Книга Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и эффективность в любых ситуациях - Шэрон Мельник

• Следуйте примеру Пегги Троб, СЕО компании Adesso, занятой в сфере производства современных осветительных приборов и предметов интерьера. Когда у сотрудников возникают проблемы, которые они хотели бы с ней обсудить, раз в неделю они могут присоединиться к ней во время обеденного перерыва, который получил название «общение с боссом»{67}.

• Найдите пустую комнату для переговоров, тихое кафе поблизости или, если возможно, место у себя дома. Предупредите коллег, что в это время вас нельзя отвлекать. Дайте им знать, что с вами можно связаться по телефону, но только в случае экстренных ситуаций, которые не терпят промедления. При этом помните про «свои 50 %» и конкретно определите для себя смысл слова «экстренный» (будьте уверены, ваши коллеги вкладывают в это слово совершенно другой смысл).

• Если вас отвлекают непосредственные подчиненные или помощники, наделите их дополнительными полномочиями и научите решать проблемы самостоятельно. Дайте им понять, что вы верите в их способность действовать без указки сверху, а также объясните, что оценка их результатов будет зависеть от того, как они справились с ситуацией. Мотивируйте их на самостоятельное решение проблемы – сделайте так, чтобы вам требовалось вмешиваться только в том случае, когда это действительно необходимо.

Ранжируйте (фильтруйте): вступите в небольшой диалог с человеком, который вас отвлек, чтобы сориентироваться, как реагировать на ситуацию. Так же как и у медсестры, которая приветствует пациента в кабинете неотложной помощи, ваше намерение – понять, в чем проблема пациента, а затем быстро решить, что делать. Помня об образе медсестры, четко (но вежливо) задайте несколько вопросов для прояснения ситуации. Правильные вопросы помогут вам выработать план, который устроит все стороны, или же они помогут вам определить, что вашего вмешательства эта ситуация не требует. Составьте список из трех-пяти вопросов, которые актуальны ввиду сложившихся обстоятельств. Повесьте их в кабинете, чтобы можно было легко на них ссылаться в определенной ситуации.

Одна сотрудница административного персонала больницы, которая узнала о методике П-О-РА даже призналась: «Я экономлю минимум час в день, когда не отвлекаюсь от своей работы: ведь сначала надо вникнуть, что происходит у других, а потом потратить время на то, чтобы снова погрузиться в собственную работу. Я больше не решаю проблемы, за которые не несу ответственности, а если вдруг мне приходится вникать в проблемы других и помогать их решать, то я делаю это так, как удобно мне»{68}. Обратите внимание, как эффективно она контролирует то, что может контролировать! Как бы вы использовали дополнительный, сэкономленный в течение дня час? Чтобы узнать ответ, ПОРА правильно реагировать на отвлекающие факторы!

Какие основные отвлекающие факторы возникали у вас за последнюю неделю? Подумайте, как можно было использовать методику П-О-РА, чтобы отреагировать на них иначе. Табл. 5.1 заполнила Стейси, чтобы начать контролировать свои отвлекающие факторы. Заполните табл. 5.2, чтобы подготовиться к тому, как реагировать на стандартные отвлекающие факторы.

Четко установите, когда вы доступны для других, а когда нет

Технологии в буквальном смысле слова открывают перед нами огромный мир. Кроме того, они искушают нас быть постоянно и для всех доступными. Помимо случаев, когда ваша доступность действительно важна, время, когда вы открыты для всего мира, устанавливаете вы сами, а не люди вокруг вас.

Табл. 5.1. Методика П-О-РА для Стейси

Табл. 5.2. Методика П-О-РА для вас

Это ваш выбор: вы пытались когда-нибудь понять, почему вы в принципе позволяете себя отвлекать? Может, эта данность – ваша нервная система, которая попросту не умеет управляться с «кнопкой выключения»? Или, может быть, это ваше благое намерение, которое вышло из-под контроля? «Наша зависимость от цифровых устройств скорее связана с основополагающей потребностью человека чувствовать себя необходимым и значимым. [Мы считаем], что быть успешным членом нашего общества – значит показывать свою приверженность профессиональной деятельности, а также быть доступным круглые сутки… Тем не менее такая приверженность не превращается в повышенную продуктивность… Люди, которые находятся под постоянным натиском разного рода электронной информации… не могут уделять должного внимания задачам так, как это делают те, кто концентрируется на одной задаче»{69}.

Мы говорим себе: «Если я с ними не поговорю, меня посчитают невежливым», или «Я буду чувствовать себя виноватым», или «Если они нуждаются в моей помощи, я просто обязан помочь». Однако пытаетесь ли вы таким образом нести ответственность за «свои 50 %» или все же несете ответственность за работу других? Или, возможно, вы думаете: «У начальника сложится плохое мнение обо мне, если он звонит, а я не поднимаю трубку» или «Эти потенциальные клиенты не будут ждать, пока мы им перезвоним. Они просто найдут других партнеров». Такие основанные на страхах предположения могут отражать реальность, а могут быть беспочвенными. Поэтому давайте взглянем на ситуацию объективно.

Некоторые руководители, равно как и клиенты, хотят, чтобы вы были доступны для них 24 часа в сутки семь дней в неделю. Они полагают, что вы должны перезванивать им немедленно. Но есть и другая категория людей – они пишут вам, когда у них есть время, но при этом не ожидают, что вы ответите раньше понедельника. Уточняйте ожидания других; только так вы будете знать наверняка. Чтобы сделать ваши действия более целенаправленными, подумайте, почему вы изначально позволяете другим людям отнимать у вас столько времени.

Чтобы контролировать коммуникационный поток, разработайте критерии, аналогичные тем, которые вы использовали для устранения отвлекающих факторов в рамках подхода П-О-РА. Какие аспекты вашей доступности ведут вас к поставленной цели, а какие нет?