Книга От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

7. У вас есть клиент, делающий заказ примерно раз в три месяца. Добавьте «Напомнить Питеру сделать заказ» в список дел через три месяца — и вы будете спокойны, что он не перейдет к конкурентам.

Создание списка будущих дел снимает стресс и позволяет планировать реалистично, не думать ни о чем, кроме тех дел, на которые есть время именно сегодня. Если вы не можете сделать их сегодня, не думайте о них сегодня. Впишите их в список дел на тот день, когда сможете сделать. Это 365-дневный список дел, или, как я называю его, список дел на будущее.

Вы можете спросить, в чем же разница между 365-дневным списком дел и календарем. Последний нужен для точных по времени запланированных дел для выполнения А— и В-заданий (ваших достижений успеха или важных подотчетных решений проблем). 365-дневный список дел — для гибких по времени решений проблем, которые надо в конце концов сделать. Список дел на будущее дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание.

Вы увидите еще один плюс от использования технических систем. Когда назначите дату вашему заданию, устройство напомнит об этом в нужный день. Многие почтовые системы могут быть синхронизированы с мобильным телефоном, и напоминалка будет выскакивать на экране в нужное время. Вы также можете продублировать эту систему на вашем компьютере: это сделает ее списком дел и на сегодня, и на будущее. Это также позволит автоматически передвигать любое задание, которое не получилось сделать сегодня, на следующий день. Их можно отмечать красным или как-то по-другому показывать, что вы просрочили.

Этот подход позволяет следить и за переданными другим поручениями. Если вы отдали свое задание мне, можете выбрать какую-нибудь дату в списке будущих дел, чтобы проверить меня и спросить о состоянии работы. Этот подход можно назвать ключом к управлению контактами. Если вы связываетесь с клиентами или членами команды в разные интервалы времени, можете использовать эту систему, чтобы следить за своими обязательствами, не назначая им точного времени.

Списки дел на будущее также позволяют не терять голову от бесконечного перечисления дел. Они устраняют ощущение в конце каждого дня, что все выполнить не удалось. Цель всего этого — сбалансировать количество заданий, которые нужно сделать, и время, которое на них надо потратить, с количеством времени, не занятого назначенными делами на этот день. Подобный баланс может оказаться ключом к снижению стресса и перегрузки. В день, занятый точными по времени делами, внесите в список максимум два или три задания. Если попытаетесь успеть больше, сами себя загоните в ловушку, а продуктивность и энергия только снизятся. И кто это для вас устроил? Правильно, родители. Они во всем виноваты. Всегда вините родителей! Шучу. Вы сами загнали себя в эту ловушку, потому что не учли всех ограничений.

Напомним, какими правилами надо руководствоваться в системе управления заданиями:

1. Выберите одно место, где будете записывать список всех дел, как личных, так и рабочих. Лучше всего подобрать электронную систему, к которой есть постоянный доступ с вашего мобильного устройства. Также нужно удостовериться, что вы можете ее синхронизировать с компьютером или интернетом, в случае если потеряете мобильное устройство.

2. Придерживайтесь одной выбранной системы, чтобы всегда знать, где посмотреть свои задания. То есть прекратите использовать все остальные напоминания, включая разлетающиеся бумажки и стикеры.

3. Разделите список заданий на сегодняшний список дел и список на будущее, назначайте каждому заданию дату. Это сформирует отдельный список дел для каждого дня. Смотрите реалистично на свои обязательства, чтобы снизить стресс и с пользой провести продуктивное время. Если не можете выполнить это сегодня, не думайте об этом сегодня. Запишите это в список дел на будущее.

Календарь

Какую систему вы используете, чтобы отслеживать встречи? Каким способом запомните дату приглашения на барбекю в следующем месяце? Запишете все в календарь, висящий на кухне? Запишете в календарь на своем смартфоне? Или на работе? Или во всех трех местах?

Иметь два раздельных календаря для личных и рабочих дел не означает получить два раздельных 24-часовых расписания; это скорее принесет головную боль. Все запланированные дела должны сосредоточиваться в одном месте. Их нельзя разделить, так же как вы не можете быть в двух разных местах одновременно. У вас есть друзья, которые, не раздумывая, на все соглашаются, не проверяя или не записывая своих обещаний в календарь? Они в конце концов отменяют какие-то дела, потому что ранее запланировали что-то еще, не смогли найти время для этого или просто забыли, на что и когда соглашались. Использование календаря предотвращает такие вещи.

Помните высказывание «Человек, у которого есть часы, всегда знает, сколько времени. Человек, у которого двое часов, постоянно сомневается»? То же самое можно отнести и к вашим важным делам. Если вы планируете дела в разных системах хранения, это практически гарантированно приведет к конфликту расписаний.

Ключи к эффективному использованию вашего календаря точно такие же, как и ключи к использованию системы заданий:

1. Выберите одну систему календаря для всех личных и рабочих дел, имеющих точное время, и придерживайтесь ее.

2. Постоянно имейте ее с собой или обзаведитесь удаленным доступом к ней.

Некоторые используют так называемый общий календарь. Это может быть обычный календарь, которым пользуется целый отдел на работе, так что все знают, кто и где будет в этот день. Такой же можно использовать дома. Это может быть интернет-календарь или настенный. Его смысл в том, что другие люди могут узнать, где вы находитесь в конкретный момент. Но он не должен быть вашим единственным напоминанием об обязанностях. Каждое дело, назначенное в общий календарь, должно быть и в вашем календаре, чтобы вы могли видеть все свои обязательства одновременно.

Также непременно надо иметь мобильный доступ к своему календарю, чтобы решать на месте, стоит ли соглашаться на встречу, принимать ли приглашение и как поступать с любым обязательством.

Итак, ваш календарь также включает в себя и назначенное время, которое вы выделяете, чтобы заняться делами для достижения успеха. Он показывает, на что вы тратите время и, следовательно, что цените. Вы показываете, что цените определенные стремления или отношения: даете им свое время — самый дорогой и невосполнимый ресурс.

Все работает в союзе

Мы объяснили в прошлом разделе, что, прежде чем составлять список дел, надо сверяться с вашим календарем по поводу точных обязательств. Так вы не будете пытаться вместить огромное количество заданий в малый отрезок времени, заранее избежав неудачи.

Но что если ваш список дел — главный приоритет на весь день? Иногда нагрузка так велика, что не остается времени запланировать хоть какие-нибудь дополнительные встречи. Это бывает в том случае, если приближается срок подобных дел, или они так долго томились в списке на будущее, что игнорировать их уже никак не получится. Скажем, намечается большое мероприятие. За несколько дней до него вряд ли стоит планировать встречи или занятия с новыми клиентами. Вы, скорее всего, будете загружены мелкими поручениями, деталями, заданиями, последними приготовлениями. И хотя все эти дела могут не быть привязаны ко времени, все-таки надо успеть их закончить перед этим мероприятием. В такие дни список дел окажется для вас наивысшим приоритетом. Придется закончить все дела в нем для уверенности, что мероприятие пройдет успешно, поэтому с планированием важных и точных по времени событий придется подождать.