Книга NB. Не забыть похвалить Машу. Гениальное управление командой - Бернар Диридолу

Правила игры определены, атмосфера сплоченности установлена. Сейчас вы можете взяться за определение функций и миссий ваших сотрудников.

Зачем определять функции?

Размытая ответственность, разрозненные задачи, неопределенные приоритеты, смутно обозначенные цели – все это соответствует ситуации на многочисленных предприятиях (преимущественно на предприятиях малого и среднего бизнеса и на малых производствах). Таким образом, возникают разногласия, а нередко и конфликты между должностями. Вот классические примеры: – противостояние производства контролю качества, производства – отделу продаж, отдела продаж – плановому и планово-распорядительному отделу…

Безусловно, эти разногласия не появились бы на свет, если бы обязанности, цели и задачи были лучше определены и разъяснены…

Вот почему мы предлагаем вам определить интересы и четкие служебные цели и задачи в отделе, равно как и порядок действий для их достижения.

Сегодняшнее состояние дел в компаниях

В зависимости от компаний состояние дел на сегодня в плане определения служебных функций очень разрозненное. Вот несколько примеров:

– Отсутствие определения функций.

– Определение функций существует, но оно устарело.

– Определение функций составлено без участия заинтересованных лиц.

– Определение функций возведено в догму, и они настолько жесткие, что каждый использует их, чтобы отказаться от тех или иных видов работ.

– Определение функций сформулировано в виде задач, которые необходимо выполнить.

В зависимости от ситуации последствия таковы:

– Каждый делает то, что ему кажется правильным, не занимаясь остальным.

– Наслоение множества функций приводит к внутренней борьбе за власть и иногда к значительным сложностям в отношениях.

– Порой одна и та же работа может выполняться по несколько раз разными людьми.

– Становится сложно понять, кого информировать в случае возникновения проблем.

– Каждый думает, что ответственность за решение лежит на ком-то другом.

Короче говоря, от всего этого страдает организация и эффективность работы, равно как и качество отношений.

Интересы и задачи четкого определения служебных функций на работе

Определить функции – это значит дать каждому понять, что он делает, как, зачем и для кого. Это значит – дать каждому возможность узнать, «для чего» нужна должность, которую он занимает в компании и в «каком направлении ему двигаться дальше».

Определение функций также служит основой для установления индивидуальных задач сотрудников и их оценки (см. главу 4).

От этого зависит эффективность организации, какой бы ни была ее структура (пирамида, горизонталь, сетевая), осознание своей ответственности и мотивация игроков.

Зачем описывать функционал?

Это позволяет:

– прояснить роль и ответственность каждого: кто что должен делать и почему;

– проверить системность обязанностей в рамках службы, организации;

– повысить эффективность организации;

– понять компетенции (знания, умения, навыки), необходимые на данной должности (прием на работу, образование, прогнозированное управление компетенциями);

– оценить важность и значимость каждой должности.

Описание функций = инструмент управления и коммуникации, который позволяет внести ясность в роли и их осмысление.

Как определять функции?

Определить функцию – это значит определить ключевые обязанности, которые человек должен взять на себя. То есть следует описывать не задачи для исполнения, а крупные «миссии», которые нужно воплотить в жизнь.

Разница между этими двумя ключевыми понятиями, задачами и обязанностями очень важна. Действительно, описание должности с точки зрения задач снижает инициативу и препятствует развитию самостоятельности. Более того, такое определение должности может стать «смирительной рубашкой», которую люди не захотят снимать. В эпоху, когда разносторонность становится главным достоинством компании, подобный подход к определению должности будет идти вразрез с поставленными задачами.

Следовательно, эффективное определение должности должно четко показывать все «главное, приоритетное и постоянное», что входит в прямые обязанности сотрудника.

Определение «сути должности»:

– позволяет определить место должности в компании,

– подчеркивает главные цели,

– расшифровывает ожидаемые результаты,

– выявляет в зависимости от ситуации сдерживающие факторы осуществления задач.

Какие вопросы следует задать, чтобы сформулировать четкое определение служебных обязанностей.

1. Каково назначение данной должности?

2. Место должности в рамках отделения, департамента.

– Каковы основные задачи моего отделения, моего департамента?

– Чего бы лишилась компания, если бы моего отдела не было?

3. Взаимосвязи должности.

– Каковы ее иерархические связи?

– Каковы ее функциональные связи?

4. Приоритеты должности.

– Какие конечные цели, обоснования существования моей должности?

– Чего лишился бы мой отдел, если бы мою должность устранили?

– Что отличает мою должность от должностей моих коллег и сотрудников?

– Каковы ключевые области результатов?

– По каким основным критериям оценивается мой успех?

5. Особая миссия.

– Существует ли особая миссия, связанная с определенным человеком? А с обстоятельствами?

Это размышление позволяет вывести на свет «приоритеты» должности.

«Приоритет» – это прежде всего важный и постоянный результат, следствие деятельности человека.

Он выражается при помощи глагола действия.

Пример: обеспечить – задействовать – предусмотреть – отстоять… если ответственность на одном человеке; и содействовать – принимать участие – предлагать, если ответственность возложена на нескольких сотрудников.

Такой подход позволяет:

– четко дифференцировать «приоритеты» своего отдела и своей должности,

– определить услуги, которые ожидают получить внешние и внутренние клиенты.

Наконец, нахождение «ключевых факторов успеха» в должности позволяет вычленить приоритетные действия, которые необходимо предпринять, содействие которое требуется оказать со стороны «смежников» профессии, чтобы заполнить ее должным образом.