Книга Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

Исследования показывают, что сегодня работникам предлагают слишком большой объем работы, которую надо выполнить за очень короткий срок. 84 % менеджеров указывают на то, что средний служащий значительно перегружен. По исследованиям Института семьи и работы и других организаций, за последние двадцать лет работа стала менее надежной, но требующей больше времени, особенно в периоды экономического кризиса, когда работников просят сделать больше с меньшими ресурсами. Такова реальность современной работы. Больше никто не ценит церемоний, руководители и менеджеры смотрят только на результаты. То, что они хотят и на что искренне надеются, является для вас самой важной работой, которую нужно выполнить. Умение выбрать самое главное, передав остальное другим, увеличит вашу производительность труда, уменьшит стресс и позволит вам подняться выше, чтобы стать самым высококлассным специалистом.

В следующей главе мы рассмотрим вопрос, как найти время для выполнения всех самых важных задач.

Навык 3. Выбирайте самые важные задачи.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?

• Всегда заниматься первостепенными задачами.

• Записывать все намеченные дела в одном месте.

• Определять приоритеты сверху вниз.

• Помнить о трех вопросах и четырех правилах.

Когда вы собираетесь ими воспользоваться?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием в применении стратегий?

Как вы планируете преодолеть это препятствие? Каков ваш личный результат овладения этим навыком?

HAВЫК 4

ПЛАНИРУЙТЕ СРОКИ ЗАВЕРШЕНИЯ РАБОТЫ

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ФРАНСИНА

Франсина — менеджер среднего звена в крупном PR-агентстве. Когда я начала с ней работать, ее перевели на испытательный срок из-за неудачного выполнения самых главных творческих задач по стратегическому планированию, развитию контактов со СМИ и привлечению новых клиентов. Если ее работа не начнет приносить результатов, заработок окажется под угрозой.

У Франсины появилась репутация работника, вечно не укладывающегося в сроки, создающего хаос в работе коллег. Для коллег Франсины стало привычным делом передавать ее материалы в последнюю минуту, из-за чего художественный отдел вынужден был работать до ночи.

Нет сомнений, что Франсина работала очень упорно, но ее руководители утверждали, что она неэффективно выполняет свои обязанности. У нее было слишком мало возможностей показать свои усилия. Вместо стратегической работы она предпочитала заниматься организацией, готовить сообщения для печати и т. п. Франсина предпочла быть занятым работником, а не эффективным и творческим.

Я спросила ее, почему она не занимается творческой работой. Она немедленно ответила, что ежедневные срочные дела вытесняют самые важные задачи. В конце концов, должен же кто-нибудь проверить материал для статьи и разобраться с контрактами. Нескончаемый поток мелких дел не оставляет ей в течение дня времени для концентрации.

«У меня нет возможности сосредоточиться во время рабочего дня!» — это стало девизом современного делового мира.

Мы живем и работаем в ритме стаккато. Электронная почта, факсы, совещания, кризисы и постоянное давление придают рабочему времени ураганный темп. Задачи, требующие коротких всплесков активности (десятиминутные телефонные звонки, электронная почта, спонтанные беседы с клиентами и сослуживцами) не вызывают затруднений в исполнении. Но обязанности, которые требуют больше времени и размышлений, вроде написания и анализа, выполнить гораздо сложнее. Очень часто, как в случае с Франсиной, эти более значительные по объему и интеллектуальным затратам задачи являются именно той сферой деятельности, где вы можете блеснуть и сделать более ценный вклад. Поэтому очень опасно для ваших позиций, если эти задания стоят у вас на втором месте или вы их упустили.

Работники, которых ценят, обычно полностью выполняют всю работу, будь то небольшие задачи или творчество, несмотря ни на какие помехи.

Как много работы вы выполняете каждый день? Сразу ли вы принимаетесь за работу или она у вас сначала полежит на столе? Как у вас со сроками? Часто ли вы заставляете других ждать неопределенное время? Не является ли ваш офис «черной дырой» компании? Нет чувства приятнее, чем осознание, что вы справились с работой. Так думают и ваши сослуживцы. Независимо от ваших намерений и прекрасного качества работы, если задачи вовремя не выполняются, ваша репутация в организации под вопросом. Такое уж время.

Но нам всем хорошо известно, что работа — это не количество времени, которое вы в нее вложили, а результат. Вы должны периодически присматриваться к лучшим работникам вашей компании, которые постоянно уходят домой засветло, выполняя при этом огромный объем работы. Может быть, они «вундеркинды» и быстрее соображают? Или они лучше планируют свой рабочий день, более эффективно используя рабочее время?

То, что мир движется в таком безумном темпе, вовсе не значит, что и ваша работа должна повторять этот темп. Знание того, как и когда отказаться от всплеска энергии и перейти к концентрации на более долгом, сосредоточенном труде, очень важно для того, чтобы лучше спланировать ваш рабочий день.

Подумайте о текстуре своего дня в единицах азбуки Морзе. Несколько тире — задачи, требующие максимальной концентрации, на час или больше, вроде письменной или аналитической работы, а точки — телефонные звонки, электронная почта, выписывание чеков и т. д.

Понадобятся сознательные усилия, чтобы создать условия для работы в темпе тире в мире, определяемом темпом точки. Вы должны закрыть дверь и защитить свое пространство. Предлагаю вам четыре способа, которые помогут создать пространство для спокойной, вдумчивой работы, чтобы вы могли увеличить производительность своего труда и повысить свою ценность.

ИЗБЕГАЙТЕ ЧТЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ПЕРВЫЙ ЧАС РАБОЧЕГО ДНЯ

Аудитория ахнула, когда услышала эти слова, но давайте разберемся. Электронная почта отнимает у нас самое большое количество времени. Мы перебиваем друг друга каждые пять минут, чтобы проверить содержимое наших почтовых ящиков в надежде получить что-нибудь интересное, увлекательное или более срочное, чем то задание, над которым мы в этот момент работаем. Проверка почты нарушает непрерывность мыслительного процесса. Неудивительно, что в результате падает производительность нашего труда. Нет сомнения, что электронная почта — самый удобный повод для того, чтобы отложить работу. Сколько раз, прежде чем сделать важный звонок или начать серьезный проект, вы говорите себе: «Дайте-ка я сначала проверю свою почту»?