Книга Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий - Дмитрий Румянцев

• какие эмоции, планы залов, какие лица и действия вам обязательно нужно увидеть в фотоотчете. Максимально подробно расписанное ТЗ сильно облегчает жизнь фотографу и повышает ваши шансы на получение отличного фотоотчета.

До сих пор вспоминаем рассказ коллеги: она очень ждала фотографии с одного ивента, а получив фотоотчет, расстроилась: нашла себя только на одной фотографии и то с закрытыми глазами. Не надо так! И фотографам вашим расскажите эту поучительную историю.

Уточняем: если вы делаете мероприятие, на котором много спикеров, ключевых лиц и лидеров мнений, то количество фотографов должно позволять спланировать работу таким образом, чтобы все обязательно были сфотографированы, желательно с разных ракурсов, можно в различных условиях (выступление, ответы на вопросы в кулуарах, кофе-брейк, у пресс-волла, с подарками). Спикеру, как и гостю, приятно получить от вас фидбек в виде профессиональных фотографий. Обратите внимание: у ряда спикеров на аватарке стоят фотографии с выступлений. Во-первых, потому что это хороший ход с точки зрения позиционирования и личного бренда. Во-вторых, потому что многим из них некогда, лень или они просто не готовы тратить время на профессиональную фотосессию. Поэтому нам особенно приятно, что у многих спикеров, выступавших на наших конференциях, на аватарке или в портфолио стоят фотографии, сделанные нашими фотографами. Значит, правильно формулируем ТЗ.

Что еще надо (и не надо) сделать?

• Не надо снимать пустые залы, даже если получится очень концептуальное, с точки зрения автора, фото. Если только это не фото зала, готового к приему участников, с ровно разложенными на стульях блокнотами или сувенирами.

• Не надо выкладывать фотографии с грустными, скучающими или спящими людьми.

• Просите снимать полные залы, единые действия, яркие эмоции, улыбки. Больше жизни!

• Обязательно оговаривайте сроки сдачи материала, подписывайте соглашение или договор. Через полгода фотоотчет с вашего мероприятия никому не нужен, потому что вы с тех пор уже пять других сделали и даже участники о том, давнишнем, уже забыли.

• Собирайте исходники, грузите их в облако, пусть лежат. Иногда они очень нужны, а у вас на руках – только картинки для размещения во «ВКонтакте», и фотограф давно все удалил. Печаль.

• Давайте ссылки на фотоотчеты в пострассылке, если таковая делается, или просто в своей рассылке, чтобы привлечь подписчиков к будущим мероприятиям, и обязательно размещайте все фотоотчеты во встречах в социальных сетях. И, как мы, в блоге. Это дополнительное социальное доказательство.

• Помните, что фотографии проведенных вами ивентов очень нужны для продвижения ваших следующих мероприятий. Сохраняйте их в специальном альбоме – пригодится для портфолио, а также для будущего таргета, статей, интервью.

• Заранее присылайте фотографу все вотермарки, которые должны быть на фотографиях. Вашу, партнера. Также уточняйте, можно или нельзя фотографу ставить свою вотермарку.

• Отдельно просите фотографии партнерских зон, команды волонтеров, медийных персон. Они понадобятся вам при последующей продаже и рекламе ваших мероприятий.

И напоследок давайте посмотрим, что мы делаем с фотографиями после мероприятия.

На стадии договоренностей с подрядчиками, которые снимают вам фото и видео, вы должны четко согласовать сроки, когда они отдадут готовые материалы. За 1–2 дня до озвученной даты будет нелишним напомнить о себе и спросить, все ли в силе по срокам. Итак, что же мы делаем, получив заветные архивы и ссылки?

1. Отсматриваем материалы. Нужно убедиться, что в соответствии с договоренностями на фото есть наша вотермарка и вотермарка фотографа, что мы получили то количество фото и в том размере, которые были оговорены. Требования к тому, какими должны быть фотоотчеты, мы уже подробно перечисляли. Выполняйте эти базовые условия, и тогда ваши фотоотчеты будут живыми и содержательными.

2. Выкладываем фотоальбомы во встречи мероприятия в социальных сетях (по умолчанию это ВК и FB). Старайтесь соблюдать последовательность репортажа, отмечайте на фото людей, которых знаете, упоминание привлечет дополнительное внимание к альбому. Можно давать описание к избранным фото или ко всему альбому, если хватит ресурса. Альбомы должны быть открытыми, чтобы те, кто вас не посетил, могли увидеть «как это было» и, вероятно, замотивироваться прийти в следующий раз.

3. Выкладываем новость со ссылкой на альбом на стену встречи, даем ссылку в чаты мессенджеров, если они созданы для ивента.

4. Даем ссылки на фотоальбомы в пострассылке. Просим отмечать друзей. Участники и сами с радостью делятся удачными кадрами, делают из них подборки, забирают на аватарки.

5. Отслеживаем комменты и, если нужно, реагируем на них, отвечаем на вопросы.

Видеосъемка на мероприятии

На любом мероприятии, имеющем мало-мальскую ценность для своей целевой аудитории, есть смысл организовать видеосъемку. Она является такой же обязательной и базовой, как профессиональная фотосъемка участников и мероприятия в целом. В свою очередь, такую видеосъемку можно разделить на:

1) трансляцию/запись ивента;

2) съемку видеоролика о мероприятии.

В чем ценность и важность организации профессиональной трансляции и съемки ролика? Дело в том, что они решают целый ряд задач, которые с первого взгляда могут быть неочевидны и, возможно, вам не захочется усложнять себе жизнь и тратить на это дополнительный бюджет и усилия. Однако давайте разберемся – так ли велики эти затраты в сравнении с той пользой, которую принесут вам полученные в итоге материалы.

• Видеотрансляцию можно продавать. Если вы проводите конференцию или семинар, то помимо тех, кто смог прийти к вам лично, вы охватите большую аудиторию, которая по тем или иным причинам не имеет возможности приехать на ваше мероприятие. Мы транслируем все наши конференции, и география покупки доступов чрезвычайно широка.

• Видеоматериалы, полученные в результате трансляции, также можно продавать. Эти допродажи, если правильно их настроить, могут приносить вам неплохой доход и расширять распространение вашего продукта. Мы продаем записи всех наших конференций – пакетами и по отдельности. Из видеозаписей ваших мероприятий можно создать самостоятельный пакет инфопродуктов.

• Профессиональный атмосферный видеоролик о мероприятии – хороший инструмент продаж. С его помощью можно предложить будущее мероприятие потенциальным участникам, продать партнерство и спонсорство. В роликах вы показываете экспертных спикеров, полные залы, воодушевленных людей, полезный нетворкинг, участники и спикеры могут на камеру рассказать о своих впечатлениях. На основании ТЗ оператор может снять материал для нескольких разноплановых роликов: один – для вдохновения и воодушевления нынешних и будущих участников, другой – для спонсоров, третий – для рекламы. Вложенные в видеоролик 10–30 тысяч рублей окупаются моментально, если правильно им распорядиться, а технические возможности позволяют снимать с разных планов, монтировать интересное и профессиональное маленькое кино и потом использовать его для разных целей организаторов.