Книга Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Если ваш почтовый ящик находится в полном беспорядке и переполнен сотнями (а то и тысячами!) электронных писем, и вы не знаете с чего начать, прочитайте раздел «Как очистить почтовый ящик: помощь в серьезных случаях» настоящей главы.

Оптимизация подхода

Как уже говорилось, мы сконцентрировались на электронной почте, поскольку эта проблема касается всех, кто работает в организациях. Однако принцип «побеждать без битвы» можно применять не только к электронной почте.

• Вы можете использовать функции своего телефона, чтобы присвоить один рингтон нескольким важнейшим для вас контактам и другой – всем остальным. Это позволит дифференцировать СМС-сообщения и звонки и отвечать на них соответствующим образом. Кроме того, можно сделать так, чтобы звонки с определенных номеров сразу перенаправлялись на голосовую почту. Вы сами решаете, чьи звонки и в каких случаях могут отрывать вас от работы. Это позволяет сохранять концентрацию и не отвлекаться от текущей важной задачи.

• Если у вас есть, кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации. Разве вы принимаете решения по мелочам, если это может сделать кто-то из вашей команды и освободить вас для более важных вопросов? Потратив какое-то время на обучение этого человека работе с вопросами, которые иначе свалятся на вас, вы сможете автоматически удалять их из своего почтового ящика и, кроме того, будете способствовать профессиональному росту коллег.

• Если у вас есть помощник, то такой подход также может оказаться полезным. Чем больше вы будете доверять ему в профессиональном плане, тем меньше вам придется заниматься этими вопросами, как минимум он может структурировать и организовать их. При передаче полномочий автоматически появляется человек, отвечающий за определенные вопросы, которые иначе отнимали бы ваше время и внимание.

Мудрый самурай

Мы завершим разговор о базовом приеме 1 известным японским преданием.

Однажды юный самурай оказался на пароме вместе с легендарным мастером фехтования, известным по всей стране. Юноше не терпелось показать себя, и ему хотелось сразиться с мастером. Он самоуверенно вызвал его на поединок со словами: «Пусть один из нас умрет!»

Мастер не ответил. Его столько раз вызывали на бой, что он устал от бессмысленных схваток.

Молчание оскорбило юного самурая, и он закричал: «Выходи и сразись со мной, посмотрим, кто из нас умрет!»

Наконец, после многократных попыток юного самурая вызвать мастера на дуэль, тот поднялся и сказал: «Я принимаю твой вызов. Но на пароме люди, которые могут пострадать. Давай высадимся на этом острове, там нам никто не помешает». Юный самурай согласился.

Когда паром подошел к острову, мастер любезно позволил юному самураю первым сойти на землю, а потом быстро оттолкнул судно от берега, оставив униженного юного самурая в одиночестве.

Во многие повседневные сражения, мешающие нам попасть в квадрат 2, не нужно ввязываться вообще. Мудрый подход позволяет победить без битвы, оставить множество дел на острове и заняться более важными вещами. Понять, от каких сражений можно уклониться, и потом создать автоматическую систему, помогающую не отвлекаться от важного, – вот в чем суть базового приема 1.

По словам классика военной стратегии Сунь-цзы, «высшее мастерство – это победа над противником без битвы»{33}.

Базовый прием 2: Разложить на составляющие

Теперь, когда обработка части входящей информации автоматизирована, можно перейти к следующему базовому приему, который стоит на карте процесса планирования дел из квадрата 2 за принятием решения. Его цель – удаление дополнительных, соответствующих квадратам 3 и 4, сообщений из почтового ящика, с которыми не справились правила и фильтры, и переход к эффективному управлению делами из квадратов 1 и 2.

У многих эта часть электронных писем очень велика. Их удаление важно не только с точки зрения продуктивности, но и здоровья. Недавнее исследование показало, что электронная почта может усиливать проявления стресса, включая повышение кровяного давления, частоты пульса и уровня кортизола. Помимо этого было обнаружено следующее:

Несущественные электронные письма, отвлекающие от работы или требующие немедленного ответа, раздражают, а письма, присланные в ответ на завершение работы, успокаивают. Распределение писем по папкам также снижает уровень стресса и вызывает ощущение благополучия, поскольку создает впечатление контроля над ситуацией{34}.

Подумайте и оцените, насколько хорошо вы в настоящее время управляете входящей почтой. Возможно, кое-что из перечисленного ниже покажется вам знакомым.

• Я читаю письмо и говорю себе: «Вернусь к этому позже», только для того, чтобы больше его не открывать.

• Я читаю письмо и помечаю его, как непрочитанное, чтобы обязательно заняться им позже.

• Я перемещаю письма в подпапки, чтобы очистить почтовый ящик, но в итоге беспокоюсь о том, правильно ли поступил (например, с письмами босса).

• Я распечатываю письма, которые требуют действий, и складываю распечатки на столе, чтобы как-нибудь ими заняться.

• Я пользуюсь почтовым ящиком как системой хранения документов. Я использую функцию «Поиск», если надо найти старое письмо. Я просто надеюсь, что не упустил ничего важного.

• Я впадаю в панику, когда босс звонит и спрашивает: «Вы получили мое письмо?» Тогда я начинаю лихорадочно искать его.

• Я испытываю постоянное беспокойство из-за хаоса в моем почтовом ящике.

• Я фактически не пользуюсь почтовым ящиком.

Итак, сколько в данный момент писем в вашем почтовом ящике, прочитанных и непрочитанных? Сотни? Тысячи? Некоторые компании автоматически чистят почтовые ящики своих сотрудников каждые 30–60 дней, поскольку на серверах не хватает места. Хотя такая мера довольно жесткая, она вынуждает людей чистить почтовые ящики и архивировать переписку. Архивирование, конечно, дело хорошее, однако отправка в архив сотен и тысяч писем остается трудоемкой задачей и не способствует завершению важных дел.

Для понимания сути базового приема 2 подумайте о том, что каждое электронное письмо – это всего лишь один или несколько элементов основной четверки – событие, задача, контакт или заметка/документ. Если смотреть на каждое письмо через эту призму, то становится ясно, что для его содержимого уже есть место в основной четверке.