Книга От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Ежедневное следование плану также повышает эффективность. Подумайте: кто быстрее выйдет из продуктового магазина — тот, у кого есть подробный список продуктов, рассортированный соответственно отделам, или тот, кто просто блуждает от стеллажа к стеллажу без плана действий? Я пробовал оба этих способа — думаю, что и вы тоже. Если у вас много времени — пожалуйста, бродите в свое удовольствие! Но если время волнует, план — наиболее эффективный способ, дающий направление. Он делает каждый шаг проще; вы можете потратить свою энергию на само задание, вместо того чтобы разбираться, что же делать дальше.

Польза № 3: активный, а не реактивный способ действия

Планируя заранее, вы можете действовать активно. Как мы обсуждали в четвертой главе, это сохраняет уровень срочности и стресса низким, повышает качество работы, дает контроль над ситуацией и позволяет вам, а не дедлайну выбирать лучшее время для завершения работы. Когда плана нет, ваша продуктивность не раскрывается до последней минуты. И вы снова заканчиваете реактивным способом действия, который повышает стресс и срочность, снижает качество, контроль и комфорт.

Активный способ действия усиливает организованность, позволяя группировать схожие задания. Вместо того чтобы спуститься на первый этаж и посетить собрание, потом подняться на свой четвертый и только у рабочего стола понять, что надо спуститься снова, потому что забыли с кем-то там поговорить, вы можете запланировать это заранее и сэкономить время, делая все вещи заодно. Соедините темы, которые хотите обсудить во время собрания, в одну группу — и выиграете кучу времени. По этой самой причине мы и составляем списки продуктов: потому что бежать в магазин каждый раз, когда нам что-то понадобится, — неоправданная трата времени.

Поэтому важно распределить по категориям вопросы к начальнику или клиенту — чтобы не отвлекать человека, перезванивая ему каждые пять минут. Именно поэтому стоит соединять все те маленькие дела, из‑за которых приходится вставать из‑за стола, или даже покупать подарки на день рождения задолго до нужной даты, раз вы уже решили пройтись по магазинам сейчас.

Польза № 4: вы принимаете лучшие решения

План научит оценивать, чего стоят возможности вашего времени, и определять лучший способ его использования. Он также даст реалистичное представление о том, что вы можете сделать за один день, учитывая точные по времени мероприятия и дела, а также гибкие по времени задания. И, как вы уже знаете, когда плана нет, вы, скорее всего, займетесь любым подвернувшимся под руку делом. План позволяет сравнить эти возможности с теми, что вы уже запланировали, и выбрать лучшее.

Скажем, вам надо сегодня провести на собрании все утро, потом, возможно, останется время днем, чтобы сделать одно важное В-задание и несколько С-заданий. И вдруг перед вашим столом возникает начальник и требует начать сегодня другой проект. Без плана вы бы начали выполнять это задание тут же — и, скорее всего, на следующий день бросились бы делать В-задание, потому что его срок уже на подходе, а все эти С-задания пришлось бы тоже отодвинуть до их дедлайнов. Но… У вас есть план! Обращайтесь к начальнику: «Вы не могли бы мне посоветовать? Вот мой план на день. Этот новый проект важнее, чем сегодняшнее собрание? Или мне стоит перенести дедлайн В-задания, которое необходимо сдать завтра, чтобы я мог заняться проектом сейчас? Или отложить все эти С-задания, которые вы мне дали на следующий день, чтобы вместо них сделать проект?» Возможно, начальник подтвердит, что ваш план на сегодня более важен, чем новый проект. Или, наоборот, освободит от утреннего совещания для работы над проектом — или позволит перенести С-задания на другой день. Что бы ни произошло, вы примете обдуманное решение, потому что у вас есть план. Можете придерживаться его, а можете отказаться в пользу чего-то еще, но вы сделаете лучший выбор, основанный на понимании — что вы действительно способны выполнить.

План помогает отказаться от дел, использующих время впустую. Мы знаем, что иногда говорить «нет» может быть сложно и неудобно. Но на самом деле делаем это каждый день, даже не осознавая. Помните, что каждая возможность стоит вашего времени; если вы посвящаете его какому-либо занятию, вы, по сути, говорите «нет» всему, чем могли бы заниматься в это время. Представьте, что вы на совещании; присутствуя на нем, вы отказываетесь от телефонных звонков, электронной почты, иных собраний и любых других дел в этот отрезок времени. Вы также говорите «нет» идее устроить себе выходной и поиграть в гольф. Каждый раз, говоря «да» одной вещи, вы отказываете всем остальным.

Скажем, вы приглашаете меня на вечеринку в эту субботу, и я отказываюсь, потому что уже запланировал пойти на свадьбу. Разве вы обидитесь? Скорее всего, нет; было бы неразумно обижаться, потому что у меня уже намечено на этот день важное событие. Я не говорил «нет» вам; я просто уже сказал «да» чему-то другому.

А что было бы, если бы не было запланированного события? Представьте такой разговор:

Вы: «Привет, не хочешь сегодня пойти в кино?»

Ваш друг: «Нет, спасибо».

Вы: «У тебя уже есть планы на этот вечер?»

Ваш друг: «Нет».

Вам, скорее всего, на некоторое время расхочется звонить такому другу. У него не было оправдания; он просто сказал «нет»! Возможно, вам больше пришелся бы по душе такой вариант:

Ваш друг: «Спасибо, но у меня не получится. Я завтра рано утром улетаю. А сегодня думал упаковать чемодан и лечь спать пораньше. Я тебе позвоню на выходных, когда вернусь; может, тогда и увидимся».

Такой ответ вряд ли обидит. Смотреть кино допоздна, а потом рано просыпаться — не лучшее использование времени вашего друга. И даже если у него не было важных дел на сегодня, он смог отказать вам, не обидев.

А такой разговор у вас был?

Ваш друг: «Что ты делаешь в понедельник вечером?»

Вы: «Мне надо навестить маму. А что?»

Ваш друг: «А что ты делаешь вечером во вторник?»

Вы: «Во вторник придется работать допоздна. А что ты хотел?»

Ваш друг: «Ну, а что ты делаешь в среду вечером?»

Вы: «Вот на вечер среды у меня ничего не запланировано. Так в чем все-таки дело?»

Ваш друг: «Отлично! Приходи в среду вечером смотреть трехчасовой документальный фильм о миграции птиц».

Нет, очень может быть, вы обожаете птиц и то, как они мигрируют, но даже если не особо, угадайте, что вы будете делать в среду вечером? И вы это сделаете — потому что ваш друг нашел ваше нераспланированное время. Почему так? Просто, что бы ни придумал ваш друг, это будет важнее, чем ничего, — а ничего вы и запланировали.

Вы знаете, что существуют неписаные правила, когда вы просите потратить на вас время: если вам отказывают, то лучше бы у них было запланировано что-то серьезное. Иначе вы обидитесь. Мы проявляем уважение, когда кто-то говорит, что это время занято; и намного меньше уважаем незащищенное, нераспланированное время. План дает право выбора. Вы всегда можете изменить его, если новое занятие кажется более приоритетным. А если нет, у вас уже запланировано что-то другое, и это будет социально приемлемым способом сказать «нет». Смысл в том, что вы не учитесь лучше говорить «нет», вы учитесь лучше говорить «да» правильным вещам, — а остальное за вас договаривает календарь.