Книга На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен

Электронная почта используется очень часто, и навыки письма становятся все важнее для личной эффективности. Однако многих этому просто не учили. По данным ассоциации Business Roundtable[40], представляющей самые крупные корпорации США, ее участники тратят около 3 млрд долл. в год на обучение сотрудников навыкам письма{77}. Из-за неумения писать снижается эффективность: клиенты не понимают, что написано в руководствах по эксплуатации, и поэтому злятся; коллеги не могут разобрать, о чем сказано в документах. В результате возникают рабочие конфликты.

Начните с плана

Мой друг Джордж – эксперт в области средневековой истории. Но написание отчета об исследовании занимает у него больше года. Почему? Потому что он постоянно впадает в ступор: прекращает писать, когда теряет нить рассуждения.

Диана, психолог, жалуется, что может рассуждать логично только после того, как закончит заключение. К сожалению, написанная к тому времени основная часть уже, как правило, идет вразрез с выводами, поэтому ей приходится переделывать весь текст.

Им было бы проще, если бы они для начала составили план. Джордж не впадал бы в ступор, а Диане не пришлось бы переписывать документ, чтобы тот соответствовал выводам, к которым она приходит неожиданно для себя.

Написание текста нужно рассматривать как процесс, состоящий из нескольких отдельных этапов: создания плана и его реализации. Помните принцип сосредоточенности на конечном результате, о котором я рассказывал в главе 2? Здесь суть та же: составьте ориентировочный план, прежде чем начнете писать. Иначе у вас возникнут проблемы.

Почему важно составить план

Очень сложно писать и планировать одновременно: создание качественного текста предполагает большую умственную нагрузку, особенно для кратковременной памяти. Кратковременная память хранит и обрабатывает информацию, позволяя вам выполнять сложные функции, например мыслить и учиться. Она также отвечает за процесс управления словами и построения грамматически правильных предложений и абзацев. Ресурсы кратковременной памяти ограниченны.

Преподаватель психологии Рональд Келлог[41] провел эксперимент, доказав, что различные этапы письма – составление плана, формулировка мыслей и проверка – задействуют одни и те же ресурсы мозга{78}. Если вы заранее составите план, то сможете потратить больше времени на формулировку мыслей.

Келлог также провел контролируемый эксперимент с целью подтвердить на практике гипотезу о том, что качество текста выше, если пишущий составил план{79}. Он в случайном порядке распределил студентов на две группы: одна должна была потратить 5–10 минут на план, а другой запретили его составлять. Ученый пришел к выводу, что студенты, которые составляли план, написали более качественные тексты, потому что у них была возможность сосредоточиться на формулировках. В результате обе группы справились с заданием в одно и то же время, хотя первая потратила несколько минут на составление плана. Следовательно, составление плана способствует написанию текстов более высокого качества за аналогичный период времени.

Я разработал свою систему: сначала провожу мозговой штурм, потом распределяю идеи по категориям и составляю план.

• Мозговой штурм: я беру чистый лист бумаги и записываю все свои мысли по определенной теме. Моя цель – записать как можно больше идей, порядок не важен.

• Распределение по категориям: затем я определяю категории и подкатегории. Это помогает мне создать структуру – в итоге формируются группы идей, которые станут основой плана.

• План: я группирую идеи, меняю порядок и составляю разные комбинации. Я пытаюсь создать логическую основу моего будущего текста.

Попробуйте освоить этот процесс. Предположим, руководство попросило вас написать короткую служебную записку, чтобы убедить топ-менеджмент компании дать согласие на участие в экологическом проекте (компания хочет доказать свое бережное отношение к окружающей среде).

На этот пример я буду ссылаться несколько раз. Выберите любую из двух тем.

• Представьте, что вы работаете в парке аттракционов. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела персонала нанять еще 10 сотрудников-аниматоров, которые будут переодеваться в костюмы животных.

• Представьте, что вы работаете в аналитическом отделе крупной продовольственной компании. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела профинансировать разработку сухого завтрака или напитка для похудения.

Начните с мозгового штурма{80}. Запишите все свои идеи, не стараясь связать их друг с другом. Сколько пунктов в вашем списке? Вот неполный список моих идей для служебной записки по экологическому проекту.

Этап 1: мозговой штурм

Имидж компании

Утилизация отходов

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Энергозатраты

Налоговые льготы

Оплата проезда на общественном транспорте

Затраты на реставрацию

Меры по предотвращению выбросов углерода

Запрет на пластиковые стаканы