том, как ее разрешить? Мне хотелось бы впредь избегать подобных ситуаций. Со своей стороны я сделаю для этого все возможное. Хорошо?»

Выясните мнение собеседника

Узнать настоящую причину проблемы вам поможет вопрос о том, не являетесь ли вы сами ее частью. Беря на себя ответственность за то, что сами усугубляете проблему, вы даете собеседнику понять, что ему ничто не угрожает и он может сделать то же самое. «Моя цель – решить проблему. И мне очень хотелось бы понять, не затрудняю ли я сам выполнение работы».

Опережайте

Люди часто чувствуют себя неловко, обсуждая причины проблемы, поскольку боятся показать свою слабость и эгоизм. Отсутствие возможности для них – плохо. Отсутствие мотивации – еще хуже. И вам нужно изменить эту точку зрения. Ваша задача – так вести обсуждение глубинных причин проблемы, чтобы оппонент понимал, что вы считаете его достойным человеком, несмотря на то что он неспособен выполнить работу. Вы не собираетесь критиковать его, ваша задача – решить проблему.