Книга Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Проблема нехватки времени, которую пытаются решить тренингами, тайм-менеджментом, внедрением новых систем, часто коренится в том, что на предприятии не создана система коммуникации, а сотрудники не обучены ее стандартам. Во многих компаниях область работы с информацией лежит в «зоне умолчания», ее просто не замечают. Как ходьбу, когда мы просто ходим, а не боремся за приз в забеге. На самом деле простой аудит системы коммуникации в компании и исправление нескольких узких мест могут очень существенно разрядить обстановку, высвободить много времени и сберечь нервы ваших сотрудников. Что хорошо отразится на способности компании к заработку.

Каждый сотрудник – дорогой терминал, который занимается переработкой информации. Он на чем-то специализируется, включен в процессы компании и должен правильно на них реагировать. Если создать условия, когда он может максимально сосредоточиваться на самом ценном для компании, а вдобавок сделать так, чтобы он откликался на процессы, как нужно и когда нужно, – эффективность работы сильно вырастет.

Техническая система всегда требует улучшения. Двигатель внутреннего сгорания постоянно совершенствуют, повышают его КПД. Для модернизации техническая система привлекательна тем, что в ней все наглядно. Достаточно снять крышку и посмотреть, как крутятся шестеренки, чтобы понять, где подправить, чтобы движение стало легче и быстрее. Человеческая система (а предприятие – это социальная система) по сути может быть описана как техническая. Она поддается тем же принципам модернизации – возможны сокращение потерь на трение, устранение узких мест. Одним словом, здесь работают базовые принципы повышения эффективности. Мы редко задумываемся и обращаем на это внимание, потому что проблема коммуникации не всегда очевидна. Ее настройка может значительно поднять эффективность предприятия в целом. Для бизнеса, который насчитывает десятки и сотни сотрудников, это очень привлекательный способ развития по рентабельности вложений. Посудите сами: не нужно закупать дорогое оборудование и программы, расширять персонал, достаточно наладить между сотрудниками, отделами и подразделениями правильную коммуникацию, чтобы общая производительность системы выросла.

Как мы знаем, результативность системы определяется производительностью узкого места. Кто больше всего загружен докладами, задачами и сообщениями? Конечно, руководитель. Для него установка Накопителей – первый шаг к тому, чтобы снять нагрузку, которую он вынужден нести в системе. К нему стремятся информационные потоки от сотрудников, начальства, клиентов. Многие руководители погребены под ними. Часто больше половины дня у них уходит на то, чтобы только разобраться с новыми письмами. Когда работать?

В первую очередь руководитель должен заниматься задачами, которые развивают компанию, двигают к поставленным целям. Во вторую – тем, чтобы поддерживать текущие дела (само собой, нельзя двигаться к целям в ущерб текущей работе). Без того чтобы оградить себя от хаоса поступающих потоков данных и задач, работать в разумные сроки и с разумной нагрузкой просто невозможно. Установка Накопителей – первый и необходимый шаг для того, чтобы оптимизировать работу руководителей и бизнеса в целом.

Отзывы

Здравствуйте!

Я – Константин Дыкин, генеральный директор ООО «НОРД», эксперт в области жизненных интересов человека, мотивации и самомотивации, работаю со стрессами и депрессиями, занимаюсь антикризисным управлением. Среди моих клиентов есть и люди, и компании. Работаю в форме коучинга и консалтинга, провожу тренинги и вебинары.

С Николаем Додоновым познакомился несколько лет назад и был поражен его настойчивостью и упорством в достижении поставленных целей, быстротой получения серьезных результатов. Когда представилась возможность, по приглашению Николая принял участие в его классическом тренинге по технике GTD. А так как знаю за собой грешок некоторой несобранности, с которой боролся с переменным успехом, а еще чаще загонял себя в дедлайны в разных проектах, принял приглашение с благодарностью и тайной надеждой, что наконец в моей жизни что-то изменится.

Так и получилось. Николай спокойно, методично объяснил и показал на практике преимущества идеи и технологии методики GTD. На идею душа откликнулась сразу, а технологию мы отработали на тренинге.

Что я вынес с тренинга? Самым важным для меня оказалось то, как правильно распределять свои входящие задачи и события и работать с ними. На раскрывающем коучинге у меня есть клиенты, каждый со своими событиями и движениями, и компании, которые находятся в стадии мотивационного аудита, я сопровождаю их внедрение новых антикризисных мотивационных технологий. Ежедневно возникает точно больше пятидесяти событий, и каждое требует той или иной реакции. Я постоянно готов к любому из них, так как практически все входящие события у меня «выгружены из головы» на внешний носитель. Более того, это сетевой носитель, который есть и в ноутбуке, и в планшете, и в смартфоне. Что бы и когда бы ни возникало – оно быстро покидает мою голову и попадает в единое место хранения всех входящих, которые требуют моей реакции. Я всегда могу окинуть всю картину одним взглядом и увидеть как свои завалы, так и свободное время. А дальше – все технологично и относительно несложно…

Именно проблема регулирования и обработки входящего потока оказалось для меня самой невыстроенной частью работы. Более того, она не была мне видна и тем более мною осознана до тех пор, пока на тренинге Николая я не начал, действовать, двигаться, выполняя тренинговое задание… Я забивал, заполнял и в итоге засорял свою голову настолько, что моя работа из интереснейшего дела жизни, в которое я вкладываюсь весь, часто превращалась в нудную и непосильную рутину. В собственной голове я воевал с тучей задач вместо творения себя и своего дела… Было еще несколько полезных озарений, но обработка входящего потока оказалась для меня самой важной…

Теперь свободная голова позволяет видеть гораздо больше возможностей моего бизнеса и проявлений себя в тех или иных областях…

Благодарю Николая за его исследования и работу! С его легкой руки я освоил очень эффективный и полезный набор навыков и теперь уже самостоятельно развиваю это направление.

Глава 7. Алгоритм анализа

Из Накопителя информация поступает в Алгоритм анализа – машину, которая стандартно обрабатывает любую входящую информацию. Процесс идентичен рубке мяса в мясорубке или тому, что происходит с породой, когда она поступает в драгу. Вот только продукт у Алгоритма анализа немного специфический. Это элементарные действия – основное топливо для достижения целей.

Как мы помним, в зоне комфорта мозг не желает думать над задачами, если они не грозят немедленными проблемами. Если мы не ощущаем опасности, организм не позволит тратить энергию, чтобы определить, что нужно сделать, и приняться за выполнение.

Алгоритм анализа – тот инструмент, который отвечает за появление элементарного действия, крупицы породы, которая будет переработана даже в режиме энергосбережения. Эта задача выполнится легко, даже если мозг в самой что ни на есть зоне комфорта.