Книга От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Зачем нужна организованность

Вы можете считать наличие системы тайм-менеджмента способом избавиться от бардака в вашей голове, так же как вы избавляетесь от бардака в доме. Например, подумайте о какой-нибудь вещичке, которой в голову не придет потеряться, — хотя бы о столовых принадлежностях (вилках, ножах и ложках). Вы слышали когда-нибудь такое: «Хотелось бы поесть, но сначала надо найти вилку и ложку. Они кому-нибудь здесь попадались?» Я не видел такого дома, в котором не было бы специально отведенного места для хранения этих предметов. Цикл передвижения этих вещей — использование, мойка, сушка и водворение обратно в ящик — настолько прост и естествен, что, если кто-нибудь найдет потерявшуюся вилку на полочке в ванной или за диваном, она, без всяких сомнений, немедленно будет возвращена на кухню. Как результат, мы никогда не тратим время на розыск этих предметов, и такого явления, как ложко-вилковый стресс, не бывает! Вы когда-нибудь спрашивали кого-нибудь: «Как дела?» — а он в ответ: «Друг, все настолько плохо, мы даже наши вилки не можем найти». Да, такие дела действительно плохи.

Было бы здорово, если бы в жизни оказалось больше подобных вещей, за которыми так же легко можно было следить. В доме или офисе у каждого физического объекта должно быть определенное место, чтобы его легко было найти и неоднократно использовать. Если нет такого места хранения, ситуация становится беспорядком. И этот бардак не только создает беспорядок в пространстве, но также приносит стресс.

Скажите честно: у вас есть что-то на столе прямо сейчас, что явно не на месте? Вы так и думали, когда это покупали: «Эта вещь будет стоять у меня на столе, там ей самое место»? Конечно, нет. Когда покупали, скорее всего, не задумывались, где будете это хранить. Но пока не решили, куда эту вещь пристроить, вы будете класть ее где попало. А потом она станет частью бардака, вызывающего стресс, и когда будете на нее натыкаться, и когда искать. Вещь не может быть полезной, если вы не можете ее найти в момент необходимости. Как только вы определите для нее место (желательно, чтобы не спотыкаться), тогда она будет приносить пользу. Таким образом, организованность сокращает стресс и экономит время.

Дезорганизация приносит стресс несколькими способами:

1. Вы не можете найти вещь, когда она вам нужна, и нервничаете.

2. Вещи лежат везде и постоянно мешают. Вам приходится перекладывать их с места на место, когда они не нужны, что прибавляет работы.

3. Из‑за бардака вы постоянно чувствуете, что у вас есть незаконченная работа; это добавляет головную боль и истощает силы.

4. Иногда вы покупаете что-то повторно, просто потому что не можете найти уже имеющуюся вещь, а это неоправданные расходы.

Бардак и беспорядок также вызывают во многих людях стыд и смущение. Большинство из нас не хотят показаться неорганизованными и не умеющими контролировать свои дела. Вы замечали, как уровень дезорганизации в физическом пространстве обычно отражает — по крайней мере, в какой-то степени, — насколько мы контролируем свою жизнь и время? Как вы себя чувствуете, когда вокруг чистота и порядок и все на своем месте? Даже если все остальные вещи в жизни доставляют дискомфорт и огорчения, то хотя бы с вашим пространством все в порядке. Мы ощущаем комфорт и спокойствие в организованном, расслабляющем месте; это позволяет нам стать более творческими, продуктивными, ясно мыслящими, чем в захламленном и беспорядочном пространстве. Как вы себя чувствуете, когда вокруг беспорядок и вы не можете толком ничего найти? Скорее всего, разочарованным, беспокойным, нервным, подавленным, уставшим и не владеющим ситуацией — это эмоции, истощающие творческие силы и снижающие продуктивность. Даже просто расчистка и организация пространства могут смягчить эти негативные эмоции, снизить стресс и обеспечить прилив эндорфинов и гордость, из которых вы почерпнете энергию, как мы обсуждали в четвертой главе.

Простой переход между ощущением стресса в некоторых сферах жизни (таких как организованность) или отказом от него сводится к принятию решения. Например, вы решили создать систему размещения ложек и вилок в вашем доме и придерживаетесь ее. Система работает, и вам больше не надо принимать никаких решений на этот счет. Но вы еще не сформулировали решения насчет других разбросанных вещей.

То же касается и ваших информационных ресурсов. Вы должны принять решение, чтобы реализовать их в тайм-менеджменте.

Физические объекты принято организовывать, чтобы сохранять контроль над пространством. Аналогично этому в организации нуждаются и информационные ресурсы — чтобы контролировать свои обязанности и время.

Тем же способом, как вы выбираете определенное место для каждой вещи в доме и придерживаетесь этого, вы должны найти одно место или систему для организации списка дел, календаря, контактов и заметок, чтобы снизить стресс перед управлением вашими обязанностями и временем — и придерживаться своего решения. Это поможет чувствовать себя спокойно и продуктивно.

Выбирайте свою систему и придерживайтесь ее

Как обычно, самая сложная часть — решение. Психологи называют самыми большими стрессами нашей жизни смерть близких, смену работы и переезд из одного дома в другой. Что эти события имеют общего? Это решения, решения, решения… Порой надо принять столько решений за короткий период времени! Вы когда-нибудь были в гостях у человека, который переехал уже год назад, но до сих пор так и не освоился? Попробуйте его спросить: «Эй, а что там за коробка?» И ваш друг, скорее всего, подумает: «Я не хочу говорить об этой коробке!» Но почему нет? Что же такого в этой коробке? А в коробке решения! Что ты будешь делать с этим? А с этим? А это тебе вообще нужно? Может, отдать кому-нибудь? Для всего в этой коробке придется принять решение!

Решения могут даваться нелегко, потому что заставляют мозг усиленно работать. Это хорошо показано в лабораторном эксперименте над крысами. Ученые поместили грызуна в лабиринт, в конце которого лежал кусочек шоколада. Крыса чуяла запах лакомства, как только открывали лабиринт, и ее мозговая активность просто зашкаливала. Мозг направлял и корректировал путь через лабиринт до шоколада. Ученые повторяли эксперимент ежедневно, и животное день за днем демонстрировало снижение мозговой активности во время поиска верной дороги к вкусному. По мере того как крыса повторяла и запоминала этот путь, ей требовалось все меньше мозговой активности на поиск. Вместо этого она следовала выученному уже пути к награде, а это означало, что уже не надо усиленно думать и принимать решения, какой поворот ведет к шоколаду. Мозговая активность крысы вернулась к базовым значениям.

Печально, но люди недалеко ушли от крыс (по крайней мере, в этом случае). Нам надо посвящать всего себя новому делу, когда мы только учимся и постоянно принимаем решения. Это требует внимания, сосредоточенности и анализа; мы ничем больше не можем заниматься или думать о чем-то. Но как только приняли решение, изучили систему, сделали это привычкой, мозг начинает действовать на автомате. Теперь уже не приходится погружаться всеми мыслями в подобное задание, и мы даже можем позволить себе думать о чем-то еще, пока его выполняем.